আপনার প্রস্তুতি আপনার ইচ্ছামত ফলাফল অর্জন করবে কিনা তা নির্ধারণ করে
সভায় মিলিত হওয়ার সাথে সাথে, একটি ডকুমেন্টেশন যা অংশগ্রহণকারীরা একটি মিটিং অনুসরণ করে গ্রহণ করে, এজেন্ডা হল মিটিংয়ের পরিকল্পনা এবং পূর্ববর্তী বৈঠকের জন্য রিপোর্ট অনুসরণ করা।
যখন আপনি নিয়মিতভাবে নির্ধারিত না হওয়া মিটিংয়ের একটি বিষয়সূচি বিকাশ করেন, তখন নিম্নলিখিত পদক্ষেপ আপনাকে সহায়তা করবে। এই নিবন্ধটি পরে, আপনি একটি নিয়মিত নির্ধারিত বৈঠক জন্য একটি এজেন্ডা টেমপ্লেট দেখতে হবে। দুটি ধরনের মিটিং একই বিষয়সূচি বিষয় শেয়ার করে কিন্তু ঠিক একই নয়।
একটি মিটিং এজেন্ডা উন্নয়নশীল
প্রথমত, সভায় পরিকল্পনা করার জন্য অন্য কর্মচারীদের প্রয়োজন হয় কি না তা চিহ্নিত করুন। তারপর, সভাটি অধিষ্ঠিত করে আপনি কি আশা করেন তা নির্ধারণ করুন। আপনার মিটিংয়ের জন্য যথেষ্ট লক্ষ্য স্থাপন করুন । আপনি যে লক্ষ্যগুলি সেট করেছেন তা কার্যকরী সভায় পরিকল্পনাটির কাঠামো স্থাপন করবে। আপনার মিটিং এর সময় ফ্রেমের মধ্যে যথাযথভাবে অর্জনযোগ্য আপনি চেয়ে বেশি পরিকল্পনা করা হয় না নির্দিষ্ট করুন।
হিসাবে স্টিফেন Covey "অত্যন্ত কার্যকর মানুষ সাত অভ্যাস" বলেন, "" শেষ মনে সঙ্গে শুরু। " আপনার সভাের উদ্দেশ্য সভায় ফোকাস, সভা বিষয়সূচি এবং সভায় অংশগ্রহণকারীদের নির্ধারণ করবে।
একটি এজেন্ডা নির্মাণের বৈঠক জন্য একটি পরিকল্পনা করছে।
আপনি প্রধান লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য যে আপনি মিটিং অধিষ্ঠিত দ্বারা সম্পন্ন করার চেষ্টা করছেন সঙ্গে শুরু একবার আপনার লক্ষ্যের উপর সিদ্ধান্ত নেওয়ার পর, আপনার এজেন্ডা পরিকল্পনা করার জন্য অতিরিক্ত কর্মীদের সহায়তা প্রয়োজন কিনা তা নির্ধারণ করতে হবে। যদি হ্যাঁ হয়, তাহলে তাদের সাথে আপনার মিটিং এজেন্ডা তৈরি করতে আমন্ত্রণ করুন যাতে সাধারণত ইমেল বা পাঠ্য দ্বারা কোন অতিরিক্ত মিটিংয়ের প্রয়োজন তৈরি না হয়।
আপনি আপনার মিটিং এজেন্ডা বিকাশ হিসাবে সিদ্ধান্ত নিতে
আপনার সামগ্রিক লক্ষ্য নির্ধারণের পর, আপনি বা আপনার টিমকে নিম্নলিখিত সিদ্ধান্তগুলি করতে হবে। উদ্দেশ্য বা সভায় লক্ষ্য ছাড়াও, এই আইটেমগুলির প্রতিটি মিটিং এজেন্ডা প্রদর্শিত হবে।
- প্রকৃত মিটিং জন্য অংশগ্রহণকারীদের প্রয়োজন,
- যেসব বিষয় আলোচনা বা পদক্ষেপের প্রয়োজন, যা লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য অর্জনের দিকে পরিচালিত করবে,
- আপনি দলের প্রত্যাশা যে সময় পরিমাণ প্রতিটি আইটেমের আলোচনার জন্য প্রয়োজন হবে,
- সভায় একটি তারিখ এবং সময়,
- একটি উপযুক্ত অবস্থান, যে সভায় সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের আরামদায়ক রাখা হবে,
- মিটিংয়ের জন্য প্রাক কাজ এটি কোন পড়া, ডকুমেন্টেশন , ডেটা, একটি সভার আগে থেকে সকালের মিনিট বা অন্য কোনও প্রস্তুতি অন্তর্ভুক্ত করবে যা আপনার প্রকৃত মিটিং সফল করবে। এই প্রস্তুতি সভায় নোটিস এবং এজেন্ডা সংযুক্ত করা উচিত যখন আপনি তাদের আমন্ত্রিত অংশগ্রহণকারীদের বিতরণ
উপরোক্ত সিদ্ধান্তের আইটেম ছাড়াও, স্ট্যান্ডার্ড মিটিং বিষয়সূচি আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- বৈঠকের উদ্দেশ্য, বিষয়সূচি এবং প্রত্যাশিত ফলাফল এবং পণ্য পর্যালোচনা করুন।
- পূর্বে সভা মিনিট পর্যালোচনা করুন।
- পূর্ববর্তী সভায় তৈরি প্রতিশ্রুতি এবং কর্মের আইটেম অংশগ্রহণকারীদের অগ্রগতি পর্যালোচনা করুন।
- নোট গ্রহণকারী বা নেতা একটি বর্তমান কর্মসূচি হিসাবে অংশীদারদের দ্বারা গঠিত প্রতিশ্রুতিগুলি একটি চূড়ান্ত এজেন্ডা আইটেম হিসাবে পর্যালোচনা করা প্রয়োজন।
আপনার মিটিং এজেন্ডা সম্পন্ন করতে হবে কে সিদ্ধান্ত নিতে হবে
একবার আপনি সিদ্ধান্ত নিয়েছেন যে আপনার লক্ষ্য সম্পন্ন করার জন্য একটি সভা প্রয়োজনীয়, আপনি অংশগ্রহণকারীদের তালিকা বিকাশ প্রয়োজন।
প্রতিটি কর্মী প্রত্যেক মিটিংয়ে বা অংশগ্রহণ করতে পারবেন না, তবে ডান অংশগ্রহণকারীদেরকে আমন্ত্রণ জানাতে আপনার সাফল্যের সম্ভাবনা বাড়ানো হবে।
আপনার মিটিং এজেন্ডা সম্পন্ন প্রয়োজন অংশগ্রহণকারীদের সনাক্ত কিভাবে
আপনার অংশগ্রহণকারীরা এক সময় বা সংক্ষিপ্ত সভারের মিটিংগুলির জন্য বা নিয়মিত নির্ধারিত বা চলমান মিটিংয়ের জন্য নিম্নলিখিত প্রশ্নগুলির মত প্রশ্নগুলি জিজ্ঞাসা করে।
- গ্রুপ কে কীভাবে সমাধান করতে হবে?
- গ্রুপ কি আলোচনা প্রক্রিয়া মালিক?
- আপনি বিতরণ করা তথ্য জানতে হবে কে?
- কে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য তথ্য ও তথ্য সরবরাহ করতে পারে?
- গ্রুপের সাথে ভাগ করার অভিজ্ঞতা বা দক্ষতা কে আছে?
- কোন সমাধান বা কর্ম বাস্তবায়ন করতে হবে কে সমর্থন করবে?
- মিটিং ফলাফল পূরণ করতে অনুমতি বা সম্পদ প্রদান করতে হবে?
- কোন সমাধান বা দিকনির্দেশনা বাস্তবায়ন করতে পারে কে?
নিয়মিতভাবে নির্ধারিত বৈঠকের জন্য কি আপনার একটি বৈঠক বিষয়সূচি প্রয়োজন?
প্রতিটি সভা একটি কাস্টম উন্নত বিষয়সূচি প্রয়োজন নেই। অধিকাংশ কর্মচারী নিয়মিত তাদের বিভাগ বা workgroups জন্য মিটিং নির্ধারিত হয়। আপনি অংশগ্রহণ করেন এমন দল এবং প্রকল্পগুলিও আছে।
একটি চলমান প্রকল্প প্রতিটি সভায় একটি নতুন বিকাশকারী এজেন্ডা প্রয়োজন হতে পারে না, কিন্তু আপনার দল ভাল আপনার সভা একটি আদর্শ পদ্ধতি গ্রহণ দ্বারা পরিবেশিত হবে।
নিয়মিত নির্ধারিত কর্মচারী সভায় তিনটি বিভাগে ভাগ করা হয় যার জন্য প্রতিটিতে প্রধান বিষয়সূচি বিষয় রয়েছে: ইনফরমেশন আইটেম, অ্যাকশন আইটেম এবং ফরওয়ার্ড প্ল্যানিং।
নিয়মিতভাবে নির্ধারিত সভায় সভা সমাবেশের উপাদান
তথ্যপূর্ণ আইটেম
যে কোন বিষয়সূচি বিষয়গুলি প্রত্যেক সভায় তথ্যের জন্য লিখুন উদাহরণস্বরূপ, ম্যানেজার সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট মিটিং ফলাফল ফলাফল গ্রুপ।
অ্যাকশন আইটেম
এজেন্ডাটি রাখুন যে কোনো আইটেম যা আপনি প্রত্যাশা করেন নিয়মিত নির্ধারিত সভায় পর্যালোচনা করতে চান। উদাহরণস্বরূপ, সময়সীমার জন্য বাজেট এবং খরচ সঞ্চয়ের পরিচয় এবং ক্রমাগত উন্নতিগুলি গ্রুপটি অর্জনের পরিকল্পনা।
ফরওয়ার্ড প্ল্যানিং
এজেন্ডা উপর যে কোন আইটেম গ্রুপ যে পরিকল্পনা বা আগাম জন্য প্রস্তুত করতে চায়। উদাহরণস্বরূপ, আগামী মাসের জন্য স্বল্পমেয়াদী লক্ষ্যগুলি বা আসন্ন কার্যভারগুলিতে সহকর্মী সহায়তা প্রয়োজন।
আপনি যদি আপনার নির্দেশিকাগুলি অনুসরণ করেন তবে আপনি আপনার সভা বিষয়সূচি বিকাশ করলে, আপনার সভায় ফল উৎপন্ন হবে সেই সম্ভাবনাটি বাড়িয়ে নিন।
একটি নিয়মিতভাবে নির্ধারিত বৈঠকের জন্য নমুনা সমাবেশ বিষয়সূচি
একটি নিয়মিত নির্ধারিত বৈঠকের জন্য এই নমুনা এজেন্ডাটি ব্যবহার করুন যাতে আপনার সাক্ষাৎকারটি আপনার কাছে চাওয়া ফলাফলগুলি উৎপন্ন করে।
- উষ্ণ আপ এবং অভিনন্দন দলগতভাবে কত ঘন ঘন দেখা হয় তার উপর ভিত্তি করে একটি সংক্ষিপ্ত বরফ ভাঙ্গন বিবেচনা করুন।
- বৈঠকের উদ্দেশ্য, বিষয়সূচি এবং প্রত্যাশিত ফলাফল এবং পণ্য পর্যালোচনা করুন।
- পূর্বে সভা মিনিট পর্যালোচনা করুন।
- দলের প্রয়োজনে উপযুক্ত বিভাগীয় এবং কোম্পানির তথ্য প্রদান করুন
- কর্মের আইটেম, কর্ম পরিকল্পনা, এবং প্রতিশ্রুতি নেভিগেশন অগ্রগতি পর্যালোচনা। লক্ষ্য গোষ্ঠী অগ্রগতি পর্যালোচনা
- এই বৈঠক জন্য বিষয়সূচি আইটেম সম্পর্কে সিদ্ধান্ত এবং সিদ্ধান্ত নিতে।
- পরবর্তী পদক্ষেপগুলি চিহ্নিত করুন
- পরবর্তী সভায় উদ্দেশ্য, ফলাফল এবং এজেন্ডা চিহ্নিত করুন।
- বৈঠকের শেষে, নোট গ্রহণকারী ব্যক্তি বৈঠকে জনগণের অঙ্গীকারের পর্যালোচনা করা উচিত।
- গ্রুপে নয় এমন ব্যক্তিদের কাছ থেকে প্রয়োজনীয় যেকোন সহায়তা সনাক্ত করুন এবং অংশগ্রহণকারীদের অংশগ্রহণের জন্য যোগাযোগ করুন।
- সভায় অংশগ্রহণকারীদের বাইরে জানতে হবে যে আপনি কীভাবে যোগাযোগটি সম্পন্ন করবেন তা কী এবং কীভাবে তা নির্ধারণ করতে হবে।
- নোট গ্রহণকারী ইলেক্ট্রনিকভাবে (নোট) নোট গ্রহণ করে যদি সভায় ২4 ঘন্টার মধ্যে মিনিট বা মিনিট পাঠান।
কার্যকর মিটিং হোল্ডিং সম্পর্কিত আরো