আপনাকে শুরু করতে একটি নমুনা কোম্পানির মিটিং প্রকল্প পরিকল্পনা
প্রকল্পটি প্রাক-পরিকল্পনা
আপনার প্রথম পদক্ষেপ পরিকল্পনা পরিকল্পনা করা হয়।
আপনি স্টেকহোল্ডারদের সঙ্গে ঘটনা আলোচনা করে শুরু। গত বছর যদি এই কাজটি করা হয়েছিল, তাহলে কি ঠিক হয়েছিল? কি ভুল ছিল? কে এই প্রকল্প পরিচালিত এবং তারা এই বছর আপনি ক্ষতিগ্রস্ত এড়াতে সাহায্য করতে পারেন? যেহেতু সিইও আপনাকে প্রকল্পের জন্য বরাদ্দ করেছেন, সে কি ইভেন্টটি থেকে বেরিয়ে আসতে চায়? ঘটনা কখন হবে? কোথায়? বাজেট কি?
আপনি যতটা তথ্য সংগ্রহ করতে পারেন এটি এমন কঙ্কাল হবে যা আপনি প্রকল্প পরিকল্পনাটি নির্মাণ করেন।
দল গঠন
আপনি কি এই প্রকল্পের একটি সফল করতে প্রয়োজন অন্যান্য সম্পদ? আপনি কি এই ইভেন্টটি সফল করতে সাহায্য করতে পারে যারা অন্যান্য বিভাগে মানুষ আছে? সেখানে সাহায্য পেতে আপনাকে কি করতে হবে? আপনি শুধু জিজ্ঞাসা করতে পারেন বা আপনি তাদের বস থেকে আনুষ্ঠানিক অনুমোদন পেতে প্রয়োজন? তাদের কাছ থেকে আপনি কত সময় প্রয়োজন? কি নির্দিষ্ট দক্ষতা আপনি তাদের প্রদান করতে প্রয়োজন? যদি আপনি চান যে ব্যক্তিটি উপলব্ধ না হয় তাহলে অন্য কেউ কি সেই দক্ষতা প্রদান করতে পারে?
যেহেতু এটি একটি কোম্পানীর বিস্তৃত মিটিং, এইচআর কীভাবে সাহায্য করতে পারে?
আপনি কি সুবিধাদি বিভাগ থেকে সহায়তা চান? মার্কেটিং ডিপার্টমেন্ট সম্পর্কে কি? আপনি যে এলাকায় সাহায্য প্রয়োজন?
এজেন্ডা পরিকল্পনা করুন
একবার আপনি কতক্ষণ সভা শেষ হবে জানি, আপনি সময় ব্লক পূরণ শুরু। আপনি একটি উদ্বোধনী স্পিকার প্রয়োজন? এটা কে হবে? আপনি কি অংশগ্রহণকারীদের একসঙ্গে রাখতে চলেছেন বা কি আপনি প্রোগ্রামের একটি অংশের জন্য ছোট গোষ্ঠীর মধ্যে তাদের বিরতি দেওয়া হবে?
আপনি কত অন্যান্য স্পিকার প্রয়োজন হবে? আপনি যদি বিরতি না দিলে ছোট সেশনগুলি কে করবে?
ইভেন্ট এক দিনের বেশি সময় লাগবে? আপনি দিন এক বন্ধ হবে কিভাবে? দুপুরে আবার কীভাবে আবার খোলা হবে?
কিভাবে আপনি শেষ পর্যন্ত মোড়ানো হবে? আপনি একটি বন্ধ বক্তৃতা প্রয়োজন? আপনি একটি বই যদি আপনি হোটেলে চেক আউট লোকেদের সরবরাহ কিভাবে হ্যান্ডেল করবে?
স্পেস খুঁজুন
খুঁজে বের করুন কতজন মানুষ আসছে তারপর আপনার প্রয়োজন স্থান কত বড় নির্ধারণ। ইভেন্ট কোথায় অনুষ্ঠিত হবে? কর্পোরেট অফিসে কি কোন জায়গা আছে বা কি আপনার বড় জায়গা দরকার? সিইও কি এই সভাটি বন্ধ করে দিতে চান যাতে লোকেরা মনোনিবেশ করতে পারে, বা কি সেটি কমপক্ষে ব্যয় কমানোর জন্য অফিসে রাখতে চায়?
আপনার এলাকায় কোন সম্পত্তি আপনার প্রয়োজন স্থান প্রদান করতে পারেন? বিমানবন্দর কাছাকাছি একটি হোটেল শহরের বাইরে থেকে আসা মানুষ জন্য ভ্রমণ সময় কমানোর একটি ভাল পছন্দ অথবা আপনি শান্ত হবে যে শহরে খুঁজে পাওয়া উচিত?
বিভিন্ন স্থানগুলি তাদের সুবিধাগুলির জন্য কি খরচ করে? তারা কি অন্তর্ভুক্ত এবং কি আপনি ক্রয় এবং আনা প্রয়োজন হবে? তারা কি আপনার সাথে কাজ করার জন্য একটি পৃথক নিয়োগ করবে? উপাদান এবং বাইরে থেকে মানুষ সম্পর্কে তাদের নীতি কি?
এটা বন্ধ টানুন
অন্তত এই প্রশ্নের অধিকাংশ উত্তর সংগ্রহ করে, আপনি প্রকল্প পরিকল্পনা একসঙ্গে শুরু করতে শুরু করতে পারেন।
মনে রাখবেন আমরা কি এখানে দেখানো হয় প্রকল্প কর্মের তালিকা, কাজ বিরতি গঠন (WBS) শুধুমাত্র এটি কর্ম বা timelines মধ্যে নির্ভরশীল কোনো অন্তর্ভুক্ত না। যারা পরে যোগ করা হবে।
নমুনা কোম্পানি মিটিং প্রকল্প পরিকল্পনা
প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের বেসিক টুলস ব্যবহার করে কিভাবে একটি প্রকল্প পরিকল্পনা করতে হয় , আমরা প্রকল্প পরিকল্পনা এবং পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার সময় প্রকল্পের ব্যবস্থাপনা দক্ষতা ব্যবহার করে চিন্তাভাবনা নিয়ে আলোচনা করেছি। এখানে একটি প্রকল্প পরিকল্পনা কাজ বিচ্ছেদ কাঠামো (WBS) একটি কোম্পানির মিটিং পরিকল্পনা একটি প্রকল্পের জন্য সন্ধান করতে পারে কিভাবে হয়:
1. প্রি-প্ল্যান প্রকল্প
- বাজেট নির্ধারণ করুন
- প্রকল্প লক্ষ্য স্থাপন করতে সিইও'র সাথে আলোচনা করুন
- টিপস জন্য পূর্ববর্তী প্রকল্প পরিচালক (পিএম) সাথে যোগাযোগ করুন
- স্টেকহোল্ডার তালিকাটি নির্ধারণ করুন
- ইনপুট জন্য অংশীদারদের যোগাযোগ করুন
- ইভেন্টের জন্য পছন্দসই তারিখ স্থাপন
- কত স্পিকার / উপস্থাপক প্রয়োজন হয় তা নির্ধারণ করুন
- কতগুলি সমর্থন কর্মী প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন
- কত কর্মচারী উপস্থিত হবে তা নির্ধারণ করুন
- ঘটনা জন্য সম্ভাব্য অবস্থার তালিকা
2. প্রকল্প দল তৈরি করুন
- মার্কেটিং থেকে প্রতিনিধি পান
- এইচআর থেকে প্রতিনিধি পান
- দেখুন, ক্রয় কেনার জন্য কেউ সাহায্য করবে
- সুসানকে সমস্ত স্পিকারের বিবরণগুলি পরিচালনা করতে জিজ্ঞাসা করুন
- সুবিধাসমূহ থেকে প্রতিনিধি পান
- সময়সূচী প্রকল্প দল লক অফ মিটিং
3. এজেন্ডা বিকাশ
3 একটি পরিকল্পনা দিন এক
- শুরু সময় সেট করুন
- সময় সেট করুন, রেজিস্ট্রেশন করার জন্য জায়গা এবং স্টাফিং ব্যবস্থা করুন
- সকালে সেশনের দৈর্ঘ্য সেট করুন
- বক্তৃতা দৈর্ঘ্য সেট করুন
- সকালে সেশন জন্য প্রয়োজনীয় স্পিকার সংখ্যা গণনা
- নিয়োগকারী স্পিকার
- মধ্য-সকালে বিরতির পরিকল্পনা (সময় এবং দৈর্ঘ্য)
- বিরতির সময় কনফারেন্স রুম রিফ্রেশ করুন (জল, ট্র্যাশ ইত্যাদি)
- লাঞ্চ বিরতির পরিকল্পনা করুন (সময়, দৈর্ঘ্য, অবস্থান, মেনু, যিনি অর্থ প্রদান করেন)
- পরিকল্পনা বিকেলে সেশন (দৈর্ঘ্য, স্পিকারের সংখ্যা)
- রুপা বিকালে বক্তা
- পরিকল্পনা দিন এক বন্ধ (সময়, কে, দৈর্ঘ্য)
3 বি পরিকল্পনা দিন দুই
- শুরু সময় সেট করুন
- সকালে সেশনের দৈর্ঘ্য সেট করুন
- সকালে সেশন জন্য প্রয়োজনীয় স্পিকার সংখ্যা গণনা
- নিয়োগকারী স্পিকার
- মধ্য-সকালে বিরতির পরিকল্পনা (সময় এবং দৈর্ঘ্য)
- বিরতির সময় কনফারেন্স রুম রিফ্রেশ করুন (জল, ট্র্যাশ ইত্যাদি)
- লাঞ্চ বিরতির পরিকল্পনা করুন (সময়, দৈর্ঘ্য, অবস্থান, মেনু, যিনি অর্থ প্রদান করেন)
- পরিকল্পনা বিকেলে সেশন (দৈর্ঘ্য, স্পিকারের সংখ্যা)
- রুপা বিকালে বক্তা
- পরিকল্পনা সমাপ্তি বক্তৃতা (সময়, কে, দৈর্ঘ্য)
- হোটেলের সাথে চেক-আউট টাইমিং ব্যবস্থা করুন
4. স্থান পরিকল্পনা
- অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা নির্ধারণ করুন
- পরিকল্পনা সিটিং ব্যবস্থা (সারি বনাম টেবিল)
- প্রয়োজন স্থান গণনা
- স্থান যে পরিমাণ সঙ্গে উপলব্ধ স্থান অনুসন্ধান (খরচ, অবস্থান, সেবা অন্তর্ভুক্ত)
- প্রতিটি দিন এবং মোট স্পিকার সংখ্যা গণনা
- সংখ্যা এবং সহায়তা কর্মীদের প্রয়োজনীয়তার প্রয়োজন নির্ধারণ করুন
- কতগুলি অংশগ্রহণকারী / স্পিকার / কর্মীদের কক্ষগুলির প্রয়োজন হবে তা খুঁজে বের করুন
- উপলব্ধ অবস্থানে সঙ্গে খরচ এবং তারিখ আলোচনা
- নির্বাচিত অবস্থানের সাথে চুক্তি স্বাক্ষর
5. ইভেন্টটি প্রকাশ করুন
- ইভেন্ট অবস্থানের সাথে সমস্ত বিবরণ চূড়ান্ত করুন
- নিশ্চিত করুন দর্শকদের বিজ্ঞপ্তি দেওয়া হয়
- বিষয় এবং উপস্থাপনার সময় / দিনের সমস্ত বক্তৃতা বিজ্ঞপ্তি
- দায়িত্ব এবং শিফ্ট সব সমর্থন কর্মীদের অবহিত
- অংশগ্রহণকারীদের থেকে RSVPs পান
- প্রয়োজনে প্রতিস্থাপন অংশগ্রহণকারীদের নোটিশ
6. অনুসরণ করুন
- সমস্ত স্পিকার থেকে খসড়া বক্তৃতা পান
- চূড়ান্ত বক্তৃতা পর্যালোচনা করুন
- সকল অংশগ্রহণকারী, স্পিকার, স্টাফের জন্য নাম ট্যাগগুলি পান
- অংশগ্রহণকারীদের জন্য কোন সামগ্রী এবং উপহার ক্রয়
- ইভেন্ট অবস্থান সঙ্গে পুনর্নবীকরণ
7. পর্যালোচনা এবং হার
- সব অংশগ্রহণকারীদের সন্তুষ্টি জরিপ পাঠান
- সব স্পিকারের পর্যালোচনা জরিপ পাঠান
- সমস্ত স্পিকার এবং কর্মীদের আপনাকে ধন্যবাদ পাঠান
- প্রজেক্ট টিমের সঙ্গে ঘনিষ্ঠভাবে মিলিত হন
আরও পরিকল্পনা
উপরে প্রকল্প পরিকল্পনা কাজের ভাঙ্গন গঠন (WBS) একটি কোম্পানির মিটিং পরিকল্পনা জন্য একটি নমুনা দেখায়। এটি শুধু একটি রূপরেখা। প্রকল্প দলকে এখনও এই আইটেমগুলিতে কাজ করতে হবে এবং তাদের অনেকেই প্রসারিত করতে হবে। উপরন্তু, তারা প্রতিটি কাজের জন্য প্রয়োজনীয় সময় কাজ করতে হবে, কর্মের সম্পর্কগত গুরুত্ব এবং কাজের মধ্যে আন্তঃ সম্পর্ক / নির্ভরশীলতা।