কার্যকরী সভায় ফলাফল উত্পন্ন

আপনি ফলাফল উত্পন্ন করতে একটি পরিকল্পনা, নেতৃত্ব, এবং একটি সভা পরিচালনা করতে পারেন

লোকেরা মিটিংয়ে এত সময় কাটাচ্ছে যে সফল ফলাফলের মধ্যে সময় কাটানো সফল সংস্থাগুলির জন্য অগ্রাধিকার। বৈঠকগুলির আগে, সময় এবং পরে মিটিং সভা নেতাদের দ্বারা মিটিংগুলিকে সফল করার জন্য পরিচালনার কার্যকারিতাগুলি প্রয়োজন।

যদি আপনি এই মিটিং পরিচালনার সুযোগগুলির মধ্যে যেকোনো একটি অবহেলা করেন, আপনার সভায় এবং টিমগুলি আপনার বিনিয়োগের সময় থেকে আপনি যে ফলগুলি চান তা বহন করবে না। প্রত্যাশিত, ইতিবাচক এবং গঠনমূলক ফলাফল অর্জনের জন্য আপনার অংশগ্রহণকারীকে গাইড করার জন্য এই বার্ষিক সভা ব্যবস্থাপনা পরামর্শগুলি নিন।

কার্যসম্পাদক বৈঠকগুলি নিশ্চিত করার জন্য বৈঠকের আগে কি করবেন?

সভায় সভা আহ্বানকারী ফলাফলের ফলাফলের জন্য ভিত্তি স্থাপন করে। আপনি প্রয়োজনীয় সমস্ত ফলো-আপ করতে পারেন কিন্তু শুরু করার জন্য একটি কার্যকর মিটিং পরিকল্পনা ছাড়াই, আপনার ফলাফল আপনাকে হতাশ করবে। এই টিপস আপনাকে পরিকল্পনা এবং মিটিংটি বাস্তবায়ন করতে সাহায্য করবে।

মিটিং পরিকল্পনা

ফলস্বরূপ ফলাফলগুলি কার্যকরী মিটিংগুলি মিটিং পরিকল্পনা শুরু করে প্রথমত, সভায় পরিকল্পনা করার জন্য অন্য কর্মচারীদের প্রয়োজন হয় কি না তা চিহ্নিত করুন। তারপর, সভাটি অধিষ্ঠিত করে আপনি কি আশা করেন তা নির্ধারণ করুন। আপনার মিটিংয়ের জন্য যথেষ্ট লক্ষ্য স্থাপন করুন।

আপনি যে লক্ষ্যগুলি সেট করেছেন তা কার্যকরী সভায় পরিকল্পনাটির কাঠামো স্থাপন করবে। হিসাবে স্টিফেন Covey অত্যন্ত কার্যকরী মানুষ সাত অভ্যাস মধ্যে বলছেন, "মনে শেষ সঙ্গে শুরু।" আপনার সভাের উদ্দেশ্য সভায় ফোকাস নির্ধারণ করা হবে, সভা বিষয়সূচি , এবং সভা অংশগ্রহণকারীদের আপনি উদ্দেশ্য সম্পন্ন করতে প্রয়োজন।

নিশ্চিত করুন আপনি একটি সভা প্রয়োজন

একবার আপনি আপনার সভ্যতার পরিকল্পনাটি গড়ে তোলার পরে, নিশ্চিত করুন যে একটি সেটটি নির্ধারিত লক্ষ্যগুলি সম্পন্ন করার জন্য উপযুক্ত গাড়ি। আপনি যখন উপস্থিত হবেন তখন সময়সীমার জন্য এবং মিটিংটি রাখা ব্যয়বহুল হলে ব্যয়বহুল হবে, তাই এই সমস্যার সমাধান করার, প্রক্রিয়াটি উন্নত করার জন্য বা চলমান পরিকল্পনা তৈরির জন্য একটি মিটিং হল সর্বোত্তম সুযোগ

আপনি পেতে পারেন যে আপনি একটি ইমেইল আলোচনার সাথে মিটিং বা কোম্পানীর নিউজলেটার মাধ্যমে তথ্য বিতরণ এবং অনুরোধ অনুরোধ দ্বারা মিটিং লক্ষ্য সম্পন্ন করতে পারেন নিশ্চিত করুন যে মিটিংটি আপনার জন্য আরও সুবিধাজনক নয় এবং আপনার মিটিংয়ে আপনার ফলাফলগুলি ভালভাবে পাবে যখন আপনি সত্যিই তাদের চাহিদাগুলি পূরণ করেছেন।

সভায় যথাযথ অংশগ্রহণ নিশ্চিত করুন

যদি একটি সভা আপনার লক্ষ্যগুলি সম্পন্ন করার উপযুক্ত উপায় হয় , অংশগ্রহণকারীরা সফল হওয়ার জন্য সভায় উপস্থিত থাকতে হবে। সভায় অংশগ্রহণের জন্য প্রয়োজনীয় অংশগ্রহণকারীদের অবশ্যই উপস্থিত থাকতে হবে।

গুরুত্বপূর্ণ কর্মী সদস্যদের ছাড়া একটি সভা অধিষ্ঠিত তুলনায় মিটিং স্থগিত। একটি প্রতিনিধি একটি গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত সৃষ্টিকারী স্থানে যোগদান করলে, নিশ্চিত করুন যে মনোনীত কর্মী সদস্যের সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য কর্তৃপক্ষ বা মিটিং মুলতবি রাখা হয়।

মিটিং থেকে প্রাক-কাজ বিতরণ এবং পর্যালোচনা প্রাক-কাজ

বৈঠকগুলির সুবিন্যস্ততা নিয়ে আলোচনা করার জন্য বা আলোচনা করার জন্য একটি মাইক্রোসফট পাওয়ার পয়েন্ট স্লাইডের উপস্থাপনের মাধ্যমে আপনি কতটা মিটিং করেছেন? হতাশাজনক? আপনি বাজি সভায় একটি পাঠ্যসূচিতে পরিণত হয়, যা লক্ষ্যমাত্রা অর্জনের জন্য নয়।

যখন একটি সভা অধিষ্ঠিত করার উদ্দেশ্যে দেওয়া সিদ্ধান্তগুলি সিদ্ধান্ত নেওয়া এবং প্রশ্নের উত্তর দেয়, তখন একটি পাঠ্যপুস্তক জনগণের সময়ের লজ্জাজনক অপচয় হয়।

আপনি মিটিংগুলি সর্বাধিক ফলপ্রসূ করতে পারেন এবং প্রকৃত সভা পূর্বে প্রয়োজনীয় প্রয়োজনীয় কাজ প্রদান করে ফলাফলগুলি নিশ্চিত করতে পারেন। মিটিং-এর 48 ঘন্টার আগে প্রাক-কাজ, চার্ট, গ্রাফ এবং পড়ার সামগ্রী প্রদানের ফলে মিটিং সফল হয়। আপনি যত বেশি প্রস্তুতির সময় বরাদ্দ করবেন, আপনার সভায় আরও ভালভাবে প্রস্তুত লোকেরা হবে।

ডকুমেন্টেশন যা আপনাকে মিটিং লক্ষ্যগুলি অর্জন করতে সাহায্য করবে সেগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে; তথ্য, চার্ট, এবং প্রতিযোগী তথ্য লিঙ্ক, বিক্রয় মাসিক থেকে, এবং উত্পাদন পরিকল্পনা; মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্ট স্লাইড যে কী আলোচনা পয়েন্ট চিত্রিত; এবং সভায় মিনিট , নোট এবং পূর্ববর্তী বা সংশ্লিষ্ট সভাগুলি এবং প্রকল্প থেকে অনুসরণ।

প্রাক-কাজ, এমনকি তথ্যগুলি পড়ার জন্য লিঙ্কগুলি অনুসরণ করুন, একটি সময়মত বিতরণ করা, গুরুতর প্রত্যাশা দিয়ে অংশগ্রহণকারীদের মিটিং-এর আগে প্রাক-কাজটি পড়বে, যাতে আপনার মিটিং সফল হয় তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে।

কার্যকরী মিটিংগুলি নিশ্চিত করার জন্য বৈঠককালে

সভ্য সময়ের কার্যকর ব্যবহার বিষয়টির জন্য উদ্দীপনা সৃষ্টি করে। এটি অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে প্রতিশ্রুতি এবং সিদ্ধি একটি অনুভূতি উত্পন্ন করে। মানুষ তাদের দৈনন্দিন চ্যালেঞ্জ তুলনায় বড় কিছু অংশ অনুভব অতএব, একটি সুপ্রসিদ্ধ, সক্রিয় মিটিং যা ফলো-আপের জন্য স্তর সেট করে ফলাফল মিলবে ফলাফল।

কার্যকরী সভা সুবিধা

বৈঠকের অংশীদারদের মধ্যে আলোচনার জন্য বৈঠক নেতা একটি ইতিবাচক, উৎপাদনশীল স্বন নির্ধারণ করে। কার্যকরী বৈঠক সুবিধার লক্ষ্য, বা প্রত্যাশিত ফলাফল, এবং এজেন্ডা পর্যালোচনা সঙ্গে শুরু হয়। সাহায্যকারী দলীয় সদস্যদের মনোনিবেশ এবং ফলপ্রসূ থাকতে সাহায্য করে।

মিটিং নকশা এবং এজেন্ডা সভায় কাঠামো সেট। একটি কার্যকর সহায়তাকারী, যারা ট্র্যাকগুলিতে অংশগ্রহণকারীদের রাখে, সাক্ষাতকারের প্রত্যাশিত ফলাফলের সুনিশ্চিত ফলাফল নিশ্চিত করে।

মিটিং মধ্যে প্রাক কাজ ব্যবহার করুন

সভায় সভায় উপস্থিত প্রাক-কাজ এবং অন্যান্য তথ্য ব্যবহার বা উল্লেখ করুন। আপনি উপভোগের ফলাফলগুলি সম্পন্ন করার অবিচ্ছেদ্য উপাদান পর্যালোচনা করার জন্য অংশীদারদের প্রয়োজনীয় সময়ের জন্য প্রয়োজনীয় সময় ব্যয় করার জন্য আপনার প্রয়োজনীয়তাকে আরো শক্তিশালী করেন।

আপনার অংশগ্রহণকারী আপনার সভায় যোগদানের পূর্বে প্রস্তুত হবে এবং আপনার ফলাফলগুলি কঠিন প্রস্তুতি এবং নেতৃত্বের সাক্ষ্য বহন করবে। কোন এক অনিশ্চিত প্রদর্শিত, uninterested, অথবা একটি দলের সঙ্গীর চোখে অংশগ্রহণ না করতে চায়।

প্রতিটি অংশগ্রহণকারী অ্যাকশন মধ্যে জড়িত

প্রতিটি ওয়ার্কগ্রুপের বিভিন্ন ব্যক্তিত্ব রয়েছে যা মিটিংগুলির জন্য প্রদর্শিত হয়। আপনি শান্ত সহকর্মীদের এবং প্রতিটি প্ল্যাটফর্ম আয়ত্ত করার চেষ্টা যারা মানুষ। সভায় সহায়তা করা বা যোগদান না হওয়া সত্ত্বেও, সভায় লক্ষ্যমাত্রা অর্জনের প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে অবশ্যই জড়িত করতে হবে।

এটি নিশ্চিত করে যে প্রতিটি অংশগ্রহণকারী সভায় এবং ফলো-আপের ক্ষেত্রে বিনিয়োগ করা হয়। আপনি পাহাড় পর্যন্ত অন্য সবাই ধাক্কা চেষ্টা এক প্রভাবশালী স্টাফ ব্যক্তি তুলনায় পুরো দল pulling সঙ্গে আরো ফলাফল সম্পন্ন হবে

একটি কার্যকর মিটিং অনুসরণ আপ পরিকল্পনা তৈরি করুন

মিটিংয়ের সময়, অ্যাকশন আইটেমগুলির সাথে একটি ফলো-আপ প্ল্যান তৈরি করুন। কার্যকরী পরিকল্পনা নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত।

সত্যিকারের জীবন পরিস্থিতি এবং সাফল্যের প্রতিবন্ধকতাগুলি নিয়ে আলোচনা করুন যেগুলি দলের সদস্যদের অভিজ্ঞতা হতে পারে যেমন তারা প্রয়োজনীয় ফলাফলগুলি তৈরি করে এমন আইটেমগুলি সম্পন্ন করার চেষ্টা করে। অংশগ্রহণকারীদের উপস্থিতিতে উপস্থিত হলে আপনার পরবর্তী মিটিংয়ের জন্য সময় নির্ধারণ করুন, প্রয়োজন হলে।

মিটিং কার্যকর কার্যকর মিটিং নিশ্চিত করার পর

মিটিং আগে এবং সময় কর্ম এবং পরিকল্পনা আপনি প্রত্যাশিত, ইতিবাচক, এবং গঠনমূলক ফলাফল অর্জন সাহায্য একটি বড় ভূমিকা পালন করে। মিটিং নিম্নলিখিত আপনার কর্ম ঠিক যেমন গুরুত্বপূর্ণ। পরবর্তী নির্ধারিত বৈঠকের ফলো-আপ ফলাফল নিশ্চিত করতে বিনিয়োগের পর্যাপ্ত নয়।

মিটিং মিনিটগুলি প্রকাশ করুন

24 ঘন্টা মধ্যে আপনার মিনিট এবং কর্ম পরিকল্পনা প্রকাশ করে শুরু। তারা সরাসরি কর্ম আইটেম শুরু করা হলে মানুষ সবচেয়ে কার্যকরভাবে ফলাফল অবদান করা হবে। তারা এখনও নির্বাচিত সভায় একটি নতুন স্মৃতি আছে, নির্বাচিত নির্দেশের জন্য আলোচনার এবং যুক্তি।

তারা উত্সাহী এবং শুরু করার জন্য প্রস্তুত থাকুন। মিনিটের বণ্টনের একটি বিলম্ব আপনার ফলাফল ক্ষতিগ্রস্ত হবে কারণ অধিকাংশ লোক তাদের অঙ্গীকারগুলি মোকাবেলা শুরু করার আগে মিনিট অপেক্ষা করার জন্য অপেক্ষা করে।

কার্যকরী সভা অনুসরণ-আপ

সময়সীমা পর্যালোচনা এবং পর্যবেক্ষক অনুসরণ আপনি আপনার মিটিং থেকে ফলাফল অর্জন করতে সাহায্য করবে। সভায় সভাপতিত্ব করার সময়সীমা নির্ধারিত হয়। বৈঠক শেষে, প্রতিটি আইটেম একটি কর্ম আইটেমের সঙ্গে তাদের প্রতিশ্রুতি তাদের ব্যক্তিগত সিদ্ধি জন্য একটি পরিকল্পনা করা উচিত।

তারা তাদের পরিকল্পনায় পদক্ষেপগুলি লিখতে পারবে কি না, কর্মীদের অন্য কর্মীদের দায়িত্ব অর্পণ করে, অথবা কেবলমাত্র কাজটি সম্পন্ন করে, ফলো-আপের জন্য ব্যক্তিটি দায়ী।

তাই মিটিং পরিকল্পনাকারী। আপনি বৈঠক ফলাফলের মধ্যে মধ্যস্থতাকারী প্রতিটি ব্যক্তির সঙ্গে নিম্নলিখিত অনুসরণ করে মিটিং ফলাফল উন্নত করতে পারেন আপনার লক্ষ্য অগ্রগতি চেক এবং কাজগুলি চলছে তা নিশ্চিত করা। মনে রাখবেন যে আপনি কি সম্পর্কে জিজ্ঞাসা সম্পন্ন সম্পন্ন করা হয়।

পরবর্তী মিটিং সময় ফলো-আপ জন্য দায়বদ্ধতা

আপনি কি কখনো একটি ফলো-আপ সভায় বসেছেন যে প্রতিটি অংশীদারকে গ্রুপকে বলছে কেন তারা তাদের অঙ্গীকার পূরণ করতে অক্ষম ছিল? ফলাফল দারুণ। ফলাফলের জন্য প্রত্যক্ষ বা জবাবদিহিতা প্রতিষ্ঠা আপনার সভ্য চক্রের শুরুতে শুরু হয়।

বৈঠকগুলির মধ্যে মধ্যমুখী সহায়তার মাধ্যমে ফলো-আপ করা যায়, তবে দলটি অঙ্গীকারগুলি গ্রহণযোগ্য না হওয়াতে ব্যর্থ হতে হবে । পরবর্তী সভায় অগ্রগতি এবং ফলাফলের উপর রিপোর্ট করুন এবং আশা করা যায় যে সমস্ত সম্পন্ন করা হয়েছে। বিকল্পভাবে, পরবর্তী সভায় অগ্রগতির পরীক্ষা করুন এবং অগ্রগতির জন্য যদি একটি প্রকৃত পথচলা থাকে তবে তা কিভাবে এগিয়ে চলবে তা নির্ধারণ করুন।

ক্রমাগত উন্নতির জন্য মিটিং প্রক্রিয়া Debrief

প্রতিটি মিটিং debriefing অভ্যাস ক্রমাগত উন্নতির জন্য একটি শক্তিশালী হাতিয়ার। অংশগ্রহণকারীরা বর্তমান বৈঠকের প্রক্রিয়া সম্পর্কে কার্যকর বা অকার্যকর কিনা তা নিয়ে আলোচনা করে। তারা যে বিষয়টি নিয়ে আলোচনা করেছিলেন সে বিষয়ে দলটি যে অগ্রগতিটি অনুভব করে তা নিয়েও তারা আলোচনা করে।

অন্য স্তরে ক্রমাগত উন্নতি গ্রহণ, সফল দলগুলি তাদের সম্পূর্ণ প্রকল্পকে দাবীর সাথে সাথে ফলাফল নির্ধারণের পদ্ধতিটি কীভাবে কার্যকরভাবে পরিচালিত করেছে তা নির্ধারন করে। ভবিষ্যতের সভা মূল্যায়ন প্রতিফলিত। সাংগঠনিক ফলাফল তৈরির জন্য মিটিংগুলি আরও কার্যকরী টুল হিসাবে তৈরি হয়।

উপসংহার

ভালভাবে পরিকল্পিত এবং বাস্তবায়িত মিটিংগুলি থেকে ফলাফল অর্জনযোগ্য এবং ভবিষ্যদ্বাণীযোগ্য। সভায় অংশগ্রহণকারীরা সভায় বিনিয়োগের সময় থেকে ইতিবাচক, ইতিবাচক ও গঠনমূলক ফলাফল অর্জন নিশ্চিত করার জন্য এই বারোটি সুপারিশ অনুসরণ করুন। আপনার সংস্থার আপনার সিম্পলনটি পুরস্কৃত হবে এবং আপনি যখন এই কার্যকর মিটিং টিপসগুলি ব্যবহার করবেন তখন আপনার সহকর্মীরা আপনাকে ভালোবাসে।