কিভাবে কার্যকরী ইমেইল লিখুন

01 প্রথম, মেসেজ এবং প্রাপক বিবেচনা করুন

পরবর্তী, প্রাপকের দৃষ্টিকোণ বিবেচনা করুন তিনি কি কোন তথ্য বা পদক্ষেপ নিতে আপনার বার্তা বুঝতে প্রয়োজন? প্রয়োজনীয় (কিন্তু অত্যধিক নয়) ব্যাকগ্রাউন্ড তথ্য দিন এছাড়াও, এই বিশেষ প্রাপক জন্য উপযুক্ত শিষ্টাচার মনে রাখা। ইমিটিকনস এবং সংক্ষেপে, OMG বা LOL মত, কাজের অ্যাপ্লিকেশনের জন্য উপযুক্ত এবং সবচেয়ে ব্যবসার ইমেইল।

02 একটি বর্ণবাদী ইমেইল বিষয় লাইন লিখুন

যখন আপনি একটি ইমেল লিখবেন, "হাই" বা "কাজের আওতায় বাড়ি কাজ" মত বিষয় লাইনে অস্পষ্ট কিছু লিখবেন না বা এটি ফাঁকা রাখুন। এই ধরনের বিষয় লাইনের সাথে ইমেলগুলি প্রাপকের স্প্যাম বাক্সে শেষ হওয়া অথবা সহজে উপেক্ষা করার একটি ভাল সুযোগ রয়েছে। আপনি যদি চাকুরীর জন্য আবেদন করেন, তাহলে বিষয় লাইনে অবস্থানের নাম রাখুন। যদি ইমেল একটি সহকর্মী হয়, তাহলে আপনার বিষয় লাইনটি একটি সংক্ষিপ্ত শব্দভাণ্ডার তৈরি করুন যা বার্তাটির উদ্দেশ্য সমীচীন করে। একটি বর্ণনামূলক বিষয় লাইন লেখার জন্য আরেকটি সুবিধা হল আপনার ইনবক্সটি খুঁজে পাওয়া আরো সহজ হবে যদি আপনি এটি পরে খুঁজে বের করতে চান "প্রশ্ন" এর মত একটি ইমেল লাইনের সাথে কিছুটা সহায়ক হবে না, যদিও।

03 প্রাপককে সঠিকভাবে শুভেচ্ছা জানান

আপনি যদি আপনার প্রাপকের নাম জানেন কিন্তু ব্যক্তিগতভাবে তাকে না জানেন, একটি শিরোনাম ব্যবহার করে অভিবাদন, উদাহরণস্বরূপ। প্রিয় শুমারী ব্রুনেলি ("মিসেস" বা "মিস" উপযুক্ত কিনা তা অনিশ্চিত হলে নারীদের জন্য "সুসমাচার" ব্যবহার করুন।) আপনি যদি লিঙ্গ সম্পর্কে অনিশ্চিত থাকেন তবে কেবল প্রথম এবং শেষ নামটি ব্যবহার করুন, অর্থাৎ প্রিয় ক্রিস স্মিথ। যদি আপনি ব্যক্তির নাম জানেন না, তবে কোনও অভিবাদন ছাড়াই আপনার ইমেলটি শুরু করুন অথবা একটি সাধারণ অভিবাদন ব্যবহার করুন, উদাহরণস্বরূপ। হ্যালো, শুভেচ্ছা, প্রিয় ম্যানেজার ইত্যাদি

যদি ইমেলটি একটি সহকর্মী বা অন্য কারো কাছে থাকে তবে আপনি যে ব্যক্তির নাম বা ফোন ব্যবহার করবেন তা ব্যবহার করুন।

04 সঠিক ব্যাকরণ এবং যতিচিহ্ন ব্যবহার করুন

একটি ইমেলে সঠিক ব্যাকরণ ব্যবহার করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ সচেতনভাবে বা subconsciously, পাঠকদের ব্যাকরণগত ত্রুটি জন্য প্রেরকদের শাস্তি।

• চালান অন বাক্য - আপনি যখন একটি ইমেল লিখেন, সময়গুলি বাদ দিন না। যে ছোট বিরতি পাঠকদের সময় শব্দ 'গ্রহণ করতে দেয়' অর্থ ছোট বাক্য এই ক্ষুদ্র pauses আরও জন্য অনুমতি দেয়। দীর্ঘ বাক্যগুলি ভেঙ্গে এমনকি যখন তারা টেকনিক্যালি বাক্যগুলিতে চালনা করা হয় না
• কমা - খুব কম সংখ্যক কমা বিভ্রান্তিকর হতে পারে। কমা সঠিকভাবে ব্যবহার করতে শিখুন
• বিষয়-ক্রিয়া চুক্তি - এই ধরনের ত্রুটিগুলির সাথে বাক্যগুলি ভাল যোগাযোগ দক্ষতার সাথে প্রার্থীদের চাইতে নিয়োগকারীদের জন্য লাল পতাকা। বিষয়-ক্রিয়া চুক্তি জন্য নিয়ম পর্যালোচনা

05 বানান এবং মূলধন যাচাই করুন

একটি বানান পরীক্ষক ব্যবহার করুন, কিন্তু এটি উপর নির্ভর করবেন না। একটি বানান পরীক্ষক "তাদের" জন্য "তারা" বা "সেখানে" জন্য "তাদের" ধরা হবে না, এবং এই ধরনের ত্রুটির উদাসীনতা নির্দেশ করে। "যদিও" জন্য "আপনি" অথবা "থো" জন্য "u" হিসাবে টেক্সটিং সংক্ষিপ্তকরণ ব্যবহার করবেন না।

সঠিক মূলধন ব্যবহার করুন বেশিরভাগ লোক বাক্য এবং সঠিক নামগুলি শুরু করতে মূলধন জানেন, কিন্তু অনেকগুলি ইমেলগুলিতে তা করতে ব্যর্থ হয়। দেখান যে আপনি Shift কীটি আঘাত করতে সেকেন্ডের যে অতিরিক্ত ভগ্নাংশটি গ্রহণ করবেন না তা মনে রাখবেন না অন্য দিকে, অনেক বড় বড় অক্ষর পাঠককে বিভ্রান্ত করতে পারে। সব ক্যাপগুলোতে বাক্যাংশগুলি লিখতে এড়িয়ে চলুন (যা অনেকগুলি ব্যক্তিকে চিত্কারের সমতুল্য হিসাবে ব্যাখ্যা করে) পাশাপাশি জোর দেওয়া, শুধু জোর দেওয়ার জন্য, প্রথম বাক্যের বাক্য যা বাক্য বা সঠিক নামগুলির শুরুতে নেই।

06 ইমেলে সহজ ফর্ম্যাটিং ব্যবহার করুন

মনে রাখবেন যে ইমেইল প্রোগ্রামগুলি বিভিন্নভাবে ভিন্নভাবে প্রদর্শিত হয়। কি আপনার পর্দায় পুরোপুরি সংযুক্ত সংযুক্ত অন্য কেউ এর একসঙ্গে চালানো হতে পারে। এই কারণে, একটি ইমেলের মধ্যে একটি উচ্চ গঠনযুক্ত শব্দ প্রক্রিয়াকরণ নথি, যেমন একটি সারসংকলন বা কভার লেটার, আটকান এড়াতে। প্লেইন টেক্সট ফর্ম্যাটে লিখিত ডকুমেন্টগুলি ব্যবহার করুন।

অনুচ্ছেদ সংক্ষিপ্ত করুন। সময়ের মত, অনুচ্ছেদের বিরতি রিডারের চোখ বিশ্রাম দেয়। সেল ফোনে কেউ যে ইমেল পাঠাচ্ছেন সেটি ছোট অনুচ্ছেদ থেকে উপকৃত হবে। কিন্তু এখনও অনুচ্ছেদ সংক্রান্ত মৌলিক নিয়ম অনুসরণ যত্নশীল হতে হবে।

07 সংক্ষিপ্ত করুন

মেমেন্টিং ই-মেইলগুলি যেটি দফায় দফায় টেনে নিয়ে যায় এবং অবশেষে ভুলে যায়। বা খারাপ, তারা ভুল বোঝা হতে পারে। সংক্ষিপ্ত ভাষা ব্যবহার করে আপনার উদ্দেশ্য পরিষ্কার করুন।

• Wordiness দূর করুন - সক্রিয় ক্রিয়া দিয়ে লিখুন। "জ্যাক আমাকে ফর্ম পাঠিয়েছে" একটি সক্রিয় ক্রিয়া ব্যবহার করে "ফর্মগুলি জ্যাক দ্বারা আমাকে পাঠানো হয়েছিল" প্যাসিভ। প্যাসিভ ফর্ম শুধুমাত্র আরো কয়েকটি শব্দ ব্যবহার করে, কিন্তু এটি যোগ করা হয়েছে। এর চেয়েও বেশি, এটি পাঠকদের তাদের মাথা মধ্যে ধারনা পুনর্ব্যবহার প্রয়োজন।
• পয়েন্ট স্টিক - প্রারম্ভিক তথ্য বা ধারনা যোগ করার প্রলোভন প্রতিরোধ। অন্য ইমেলের জন্য এই সংরক্ষণ করুন
• বুলেট পয়েন্টগুলি ব্যবহার করুন - এইগুলি আপনার পাঠককে কী কী গুরুত্বপূর্ণ তা বিবেচনা করার জন্য দৃশ্যমান সূত্রগুলি ব্যবহার করার অনুমতি দেয়। কিন্তু বুলেটগুলি কীভাবে প্রদর্শিত হবে সে সম্পর্কে সন্দেহ হলে, বুলেটগুলি তৈরি করতে আস্টেরিক্স বা হাইফেন ব্যবহার করুন

08 স্বাক্ষর ইমেল যথাযথভাবে

যদি আপনার ইমেল একটি মান স্বাক্ষর ডিফল্ট হয়, তাহলে আপনি যে নির্দিষ্ট ইমেল পাঠাচ্ছেন তার জন্য এটি উপযুক্ত। রাজনৈতিক বিবৃতি বা আপনার সন্তানের নাম এবং বয়সের সাথে স্বাক্ষর ব্যক্তিগত ইমেইল জন্য জরিমানা, কিন্তু কাজের জন্য একটি কম ব্যক্তিগত স্বাক্ষর ব্যবহার। আপনার কাজ এবং আপনার নিয়োগকর্তার উপর নির্ভর করে, আপনি এখনও একটি উদ্ধৃতি দিয়ে আপনার ইমেল স্বাক্ষর ব্যক্তিগত করতে পারেন। অ-বিতর্কিত কিছু চয়ন করুন যদি আপনি কোনও চাকুরীর বিষয়ে জিজ্ঞাসা করেন, কোনও উদ্ধৃতি বা অতিরিক্ত ব্যক্তিগতকরণ ছাড়া উপযুক্ত যোগাযোগের তথ্য দিতে আপনার স্বাক্ষর ব্যবহার করুন।

09 আঘাত প্রেরণের আগে পুনর্বিবেচনা / পুনর্বিবেচনা করুন

আপনি প্রেরণ আঘাত করার আগে বানান এবং যতিচিহ্নের ত্রুটিগুলির জন্য পরীক্ষা করুন। আপনি যদি কোনও কাজের অ্যাপ্লিকেশনের জন্য কোনও ইমেল খুঁজে পান, তাহলে এটি ঠিক করুন আপনার প্রেরণ করার আগে এটি আবার পুনরূদ্ধার করুন। কিন্তু কন্টেন্ট জন্য পুনরূদ্ধার। যদি আপনার ইমেল দীর্ঘ হয়, এটি আরও সংক্ষিপ্ত করতে উপায় সম্পর্কে চিন্তা করুন। এবং যদি আপনার ইমেল বিতর্কিত হয় বা রাগে লেখা হয়, প্রেরণ না পাঠান আঘাত আঘাত। কয়েক ঘন্টা বা এক দিন পরে ফিরে আসুন এবং দেখুন আপনি এখনও এটি পাঠাতে চান কিনা।

এটি ইমেল পাঠানোর আগে অনেক কাজ করতে পারে, কিন্তু যদি আপনি কার্যকর ইমেল পাঠাচ্ছেন এবং আপনার ইমেলটি আরও কার্যকরী ভাবে সংগঠিত করছেন, তাহলে আপনি আসলে আরো বেশি সময় পাবেন না।