একটি কর্মস্থল মিটিং বা সম্মেলন একটি লিখিত রেকর্ড রাখা
এখানে দক্ষতা সঙ্গে এই টাস্ক আপনাকে সাহায্য করার জন্য কিছু পয়েন্টার আছে। মিটিং আগে, সময়, এবং পরে কি করবেন তা খুঁজে বের করুন।
বৈঠকের আগে
- আপনার রেকর্ডিং টুলটি চয়ন করুন: প্রথমে আপনার অবশ্যই এটি করতে হবে যে আপনি আপনার নোটগুলি কিভাবে নেবেন। আপনি কি পুরনো স্কুলে যান এবং কলম এবং কাগজ ব্যবহার করবেন অথবা আপনি কি কারিগরি হবেন এবং একটি ল্যাপটপ কম্পিউটার, ট্যাবলেট, বা স্মার্টফোন ব্যবহার করবেন। আপনার বসের সাথে একটি নির্দিষ্ট পদ্ধতি ব্যবহার করার জন্য তিনি পছন্দ করেন কিনা তা পরীক্ষা করুন। এটা অসম্ভাব্য কিন্তু সম্ভব।
- নিশ্চিত করুন যে আপনার পছন্দের সরঞ্জামটি কার্যকরী অর্ডারের মধ্যে রয়েছে এবং আপনার মূল এক ব্যর্থ হলে শুধুমাত্র একটি ব্যাকআপ রাখুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ল্যাপটপ আনেন, যেমন কলম এবং কাগজ সহজেই আছে। আপনি আপনার কম্পিউটার ক্র্যাশ যদি লিখতে কিছু অনুসন্ধান করার সময় আপনি মিটিং বন্ধ করতে চান না।
- সভা শুরু হওয়ার আগে মিটিং এজেন্ডা পড়ুন এটি আপনাকে আপনার মিনিটের জন্য একটি রূপরেখা প্রণয়ন করতে দেবে। এতে প্রতিটি আইটেমের নীচে কিছু স্থান ছেড়ে দিন এবং সেখানে আপনার নোট লিখুন। এই কাজটি আপনার কাজটি একটু সহজ করে তুলবে, যতদিন সভা চলছে সেই ব্যক্তিটি এজেন্ডাটি আটকায়।
বৈঠককালে
- একটি উপস্থিতি শীট কাছাকাছি পাস এবং সবাই সাইন ইন করুন নিশ্চিত করুন। আপনি অফিসিয়াল সভায় মিনিটের মধ্যে সব অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
- নিশ্চিত হোন যে কেহ কেহ কে জানে এই ভাবে আপনি যে কে বলছে এবং সঠিক তথ্য রেকর্ড করতে সক্ষম হবে।
- সভায় শুরু হওয়া সময়টি লক্ষ্য করুন।
- প্রতিটি একক মন্তব্য লিখতে চেষ্টা করবেন না। শুধু প্রধান ধারনা অন্তর্ভুক্ত করা ঠিক আছে। আইটেম যা আপনি অসম্মত ছেড়ে না খুব সতর্কতা অবলম্বন করা। আপনার পক্ষপাত আপনাকে প্রভাবিত করতে হবে না। মনে রাখবেন এই একটি অফিসিয়াল অ্যাকাউন্ট এবং কি আপনার মতামত না!
- সব গতি লিখুন, যারা তাদের তৈরি করেছে, এবং ভোটের ফলাফলগুলি, যদি থাকে; আপনি একটি গতি সেকেন্ড যারা লিখতে হবে না। অবশ্যই, আপনার সংস্থার নিয়ম ভিন্ন হতে পারে তাই তাদের প্রথম যাচাই করুন।
- যদি কোনও গতি বা আলোচনার উপর ভোট পরবর্তী সভা পর্যন্ত স্থগিত হয়, তবে এটির একটি নোট তৈরি করুন।
- মিটিং এর শেষের সময় রেকর্ড করুন
বৈঠকের পর
- সভায় যত তাড়াতাড়ি সম্ভব মিনিটগুলি টাইপ করুন, যখন সবকিছু আপনার মনের মধ্যে এখনও নিখুঁত। আপনি যদি আপনার নোটে কোন ত্রুটি খুঁজে পান বা আপনার কোনও প্রশ্ন থাকে, তাহলে আপনি অন্যান্য অতিথিদের সাথে কথা বলার দ্বারা তা দ্রুত সাফ করতে পারেন।
- মিনিটের চূড়ান্ত প্রতিলিপিতে, সংস্থার নাম অন্তর্ভুক্ত করুন, কমিটির শিরোনাম, মিটিংয়ের ধরন (দৈনিক, সাপ্তাহিক, মাসিক, বার্ষিক বা বিশেষ), এবং এর উদ্দেশ্য।
- এটি শুরু এবং শেষ বার দিন।
- অংশগ্রহণকারীর তালিকা এবং সভায় যোগদানকারী সম্পর্কে একটি নোট প্রদান করুন। আপনি এখানে নির্দেশ করতে পারেন যে আপনি মিনিটগুলি নিয়েছেন। অংশগ্রহণকারীদের তালিকায় আপনার নাম অন্তর্ভুক্ত করুন এবং, আপনার নাম পরে বন্ধনী মধ্যে, আপনি মিনিট গ্রহণ বলে। বিকল্পভাবে, নথির শেষে আপনি "প্রাসঙ্গিকভাবে জমা দিয়ে" লিখে আপনার নামটি অনুসরণ করে সাইন আউট করতে পারেন।
- আপনি তাদের জমা দেওয়ার আগে মিনিট সঠিকভাবে নির্ধারণ করুন। কেহ কেহ তাদের চেহারা হিসাবে দেখা যায় যারা জিজ্ঞাসা করুন। আপনি যদি ভুলভাবে কিছু বেরিয়ে যান তবে সে আপনাকে জানাতে পারবে।
- অন্যথায় করতে নির্দেশ না করা পর্যন্ত মিটিং দৌড়ে যারা তাদের জমা দিন