কিভাবে দ্রুত এবং সহজে গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ড খুঁজে পেতে
আপনার গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্টগুলির কথা মনে করার সময় কেবলমাত্র যখনই আপনার প্রয়োজন হয় এবং, প্রায়শই, আপনি তাদের প্রয়োজন হলে তাদের খুঁজে পাচ্ছেন না কারণ আপনার গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি এবং / অথবা শেষবারের জন্য প্রয়োজনীয় কোনও সংস্থান করার জন্য আপনার কোনও সংগঠিত এবং কেন্দ্রীয় ব্যবস্থা নেই, তবে আপনি এটি আবার সমুদ্রে ছুঁড়ে ফেলেছেন আপনার হোম অফিসে কাগজপত্রগুলি পরিবর্তে যেখানে এটি অন্তর্গত তা পরিবর্তে।
পরিচিত শব্দ?
আপনার সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্র আপনার বাড়ির মধ্যে ছড়িয়ে দিয়ে, আপনি তাদের জন্য অনুসন্ধান অনেক সময় এবং শক্তি অপচয়। আপনি তাদের কিছু পুরোপুরি হারানোর ঝুঁকি এছাড়াও আছে। কিন্তু কয়েকটি সহজ ধাপের সাথে, আপনি এই সপ্তাহান্তে এক ঘন্টার মধ্যে আপনার গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্রগুলি সংগঠিত করতে পারেন!
আপনি একটি ছোট দুই ড্রয়ারের ফাইলিং মন্ত্রিসভা বা একটি পোর্টেবল ঝুলন্ত ফাইল বক্স, বহু রঙীন ঝুলন্ত ফাইল (6 বিভিন্ন রং), মানুষ তৃতীয়-কাট শীর্ষ ট্যাব ফোল্ডার, এবং একটি অগ্নিনির্বাপক নিরাপদ (ঐচ্ছিক) প্রয়োজন হবে। অথবা আপনি একটি বড় দপ্তরী এবং ট্যাব সন্নিবেশ ক্রয় করতে পারে। একবার আপনি জিনিষ পেয়েছেন এখানে আপনার পোস্টার সংগঠিত অনুসরণ করবে ছয় ধাপ।
ধাপ এক: আপনার সমস্ত দস্তাবেজ সংগ্রহ করুন
আপনার সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজগুলি সংগঠিত করার আগে, আপনাকে অবশ্যই তাদের চিহ্নিত করতে হবে। এটা কখনও কখনও তুলনায় বলা সহজ।
আপনার হোম অফিসের মত ড্রয়ারের মত এবং আপনার ডেস্ক বা টেবিলে স্ট্যাক করা কাগজপত্রগুলি দেখুন। আপনার রান্নাঘরের বাড়ির পাশাপাশি রান্নাঘর দোহার এবং ঝুড়িগুলি ছিঁড়ে ফেলার কাগজগুলিকে চেক করুন।
আপনার বেডরুমের ড্রেসার এবং নাইটটাউন্ড দেখুন (আপনি তাদের সেখানে সকালে দৌড়তে পারেন এবং তাদের সম্পর্কে ভুলে গেছেন)। সর্বশেষ, কিন্তু অন্তত নয়, গুরুত্বপূর্ণ নথির জন্য আপনার পার্স বা ব্রিফকেক্স চেক করুন যে আপনি দুর্ঘটনাবশত এখনও কাছাকাছি (opps) বহন করছি।
ধাপ দুই: আপনার নথিগুলিকে শ্রেণীভুক্ত করুন
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দলিলগুলি নিম্নলিখিত ছয়টি বিভাগগুলির মধ্যে একটি।
আপনার সংগৃহীত দলিলগুলি নিম্নরূপ সাজান:
- বাড়ি এবং সম্পত্তি রেকর্ড - বন্ধকী, সম্পত্তির কাজ, বাড়ির উন্নতি প্রকল্প এবং রসিদ, প্রয়োগ ম্যানুয়াল এবং ওয়ারেন্টি, সম্পত্তি কর তথ্য, হোম বীমা নীতি এবং ম্যানুয়াল
- অটো রেকর্ড - শিরোনাম, রক্ষণাবেক্ষণ রেকর্ড, বীমা নীতি এবং তথ্য, ঋণ তথ্য এবং পেমেন্ট রেকর্ড
- স্বাস্থ্য রেকর্ড - বীমা নীতি, স্বাস্থ্য বীমা সুবিধা ম্যানুয়াল, চিকিৎসা সুবিধা ব্যাখ্যা, ডাক্তার বিল, প্রেসক্রিপশন তালিকা, নমনীয় খরচ তথ্য, চিকিৎসা রসিদ, চিকিৎসা নির্দেশাবলী, জীবন বীমা নীতি
- আর্থিক রেকর্ড - ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট, ট্যাক্স রিটার্ন, ট্যাক্স deduction রেকর্ড, বিনিয়োগের রেকর্ড, ঋণের রেকর্ড, ক্রেডিট কার্ড স্টেটমেন্ট
- ইলেকট্রনিক্স রেকর্ড - সেল ফোন চুক্তি এবং ম্যানুয়াল; কম্পিউটার, ল্যাপটপ এবং আইপ্যাডের জন্য বিক্রয় রসিদ এবং ওয়ারেন্টি; কেবল এবং ইন্টারনেট পরিকল্পনা এবং বিল; ওয়্যারলেস রাউটার বিক্রয় রসিদ এবং ম্যানুয়াল
- ব্যক্তিগত রেকর্ড - জন্ম সার্টিফিকেট, বিয়ের শংসাপত্র, বিবাহবিচ্ছেদ শংসাপত্র, হেফাজত কাগজপত্র, সামাজিক নিরাপত্তা তথ্য, ইমিউনেশনের রেকর্ড, পাসপোর্ট, সামরিক পরিষেবা রেকর্ড, বাপ্তিস্ম এবং নিশ্চিতকরণ রেকর্ড, উইলস, অন্ত্যেষ্টিক্রিয়া পরিকল্পনা এবং কবর সাইটে তথ্য। আপনি পোষা প্রাণী আছে, আপনি এই বিষয়শ্রেণীতে অন্তর্ভুক্ত পশুচিকিত্সা এবং টিকা তথ্য যেমন তাদের গুরুত্বপূর্ণ নথি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
ধাপ তিন: আপনার গুরুত্বপূর্ণ দলিলগুলি খুঁজুন
আপনার গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলির অধিকাংশই একটি নিয়মিত ফাইলিং মন্ত্রিসভা বা পোর্টেবল ঝুলন্ত ফাইল বাক্সে সংরক্ষিত করা যেতে পারে। কিছু আছে, তবে, সত্যিই একটি অগ্নিনির্বাপক নিরাপদ বা offsite সংগ্রহস্থল বিকল্প যেমন একটি নিরাপত্তা আমানত বাক্সে সংরক্ষণ করা উচিত।
গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজ হল এমন দস্তাবেজ যা প্রতিস্থাপন করতে খুব কঠিন বা খুব বেশি সময় ব্যয় করবে। তাদের মধ্যে এমন সংবেদনশীল ব্যক্তিগত তথ্য থাকতে পারে যা বিরতি বা ডাকাতির ঘটনায় আপোস করা যেতে পারে। ঘটনা, আপনার বাড়িতে আগুন বা বন্যা দ্বারা ধ্বংস করা হয়েছিল আপনি এই গুরুত্বপূর্ণ নথি অক্ষত থাকা চাই চাই।
অধিকাংশ লোকের জন্য নিম্নলিখিত নথিগুলি গুরুত্বপূর্ণ বিবেচিত হবে: আপনার এজেন্টের যোগাযোগের তথ্য, উইলস, সম্পত্তির কাজ, গাড়ির শিরোনাম, আপনার পাসপোর্ট এবং আপনার চুক্তি এবং চুক্তি যা আপনার মূল স্বাক্ষর প্রয়োজন এমন সামাজিক নিরাপত্তা সংক্রান্ত তথ্য, জন্মপত্রিক, বীমা নীতি।
আপনার fireproof নিরাপদ বা অফসাইট স্টোরেজ বিকল্পে আপনি যে সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি রেখেছেন তার একটি মাস্টার তালিকা করুন।
ধাপ চার: আপনার ওয়ালেট ডুপ্লিকেট করুন
আমাদের অধিকাংশই আমাদের wallets মধ্যে সমালোচনামূলক তথ্য প্রতিটি দিন বহন। আপনি কি জানেন যে আপনার ওয়ালেটে আছে? আপনার ওয়ালেট হারিয়ে বা চুরি করা হলে আপনি কি করবেন?
আপনার ড্রাইভারের লাইসেন্স, দাতা কার্ড, স্বাস্থ্যবিধি কার্ড (গুলি), জিম মুদির দোকানের আনুগত্য কার্ড, গুদাম ক্লাব, এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, সমস্ত ক্রেডিট এবং ডেবিট কার্ড (অনুলিপি সামনে এবং পিছনে) মত সদস্যপদ কার্ড কপি করুন। আপনার অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ কাগজ নথি দিয়ে এই কপিগুলি রাখুন:
ধাপ পাঁচটি: একটি সহজ ফাইলিং সিস্টেম তৈরি করুন
সহজ ফাইলিং সিস্টেম, সম্ভবত আপনি একটি সুসংগত ভিত্তিতে এটি ব্যবহার করা হয়। প্রত্যেকটি গুরুত্বপূর্ণ গুরুত্বপূর্ণ নথির নিন এবং এটি একটি ঝুলন্ত ফাইলের রং নির্ধারণ করুন:
- হোম এবং সম্পত্তি রেকর্ডস
- অটো রেকর্ডস
- স্বাস্থ্য রেকর্ড
- আর্থিক রেকর্ড
- ইলেকট্রনিক্স রেকর্ড
- ব্যক্তিগত রেকর্ড
প্রতিটি বিভাগে আপনার নথির সংখ্যাগুলির জন্য আপনার ফাইলিং সিস্টেমে ফাঁসানো ফাইলগুলির যথোপযুক্ত নম্বর যোগ করুন।
প্রতিটি ফোল্ডারে প্রতিটি ফোল্ডারের জন্য ম্যানিলা ফোল্ডার ব্যবহার করুন এবং একটি ফোল্ডার তৈরি করুন। উপযুক্ত রঙিন ঝুলন্ত ফাইল অধ্যায় ফোল্ডারগুলি রাখুন।
যদি আপনি একটি বড় তিন-রিং দপ্তর এবং ট্যাব সন্নিবেশ ক্রয় করেন, উপরের রেকর্ডের নাম দিয়ে ট্যাবগুলি লেবেল করুন, কাগজ নলের সমস্ত নথি মুছুন এবং তাদের সংগঠিত করুন। কাগজপত্রগুলি যদি কাগজের গর্ত নাড়াতে না যায়, তবে কাগজ গর্তটি ফোল্ডারটি মুছবে এবং ফোল্ডারে থাকা ডকুমেন্টগুলি রাখবে।
এখন, যদি কাগজের কাজ আপনার জিনিস না হয় তবে এটি আপনার জন্য একটি ফ্রিিং মুহূর্ত হতে পারে। আপনি এই সব নথি স্ক্যান করতে পারে, একটি হার্ড ড্রাইভে তাদের সংরক্ষণ, এবং তারপর এটি সব কাঁটা। কিন্তু আপনার নিজস্ব বিবেচনার ভিত্তিতে কিছু কাগজপত্র ভাল বাম সংরক্ষিত বাম হিসাবে। আপনার সেরা রায় ব্যবহার করুন
চলমান রক্ষণাবেক্ষণ
এখন আপনার গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্র সংগঠিত করা হয়, তাদের সংগঠিত রাখুন। প্রতিটি মাস যখন আপনি আপনার বিল পরিশোধ করবেন, আপনার ফাইলিং সিস্টেমের যথাযথ বিভাগে কোন নতুন নথি ফাইল করুন। একই সময়ে, যে কোনও ডকুমেন্টটি আপনার সিস্টেম থেকে যে মাসের মধ্যে মুছে ফেলা হয়েছে সেটি সন্ধান করুন যা এখনও ফাইলিং সিস্টেমের বাইরে হতে পারে। তাদের পুনরায় ফাইল। বছরে কমপক্ষে দুবার, আপনার ফাইলিং সিস্টেমে নথির পর্যালোচনাগুলি দেখতে হবে কিনা তা পরিষ্কার করতে পারে। অনুসরণ করার জন্য একটি ভাল সময়সূচী বছরের প্রথম এবং প্রতিটি স্কুল বছরের শেষে হয়।
সামান্য প্রচেষ্টার মাধ্যমে, আপনার গুরুত্বপূর্ণ কাগজ নথিগুলিকে সংগঠিত করে আপনি দীর্ঘমেয়াদী সুবিধাগুলি কাটাতে পারেন।
এলিজাবেথ ম্যাকগ্রোরি দ্বারা সম্পাদিত