মিটিং মিনিট রেকর্ড কিভাবে (এবং কেন)
মিনিট সাধারণত অন্তর্ভুক্ত:
- অংশগ্রহণকারীদের নাম,
- এজেন্ডা আইটেম আচ্ছাদিত ,
- অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা গঠিত সিদ্ধান্ত,
- অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা অনুসরণ ফলো আপ কর্ম,
- প্রতিশ্রুতি সমাপ্তির জন্য নির্ধারিত তারিখ, এবং
- ভবিষ্যতের পর্যালোচনা বা ইতিহাসের জন্য দায়ী কোন অন্য ঘটনা বা আলোচনা।
উদাহরণস্বরূপ মিটিং মিনিট অংশগ্রহনকারীদের দ্বারা গঠিত মিটিং এবং প্রতিশ্রুতির সময় তৈরি সিদ্ধান্তের উপর ফোকাস। অঙ্গীকার পূরণের তারিখগুলি এবং মিটিং অংশীদারদের দ্বারা একটি ভাগ করা বোঝার জন্য প্রয়োজনীয় অন্য কোন বিবরণ সহ।
একটি ঐতিহাসিক ডকুমেন্ট হিসাবে মিটিং মিনিট
একটি ঐতিহাসিক ডকুমেন্ট হিসাবে, তারা মূল ধারনা বা আলোচনার জন্য দায়ী যা একটি সিদ্ধান্ত তৈরীর নেতৃত্বে জন্য দরকারী। উদাহরণস্বরূপ, একটি দলের সদস্য যখন পরে প্রশ্ন উত্তর, "আমরা এই লক্ষ্য চয়ন করার সময় আমরা কি চিন্তা ছিল।"
কার্যকরী বৈঠক মিনিট পাঁচটি দল আলোচনা করেছে এবং অন্য একটি উপলভ্য পাথগুলিতে কেন নির্বাচিত হয়েছে তা গুরুত্বপূর্ণ কারণ।
সাধারণত ব্যবসায়িক মিটিংয়ের জন্য কার্যকর সিকিউটিং মিনিটগুলি প্রতিটি আলোচনা রেকর্ড করতে হবে না।
তারা কি প্রয়োজন হয় না, এবং উচিত না বলা, কি কি বলেন। না, তারা কি প্রত্যেক অংশগ্রহণকারী বিস্তারিত বিবৃতি দস্তাবেজ উচিত প্রদত্ত উদাহরণে, একটি কার্যকর নোট গ্রহণকারী প্রতিটি শব্দ লেখার পরিবর্তে আলোচনার সারসংক্ষেপ করে।
(স্বীকৃতি দিন যে, এই আইনটি অন্যান্য ক্ষেত্রে যেমন আইনী ব্যবস্থা, আদালতের শুনানির মতো এবং অন্যান্য বিষয়গুলির জন্য ভিন্ন।
এই মিনিটের জন্য কথোপকথন এবং বিবৃতি একটি সঠিক রেকর্ড প্রয়োজন।) কিন্তু, আপনার সাধারণত কর্মক্ষেত্রে মিটিং না।
কখন এবং কিভাবে মিটিং মিনিটগুলি ভাগ করবেন
মূলত মিটিং শেষে অংশগ্রহণকারীদের ইলেক্ট্রনিকভাবে বৈঠক করার জন্য মিটানো হয়। এই করছেন, অংশগ্রহণকারীদের তাদের প্রতিশ্রুতি এবং সময়সীমা এর অবিলম্বে বিজ্ঞপ্তি আছে। যদি এটি সম্ভব না হয় (উদাহরণস্বরূপ, নোট গ্রহণকারী ত্রুটিগুলি পরিষ্কার করতে চায়) নোট গ্রহণকারী সভায় ২4 ঘণ্টার মধ্যে বৈঠক মিনিট ছড়িয়ে দিতে হবে।
মিনিটগুলি সভায় তৈরি করা প্রতিশ্রুতি দল সদস্যদের অনুস্মারক হিসাবে পরিবেশন করে। তারা অংশগ্রহণকারীদের তাদের ক্যালেন্ডারে তাদের মিটিং অঙ্গীকার হস্তান্তর এবং তালিকা করতে সাহায্য। তারা যে কোনও আইটেমের অনুস্মারক হিসেবে কাজ করে যা পরবর্তী বৈঠকের পূর্বে অংশীদারদের কাছে পৌঁছতে হবে।
(এটি সভায় সর্বাধিক উল্লেখযোগ্য সমস্যাগুলির মধ্যে একটি হতে পারে, সাধারণভাবে- বৈঠকে তথ্য পাস করা যাতে অংশগ্রহণকারীরা আলোচনার পরিবর্তে মিটিং পড়তে খরচ করে।) সব পরে, কোনও সভায় বিন্দু বিনিময় হয় না? অন্য কিছু করার জন্য, আপনার কাছে ই-মেল এবং ইয়ামারের মত সরঞ্জাম আছে।
আপনি পরবর্তী বৈঠকের শুরুতে আপনার আগের বৈঠকের মিনিট পর্যালোচনা করতে চাইবেন যাতে লোকেরা সঠিকতা এবং পরবর্তী পদক্ষেপগুলির জন্য তাদের পরীক্ষা করতে পারে।
মিনিটগুলি উপযুক্তভাবে লিখিত এবং সময়মত পদ্ধতিতে বিতরণ করা হয় যখন মিটিং মিনিট সফল মিটিংয়ের জন্য একটি কার্যকর সহায়ক হয়। এটি বিশেষত সত্য যখন একটি দল শক্তিশালী নিয়মগুলি গঠন করে যা তার ব্যবসায়িক সাফল্যকে সমর্থন করে ।
সংগঠন মিটিং মিনিট গ্রহণ কিভাবে পরিচালনা করবেন?
সভায় সাফল্যের জন্য গুরুত্বপূর্ণ , নোট গ্রহণকারী বা রেকর্ডার অংশগ্রহণকারীদের, ইতিহাস এবং কর্মচারীদের জন্য বৈঠকে ডকুমেন্টস যা মিটিংয়ে কি ঘটেছে তা জানার প্রয়োজন হয়। সম্পূর্ণ মিটিং মিনিট ছাড়া, সাফল্যের জন্য মিটিং এর সম্ভাবনা কম হয়।
মিটিং মিনিট সময় নেয় এমন কর্মচারী সাধারণত দলের একজন সদস্য এবং সভায় অংশগ্রহণের সময় নোট গ্রহণ করে। সভায় যে আইনি বা সরকার সংক্রান্ত কার্যধারা আছে, ঝুঁকি, বা শুনানির মত প্রয়োজনীয়তা, প্রয়োজনীয় কর্পোরেট বোর্ডের মিটিং বা দোষী সাব্যস্ত, কোনও অংশগ্রহনকারী ব্যক্তিটি অফিসিয়াল মিনিট নেয় এবং প্রায়ই কার্যধারা রেকর্ড করে
মিনিট রেকর্ড যারা কর্মী সঠিকভাবে রেকর্ড করতে বিস্তারিত জন্য একটি কান থাকতে হবে। মিনিট রেকর্ডিং সময় কর্মচারী মিটিং মধ্যে অংশগ্রহণের জন্য কার্যকরভাবে multitask করতে হবে
কিছু মিটিংয়ে, একই কর্মী প্রত্যেক সভায় মিনিট ধরে থাকে। অন্যদের মধ্যে, কর্মচারী থেকে কর্মচারী পর্যন্ত মিনিট গ্রহণকারীর ভূমিকা সভা নেতৃত্বের মতো, নোট গ্রহণকারীর ভূমিকা নেতৃত্ব , যোগাযোগ , এবং কার্যকর মিটিং নেতৃত্বের দক্ষতা গড়ে তোলে ।
একটি মিটিং মিনিট এর প্রয়োজনীয়তা কি টেক্কা নোট?
রেকর্ডার বা নোট গ্রহণকারীর জন্য প্রয়োজনীয়গুলির মধ্যে রয়েছে:
- একটি সভায় সিদ্ধান্ত সঠিকভাবে সিদ্ধান্ত, অঙ্গীকার এবং প্রধান আলোচনার পয়েন্ট রেকর্ড করুন।
- যেসব আইটেম আইটেমগুলি তৈরি করার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ সেই তারিখের সাথে বরাবর কাজ করার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ যে আইটেমগুলি রেকর্ড করুন। অ্যাকশন আইটেম একটি নাম সংযুক্ত আছে, কিন্তু সাধারণ আলোচনার যে আনুষ্ঠানিক কর্মক্ষেত্রে সভাগুলি কি বলেন কে বলেন না।
- মিটিং শেষে প্রধান সিদ্ধান্ত এবং নিয়োগ বা স্বেচ্ছাসেবী অঙ্গীকার এবং কর্মের আইটেম পর্যালোচনা সুতরাং অংশগ্রহণকারীদের সভায় যাওয়ার আগে ঘটনাবলী পর্যালোচনা এবং অঙ্গীকার এবং সম্মত হন।
- সভায় সভাপতিত্ব করবেন সভায় সভাপতিত্বকালে নোট গ্রহণকারীকে নিয়মিত আলোচনা করা।
- সভায় চলমান ধারাবাহিক ধারাবাহিকতায় পরবর্তী নোটের শুরুতে সিকিউরিটি মিনিট পর্যালোচনা করতে নোট গ্রহণকারী একটি মিনিট সময় নেয়। যোগদানকারী কর্মীরা কয়েক মিনিটের সাথে মতানৈক্যের সাথে সংযুক্ত কিছু সংশোধন বা সংশোধন করতে পারে।
- সভায় ২4 ঘন্টার মধ্যে সভায় মিনিটের একটি অনুলিপি বিতরণ করা হল বছরব্যাপী সভায় সহায়তাকারীদের আদর্শ সুপারিশ করা । এখন, তবে, রেকর্ডার সম্ভবত একটি ল্যাপটপ বা আইপ্যাড যেমন একটি ইলেকট্রনিক ডিভাইসের মিনিট গ্রহণ। সুতরাং, নোট গ্রহণকারী স্পিনিং, ব্যাকরণ, এবং স্বচ্ছতার দ্রুত পর্যালোচনা পরে বৈঠক নোট বিতরণ করা উচিত-প্রায়ই সভা বা মিনিটের মধ্যে।
রেকর্ডার একটি ভূমিকা যে একটি মিটিং একটি মিটিং ফলাফল যোগাযোগ এবং অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা অভিনয় করা হয় তা নিশ্চিত করতে হবে আবশ্যক। নোট ছাড়া, অংশগ্রহণকারীদের অন্য অংশগ্রহণকারীদের মেমরি নির্ভর করা আবশ্যক। নিশ্চিত, এটি একটি ভাল পরিকল্পনা নয়।
একটি মিটিং এর নোট গ্রহণকারী এর ডকুমেন্টেশন একটি মিটিং সাফল্যের জন্য প্রয়োজনীয়, ঠিক যেমন ডকুমেন্টেশন কর্মচারী কর্মক্ষমতা উন্নতির জন্য প্রয়োজনীয়।