অগ্রগামী প্রকল্প এগিয়ে রাখুন
আমরা যে কিছু পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করতে পারি তা দেখতে পাবেন এবং কিভাবে প্রকল্পের সুযোগ ব্যবস্থাপনা খেলার মধ্যে আসে
আমরা এমনকি প্রক্রিয়া বা সরঞ্জাম সম্পর্কে কথা বলার আগে আমি আপনার দৃষ্টিভঙ্গি পরিবর্তন করতে চান।
পরিবর্তনগুলি গ্রহণ করুন
প্রকল্প পরিচালনার জীবনচক্র যে কোনও স্থানে পরিবর্তন হতে পারে।
একটি মাথাব্যাথা কম প্রকল্পে ব্যবস্থাপনা পরিবর্তন করার সবচেয়ে সহজ উপায় এটা ঘটতে যাচ্ছে এবং এটি জন্য পরিকল্পনা করা হয় যে জানা হয়।
পরিবর্তনের সাথে সাথে মোকাবেলা করার জন্য কৌশলগুলি হচ্ছে, বোর্ডের প্রত্যেকে বিভিন্ন বিষয়ে যা ঘটবে তা নিয়ে দ্রুততম উপায়।
একটি সংজ্ঞায়িত, স্ট্রাকচার্ড পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াটি শুরু করার সেরা জায়গা। এটি আপনার প্লেবুক যা ঘটবে তা যদি কেউ সুপারিশ করে যে এই প্রকল্পটি বর্তমানে যে পরিকল্পনা করা হয়েছে তা থেকে ভিন্ন কিছু করা উচিত এবং প্রকল্প ব্যর্থতা এড়ানোর জন্য একটি ভাল উপায়।
পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া
পরিবর্তন পরিচালনার প্রক্রিয়াটি এইরকম দেখায়:
- পরিবর্তন সম্পর্কে তথ্য প্রাপ্তি
- পরিকল্পনা অনুযায়ী পরিবর্তন কতটা হবে তা নির্ধারণ করুন
- এটা এগিয়ে যাচ্ছে মূল্য কি কিনা সম্পর্কে একটি সুপারিশ তৈরি।
- তারপর আপনি প্রকল্প পৃষ্ঠপোষক থেকে একটি সিদ্ধান্ত নিতে চান কিনা আপনি পরিবর্তন বা না অন্তর্ভুক্ত করা উচিত
এর পালা প্রতিটি পদক্ষেপ তাকান।
পরিবর্তন সম্পর্কে তথ্য গ্রহণ করুন
আপনি প্রকল্পটি পরিবর্তন করার জন্য একটি অনুরোধ পাবেন। আপনি শত শত বিভিন্ন উপায়ে তথ্য পেতে পারেন: সন্ধ্যার পর অফিসে দৌড়াতে আপনি একটি সভায়, ইমেলে, ফোনে, গন্তব্যের মধ্যে। মূলত, আপনি একটি পরিবর্তন অনুরোধ ফর্ম তথ্য পাবেন, কিন্তু আপনি বাস্তব জীবনে অনেক গুরুত্বপূর্ণ স্টেকহোল্ডার এই ধরনের কাগজওয়ার্ক সম্পন্ন প্রকল্প ম্যানেজারের কাজ হল মনে হয় যে জানা উচিত। এবং আপনার কোম্পানির মধ্যে, এটি হতে পারে।
অনুরোধের সমস্ত বিবরণ ক্যাপচার করতে আপনার প্রোজেক্টের পরিবর্তনের অনুরোধের টেমপ্লেটটি (একটি মিনিটের মধ্যে আরও বেশি) ব্যবহার করুন, যদিও অনিয়মিতভাবে তারা আপনার সাথে আসে। তারপর ইনিশিয়ালার অতীতের ফর্মটি চালাবেন যাতে আপনি জানেন যে আপনি সঠিকভাবে তা কীভাবে প্রতিফলিত করেছেন তা তারা চায়।
মনে রাখবেন যে পরিবর্তনগুলি কাজে লাগাতেও হতে পারে। সর্বদা অনুমান করবেন না যে পরিবর্তনগুলি কাজে লাগানোর সাথে সম্পর্কযুক্ত হচ্ছে। প্রক্রিয়াটিকে আপনি একই সাথে প্রজেক্টের সুযোগ বৃদ্ধি বা হ্রাস করছেন কি না।
পরিবর্তন অ্যাসেসমেন্ট বহন
বিস্তারিত অনুরোধে বিস্তারিত দেখুন আপনি উপর প্রভাব মূল্যায়ন করা হবে:
- তফসিল
- নথিপত্র
- কাজ এবং কাজ এখনও কাজ সম্পন্ন
- বাজেট
- গুণ পরিমাপ
- ব্যাপ্তি
- রিসোর্স প্রাপ্যতা
উদাহরণস্বরূপ, একটি সফ্টওয়্যার পরিবর্তন আনুমানিক 5 দিন হতে পারে।
এটি শুধু মাত্র 5 দিন যোগ করবে না কারণ এটি অন্য একটি টাস্ককে ধাক্কা দেবে এবং এটি একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে স্থানান্তরিত করবে যেখানে মূল রিসোর্স হল ছুটির দিন। এই টাস্কটিও স্থানান্তরিত হতে হবে, তাই সামগ্রিকভাবে এই পরিবর্তনের সময়সূচী 8 দিন যোগ হবে। এটা করতে হবে $ 5k খরচ হবে, এবং অতিরিক্ত 8 দিন সরবরাহকারী চুক্তি সঙ্গে আমাদের অন্য মাস মধ্যে ধাক্কা, তাই খুব সেখানে বিবেচনা বিবেচনা আছে কোয়ালিটি একই থাকে তবে নতুন পরিবর্তনকে অন্তর্ভুক্ত করার সুযোগ। সমস্ত প্রাসঙ্গিক ডকুমেন্টেশন আপডেট করা প্রয়োজন হবে প্রকল্প পরিকল্পনা এবং প্রশিক্ষণ ম্যানুয়াল সহ, যা ইতিমধ্যে শুরু করা হয়েছে।
আপনি দেখতে পারেন, একটি সহজ 5 দিনের পরিবর্তন বিস্তৃত প্রভাব থাকতে পারে। পরিবর্তন বা না করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে এটি সম্পর্কে সব কিছু জানা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ পুরো ছবিটি ফলাফলটি পরিবর্তন করতে পারে।
একটি প্রস্তাব প্রস্তুত এবং উপস্থাপন করুন
এখন আপনি পরিবর্তনটির পূর্ণ প্রভাব সম্পর্কে জানেন যে আপনি এটির সাথে এগিয়ে যাওয়ার মূল্য সম্পর্কে কি সুপারিশ করতে পারেন?
কিছু ক্ষেত্রে, এটি হবে না, কারণ অনুভূত সুবিধাটি খরচ কম হতে চলেছে। অন্য ক্ষেত্রে, অতিরিক্ত কাজ করার খরচ অফসেট করার জন্য সেখানে যথেষ্ট সুবিধা থাকতে পারে। অন্য কোনও ক্ষেত্রে আপনি দেখতে পারেন যে এই পরিবর্তনের খরচটি নেতিবাচক প্রভাব ফেলবে কিন্তু আপনি এটি সম্পর্কে কিছুই করতে পারবেন না কারণ এটি একটি নিয়ন্ত্রক বা সম্মতির বিষয়, অথবা অন্য কোন অভ্যন্তরীণ কারণ যেমন একটি সাংগঠনিক পুনর্গঠন।
সিদ্ধান্ত নিন
আপনার অনুমোদনের সীমা মধ্যে যে ছোট পরিবর্তনগুলির জন্য, আপনি সিদ্ধান্ত পরিবর্তন করতে পারেন না (নিজের দলের থেকে সঠিক ইনপুট) প্রকল্প পৃষ্ঠপোষক বা প্রকল্প বোর্ড দ্বারা অনুমোদিত কিছু বড়
ফিরে যান এবং তাদের পরিবর্তন প্রত্যাখ্যাত হয়েছে যদি কেউ বলুন মনে রাখবেন। আপনি যদি আপনার প্রকল্প স্টেকহোল্ডারদের বিরক্ত না করতে চান তাহলে!
ম্যানেজমেন্ট সরঞ্জাম পরিবর্তন করুন
অনেকগুলি পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা সরঞ্জাম রয়েছে যা আপনি এই প্রক্রিয়াটি সহজ এবং আরো সুচিহ্নিত করতে ব্যবহার করতে পারেন। আমি সুপারিশ চাই
- একটি চেকলিস্ট বা প্রক্রিয়া মানচিত্র যা আপনার প্রকল্পের সুযোগে একটি পরিবর্তন বাড়াতে তাদের যথাযথভাবে অনুসরণ করে মানুষকে নিয়ে যায়।
- একটি টেমপ্লেট পরিবর্তন অনুরোধ ফর্ম। এটি একটি স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহের মাধ্যমে অনলাইন হতে পারে।
চলুন শুরু করা যাক একটি প্রকল্প পরিবর্তন অনুরোধে যায় কি পরবর্তী।
কি একটি প্রকল্প পরিবর্তন অনুরোধে যায়
প্রকল্প পরিবর্তন অনুরোধ ফর্ম অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- পরিবর্তন অনুরোধকারী ব্যক্তির নাম ('অনুরোধকারী')।
- একটি স্বতন্ত্র শনাক্তকারী, যেমন একটি পরিবর্তনের নম্বর (আপনি পরে এইটিকে যুক্ত করতে পারেন কারণ অনুরোধটি উত্থাপন করে যে কোনও ব্যক্তি যে ফর্মটি ব্যবহার করে তা সেই বাক্সে কী করা উচিত তা অসম্ভাব্য)।
- প্রস্তাবিত পরিবর্তনের একটি বিবরণ, যতটা বিস্তারিত বিবরণ হিসাবে তারা পরিচালনা করতে পারে।
- পরিবর্তন বিভাগ আদর্শগতভাবে, আপনি এই বিভাগে কাজ করতে পারবেন যাতে তারা কেবল বাক্সটি টিকতে পারে। এটি একটি ভাল স্থান কিনা তা নোট বা অভ্যন্তরীণ সম্মতি সঙ্গে যদি এটি (সত্য) তারপর আপনি অনেক পরিকল্পনা এবং মূল্যায়ন পদক্ষেপ বাইপাস এবং কেবল এটি সঙ্গে পেতে পারেন করতে পারেন।
- পরিবর্তনের 'কেন' এটা করার জন্য যুক্তি কি? কেন অনুরোধকারী তা চায় না?
- সময়, খরচ, গুণমান, সুযোগ সহ প্রকল্পের বিভিন্ন বিভিন্ন উপাদান পরিবর্তন প্রভাব। তারা সব বিবরণ নাও থাকতে পারে, যাতে আপনার ফাঁকা স্থানগুলি পূরণ করতে পরিবর্তনের মূল্যায়ন পদক্ষেপের সময় তাদের সাথে কাজ করতে হতে পারে। তারা যতটা সম্ভব তারা সম্পন্ন করতে হবে। এই বিন্দুতে আপনি যে ন্যূনতম খুঁজছেন তা নিশ্চিত করার জন্য এটি বিদ্যমান প্রজেক্ট প্যারামিটারগুলি বাড়িয়ে দেবে, হ্রাস করবে বা পরিবর্তন করবে।
পরিবর্তনের অনুরোধ ফর্মের নীচে আপনার পরিবর্তন সম্পর্কে আরও বিস্তারিত আলোচনা করা হবে। আপনার টেমপ্লেটটি অবশ্যই এতে স্থান অন্তর্ভুক্ত করতে হবে:
- সিদ্ধান্ত পরিবর্তন: স্বীকার করুন, প্রত্যাখ্যান করুন বা নির্ণয় করুন
- সিদ্ধান্ত (বা গ্রুপ) প্লাস দিন সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে এবং কোন অতিরিক্ত মন্তব্য করা ব্যক্তির নাম।
অনুরোধকারী ব্যক্তিটি এখনও ফলাফলটি জানবে না - কেউই করবে না - তাই এই বাক্সগুলি আপনার গোপনীয়তা নিয়ে আলোচনা করার জন্য এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য যখন পর্যন্ত সঠিক গ্রুপটি পূরণ না হওয়া পর্যন্ত ফাঁকা থাকবে।
পরিবর্তন এবং প্রকল্প স্কোপ ম্যানেজমেন্ট
প্রকল্প সুযোগ ব্যবস্থাপনা হল প্রধান উপায় যা আপনি প্রকল্পের মধ্যে কি কি নিয়ন্ত্রণ এবং কি না। যখন আপনি প্রকল্পের সুযোগ পরিবর্তন একটি পরিবর্তন পাবেন, আপনি এটি সামগ্রিক প্রকল্প প্রভাবিত কিভাবে সম্পর্কে চিন্তা করতে হবে। আপনার পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া আপনাকে এটি করতে সাহায্য করে এবং এটি প্রসঙ্গে সেট করার জন্য, পরিবর্তন পরিচালনার সুযোগটি পরিচালনা করার একটি ছোট অংশ।
এটা কিভাবে প্রকল্পের একটি গাইড জ্ঞান জ্ঞান শরীরের (পিএমবি কে ® গাইড) সম্পর্কে এখানে কথা বলার মূল্য - পঞ্চম সংস্করণ প্রকল্প পরিবর্তন পরিচালনার জুড়ে কারণ এটি হিসাবে বোধগম্য হিসাবে আপনি মনে হতে পারে না। PMBOK® গাইড প্রকল্প স্কোপ ম্যানেজমেন্ট বিভাগে 'কন্ট্রোল স্কোপ' নামে একটি প্রক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত করে এবং এটি শুরু করার জন্য একটি দুর্দান্ত জায়গা। যাইহোক, প্রকল্পগুলির পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া আরও সমন্বিত ভাবে পরিচালনা করা প্রয়োজন, এবং এটি পাঠ্যে প্রতিফলিত হয়। PMBOK® গাইড ব্যবহারকারীরা ইন্টিগ্রেটেড পরিবর্তন কন্ট্রোল প্রক্রিয়াকে বোঝায় কারণ এইটি কীভাবে সবকিছু একসঙ্গে সংযুক্ত করে।
PMP হওয়ার জন্য আপনি PMBOK® গাইড পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা কে কীভাবে বুঝতে পারবেন তা কীভাবে যাচাই করা হবে তা বুঝতে হবে। যাইহোক, আপনার মনে রাখা উচিত যে আপনার প্রোজেক্টে আসলে আপনি যে পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া ব্যবহার করছেন তা একীকৃত, অনুসরণ করা সহজ এবং ব্যবহারিক।
পরিবর্তন প্রক্রিয়া মাধ্যমে আপনার টিম সাহায্য করার 5 উপায়
আপনার প্রজেক্ট টিম আপনার প্রকল্পের সাফল্যের জন্য সমালোচনামূলক, তাই এটি আপনার প্রজেক্টের পরিবর্তনগুলি পরিচালনা করার সময় এটির দিকে সাহায্য করে।
এখানে 5 টি উপায় রয়েছে যা আপনি প্রকল্প পরিবর্তনের ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার সঙ্গে দ্রুত শর্তগুলিতে তাদের সাহায্য করতে পারেন।
1. পরিবর্তন সম্পর্কে কথা বলুন তাদের জানাতে হবে যে প্রকল্পগুলিতে পরিবর্তনটি স্বাভাবিক এবং তা তাদের আশা করা উচিত।
2. প্রক্রিয়া ভাগ করুন আমরা পরিবর্তনের ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া সম্পর্কে কথা বলেছি, কিন্তু এটি স্বাভাবিকভাবেই প্রত্যেকের কাছে আসে না। আপনার দলীয় সদস্যদের কি করতে হবে তা জানবে না এবং আপনি তাদের বলবেন না যদি তাদের কাছ থেকে আশা করা হয়। তাদের সঙ্গে প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যেতে একটি ব্রিফিং সেট আপ করুন, এবং তাদের এটা ভূমিকা হবে কি তাদের জানাতে হবে।
3. এটা সহজ করা। যখন একটি প্রকল্প একটি পরিবর্তন মাধ্যমে সুযোগ মধ্যে যায় এটি বেশ disorientating হতে পারে। সময়সূচী ভুল, বাজেটটি ভিন্ন হতে পারে, প্রয়োজনীয়তা অবশ্যই ভিন্ন। দলটি একটি পরিবর্তন অস্থির করতে পারে, বিশেষত বড় বা বড় যে কোনও একটি সিদ্ধান্ত যা তারা আগে মনে করেছিলেন পাথরের মধ্যে সেট করা হয়েছিল (হ্যাঁ, যারা ঘটতে পারে)। প্রক্রিয়া তাদের জন্য সম্ভব হিসাবে সহজ করা।
4. সাহায্য করতে সেখানে থাকুন কাজ করার একটি নতুন উপায় বিছানা মধ্যে কিছু সময় লাগে। আপনি পূর্বে একটি অনানুষ্ঠানিকভাবে (বা না সব) প্রজেক্টের পরিবর্তন পরিচালিত হয়েছে তারপর একটি আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়া একটি পরিবর্তন 'আমরা এখানে চারপাশে জিনিষ উপায় হতে কিছু সময় লাগতে পারে '। দলকে বলুন যে আপনি তাদের সাহায্য করার জন্য সেখানে আছেন যদি তারা আপনার অতীতের কিছু চালাতে চান।
5. না বলুন ভয় না। সব পরিবর্তনই উপযুক্ত প্রস্তাব নয়। আপনার দলকে জানাতে হবে যে, তারা এই পরিবর্তনের সাথে সঠিক কথোপকথন না করার ব্যাপারে দৃঢ়প্রত্যয়ী মনে করেন এবং এই পরিবর্তনের সাথে তাদের কথোপকথনে পরিবর্তন আনবেন।
আপনার প্রজেক্টকে রদবদল করতে পারে এমন একটি উপায় হল কার্যকরভাবে পরিবর্তন করার জন্য পরিচালন নয়, তাই সতর্ক থাকুন। এই তথ্য সহ সশস্ত্র আপনি এখন নিয়ন্ত্রিত ভাবে প্রকল্প পরিবর্তনের সাথে আচরণ শুরু করতে পারবেন।