প্রজেক্ট বোর্ড এবং স্টিয়ারিং গ্রুপ আপনার প্রকল্পকে সমর্থন করে
চলুন শুরু করা যাক যে প্রজেক্ট বোর্ড কোন প্রজেক্টের সাংগঠনিক কাঠামোর একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। যদি আপনার কোন এক না থাকে, তাহলে আপনার সেট আপ করার জন্য আপনার ম্যানেজারের সাথে কথা বলা উচিত।
প্রকল্প বোর্ড প্রকল্পের পৃষ্ঠপোষক দ্বারা সভাপতিত্ব করা হয় এবং সাধারণত অন্যান্য সিনিয়র স্টেকহোল্ডারের পাশাপাশি প্রকল্প ব্যবস্থাপকও অন্তর্ভুক্ত থাকবে ।
বোর্ডে সাধারণত তিন থেকে পাঁচ জন লোক রয়েছে। তারা সব প্রধান প্রকল্প অংশীদার এবং যারা প্রকল্পের জন্য কাজ সম্পন্ন করার ক্ষমতা আছে।
নিচের লাইন: এটি এমন একটি গ্রুপ যা প্রকল্পটির তত্ত্বাবধানে সহায়তা করে এবং সঠিক পথে এগিয়ে চলার জন্য এটি দেখাতে পারে।
প্রজেক্ট বোর্ডগুলি প্রকল্পের জীবনচক্রের শুরুতে সেট আপ করা হয় এবং এটি বন্ধ না হওয়া পর্যন্ত পুরো প্রকল্পটি পরিচালনা করে। চলুন শুরু করা যাক একটি প্রকল্প বোর্ডের 4 টি কী ভূমিকা।
প্রকল্প বোর্ড শাসন দেয়
প্রথমত, প্রকল্প বোর্ড জটিল শাসন প্রদান করে। তারা নিশ্চিত করে যে নীতিগুলি কর্পোরেট স্তরে এবং পোর্টফোলিও বা প্রোগ্রাম স্তরে অনুসরণ করা হয়। প্রকল্প দলটি কি বহন করছে তা তারা দেখায়। প্রকল্প প্রনোদরের বরাত দিয়ে তারা প্রকল্পের সফল ডেলিরিনার জন্য জবাবদিহি এবং এই শাসন ভূমিকা নিশ্চিত করে যে প্রকল্প দল নৈতিক এবং কোম্পানির জন্য গ্রহণযোগ্য সীমাগুলির মধ্যে কাজ করছে।
তারা প্রকল্প ব্যবস্থাপককে জিজ্ঞাসাবাদ করে এবং সাহায্য ও সহায়তা প্রদান করে।
প্রকল্প বোর্ড নির্দেশিকা প্রদান করে
প্রজেক্টে তৈরি করা বেশিরভাগ সময়ই সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়, এবং এর মধ্যে কিছু প্রকল্প পরিচালকের ছাড়পত্রের বাইরে চলে যাবে। যখন প্রকল্প ব্যবস্থাপক সিদ্ধান্ত নিতে অক্ষম হন, এবং এটি এমন কিছু বিষয় যা শুধু পৃষ্ঠপোষকতার চেয়ে বেশি স্টেকহোল্ডারের সাথে আলোচনা করা উচিত, এটি প্রকল্প বোর্ডে যাবে।
তাদের ভূমিকাটি দলকে যথাযথ নির্দেশ প্রদানের মাধ্যমে প্রকল্পটিকে অবশ্যই রাখা হবে। তারা প্রকল্পের শুরুতে দর্শন স্থাপন এবং সমগ্র ট্র্যাক উপর প্রকল্পের রাখা অবদান।
প্রকল্প বোর্ড সিদ্ধান্ত নেয়
প্রকল্প বোর্ড প্রধানত একটি সিদ্ধান্তগ্রহণকারী সংস্থা। তাদের ভূমিকা হল যেগুলি সমস্যাগুলি অবরোধ করে এবং প্রকল্প ব্যবস্থাপককে সফল সমাপ্তির জন্য একটি পরিষ্কার পথ দেখতে সহায়তা করে এগিয়ে চলেছে এমন সিদ্ধান্তগুলি গ্রহণ করতে হবে।
প্রকল্প ব্যবস্থাপক প্রকল্প বোর্ডে সুপারিশ করবে। এতে ঠিকানাগুলিতে প্রস্তাবগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:
- ঝুঁকি, যেমন প্রশমন সম্ভাব্য চ্যালেঞ্জ মোকাবেলার পরিকল্পনা
- সমস্যা
- রিসোর্সিং সমস্যাগুলি, সঠিক দল সদস্যদের উপলব্ধ না থাকার মত
- সময়সূচী বিলম্ব
- বাজেট ওভাররন
প্রজেক্ট বোর্ডের প্রজেক্ট ম্যানেজারের সুপারিশের উপর জোর দেওয়া উচিত নয়। একটি গ্রুপ হিসাবে, তারা এগিয়ে উপায় জন্য অন্যান্য পরামর্শ সঙ্গে আসতে পারেন, এবং প্রায়ই তারা কি যে প্রায়ই কারণ তারা একটি বড় ছবি আছে, প্রকল্প ব্যবস্থাপনার তুলনায় প্রকল্পের পরিবেশের কর্পোরেট দৃশ্য, তাই তারা বিকল্প রুট দেখতে সক্ষম এবং সময়ে সেরা এক নির্বাচন করতে পারবেন।
প্রকল্প বোর্ড খরচ অনুমোদন
অবশেষে, প্রজেক্ট বোর্ড সামগ্রিক বাজেটকে অনুমোদন করে।
প্রতিটি ক্রয় আদেশ বা বাজেটের আইটেমটি সাধারনত পরিচালিত হয় প্রকল্প ব্যবস্থাপক দ্বারা: প্রতিটি চালানের জন্য অর্থ প্রদানের জন্য আপনার প্রোজেক্ট বোর্ডে যেতে হবে না।
যাইহোক, প্রজেক্ট লেভেলের সামগ্রিক পর্যায়ে প্রোজেক্ট বোর্ডের ভূমিকা প্রথমে ভূমিকা পালন করে কিভাবে আপনি অর্থ ব্যয় করতে যাচ্ছেন (আপনার বাজেট পরিকল্পনা) এবং তারপর চলমান খরচের উপর নজরদারির জন্য প্রকল্পটিকে ট্র্যাক করতে হয়।
আপনাকে আনুমানিক তহবিল বা পরিচালন সঞ্চয়গুলি ব্যয় করতে হবে বলে মনে হয় যখন আপনাকে দেখানো হবে তখন প্রকল্প বোর্ডে আঁকতে হবে। তারা overspends অনুমোদন এবং প্রকল্প দল অতিরিক্ত ধাক্কা যেখানে এই সমর্থনযোগ্য হতে পারে সহায়তা করতে পারে।
সামগ্রিকভাবে, প্রজেক্ট বোর্ড প্রকল্প দলের জন্য একটি সুশৃঙ্খল শাসন এবং স্টিয়ারিং ফাংশন প্রদান করে। তাদের দিকনির্দেশনা এবং উপদেশ প্রকল্প ব্যবস্থাপককে সঠিক দিক নির্দেশনা প্রদান করে সাহায্য করে, এবং তারা পুরোপুরি পদত্যাগ করতে সহায়তা করে এবং যদি কোনও ভুল থেকে শুরু হয় তবে সাহায্য করা হয়