কেন আপনি একটি পেশাদারী ইমেল পাঠাতে চান? কারণ একটি সংখ্যা আছে। আপনি একটি সম্ভাব্য নিয়োগকর্তা আপনার কভার লেটার পাঠাতে পারেন, একটি সহকর্মী একটি চিঠি ধন্যবাদ যারা একটি রেফারেন্স হতে সম্মত, আপনার বর্তমান মনিব একটি পদত্যাগ পত্র, অথবা সুপারিশ একটি চিঠি জন্য একটি অনুরোধ।
আপনার অ-ব্যক্তিগত ইমেল পাঠানোর অন্য কারণ থাকতে পারে, এবং প্রকৃতপক্ষে, আপনার সমস্ত ইমেল সংগঠিত এবং পেশাদারী হয় তা নিশ্চিত করার জন্য এটি একটি ভাল ধারণা। এখানে আপনার বার্তাগুলি অন্তর্ভুক্ত করা কি অন্তর্ভুক্ত করা হয় না, এবং কি বন্ধ করতে, সাইন ইন এবং আপনার ইমেইল বার্তা পাঠাতে
পেশাদার ইমেল বার্তা নির্দেশিকা
একটি উচ্চ মানের পেশাদারী ইমেল লিখতে এই ধাপগুলি পর্যালোচনা করুন, এবং আপনি সবসময় গ্রহীতার উপর একটি মহান ছাপ করতে হবে:
- বিষয় লাইনে: বিষয় লাইনে লেখার জন্য আপনার উদ্দেশ্যকে সুস্পষ্টভাবে তুলে ধরুন। আপনার বিষয় লাইনটি "আপনাকে ধন্যবাদ" বা "প্রস্তাবনার জন্য অনুরোধ" হিসাবে সহজ হতে পারে।
- শুভেচ্ছা: এমনকি যদি আপনি একটি খুব সংক্ষিপ্ত ইমেইল লিখতে থাকেন, একটি অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত। আপনি যদি ব্যক্তির নাম জানেন, তা অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি আপনি ব্যক্তির সাথে প্রথম নাম ভিত্তিক না হন, তাদের শিরোনাম দ্বারা তাদের কল।
- দৈর্ঘ্য: আপনার ইমেল যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখুন। মানুষ দীর্ঘ ইমেইল পাগল ঝোঁক, তাই শুধুমাত্র অপরিহার্য তথ্য অন্তর্ভুক্ত
- ফন্ট শৈলী: অলঙ্কৃত, ক্রীড়নশীল, বা রঙীন ফন্ট এড়িয়ে চলুন; এই কেবল আপনার প্রকৃত বার্তা থেকে প্রাপক বিক্ষিপ্ত। সাহসী এবং তির্যক হিসাবে ভাল হিসাবে ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন, যা একটি ইমেল চেহারা cluttered করা সব রাজধানী অক্ষরে লিখবেন না; এই একটি ইমেল গুজব বা overexcited হিসাবে জুড়ে আসে
- ইমোটিকনস : একটি পেশাদার ইমেলে ইমোটিকন অন্তর্ভুক্ত করবেন না; ব্যক্তিগত চিঠিপত্রের জন্য এই সংরক্ষণ।
- বানান এবং ব্যাকরণ: আপনি একটি ইমেল লেখার কারণেই বোঝা যায় যে আপনি বানান এবং ব্যাকরণ সম্পর্কে স্লিপ হওয়া উচিত। এটি পাঠানোর আগে আপনার ইমেল সাবধানে সম্পাদনা করুন। একটি ত্রুটি মুক্ত বার্তা প্রাপককে বলে যে আপনার ইমেলটি গুরুত্ব সহকারে নেওয়া উচিত।
- শেষ: একটি সংক্ষিপ্ত "আপনাকে ধন্যবাদ," "সেরা", অথবা অন্য একটি সহজ প্রেরণ বন্ধ, এবং তারপর আপনার নাম দিয়ে সাইন আউট। বেশিরভাগ ইমেল অ্যাকাউন্ট আপনাকে আপনার ইমেল, শিরোনাম এবং যোগাযোগের তথ্য সহ প্রতিটি ইমেলের সাথে একটি স্বাক্ষর এম্বেড করুন। এটি প্রতিটি চিঠিপত্রের আরো পেশাদারী করতে একটি দুর্দান্ত উপায়।
অতিরিক্ত পেশাদার ইমেইল বার্তা টিপস
একবার আপনি আপনার ইমেল লেখেন, "পাঠান" বোতামটি ক্লিক করার আগে এই সমস্ত ধাপগুলির মাধ্যমে যান:
- নিশ্চিত করুন যে আপনার বার্তাটি সম্পন্ন হয়েছে: আপনার ইমেলের বিষয় লাইনটি পূরণ করা নিশ্চিত করার জন্য ডাবল চেক করুন, আপনি একটি স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করেছেন , আপনি সঠিক পরিচিতি ব্যক্তির কাছে বার্তা প্রেরণ করছেন এবং আপনি Bcc ফিল্ডে পাঠাতে পারেন নিজের কাছে অনুলিপি করুন যাতে আপনার কাছে ইমেল বার্তাটির একটি রেকর্ড থাকে।
- আপনার ইমেইল বার্তা প্রুফ: আপনি প্রেরণ আঘাত আগে, এছাড়াও আপনি চেক বানান নিশ্চিত করুন এবং আপনার ব্যাকরণ এবং মূলধন চেক করুন। তারা ই-মেইল জব সার্চ পত্রের মতই গুরুত্বপূর্ণ কারণ তারা একটি কাগজের চিঠিতে রয়েছে।
- একটি পরীক্ষার ইমেল বার্তা পাঠান: আসলে আপনার ইমেল পাঠানোর আগে, প্রথমবারের মতো আপনার কাছে এই বার্তা প্রেরণ করুন যে ফরম্যাটিং কাজ করে এবং কিছুই জায়গা থেকে বের হয় না। সবকিছু ভাল দেখলে, এগিয়ে যান এবং কোম্পানীর ইমেল পাঠান বা আপনার সাথে যোগাযোগ করা হয়।
- নিজের জন্য ইমেইল বার্তাটি একটি অনুলিপি পাঠান: ইমেল বার্তাটির একটি অনুলিপি নিজের কাছে পাঠানোর জন্য Bcc ফিল্ডটি ব্যবহার করুন যাতে আপনি আপনার বার্তাটি পাঠিয়েছেন এবং আপনি এটি কে পাঠিয়েছেন তার একটি রেকর্ড আছে। আপনি আপনার পাঠানো ফোল্ডারে এই তথ্য খুঁজে পেতে পারেন।
- আপনার প্রতিলিপিগুলি ফাইল করুন: অনেক ইমেল প্রোগ্রামগুলির মাধ্যমে আপনি কোন গুরুত্বপূর্ণ অতীতের ইমেল খুঁজে পেতে সহজ করার জন্য ফোল্ডারগুলি পাঠাতে পারেন। আপনার সমস্ত চাকরী অনুসন্ধান ইমেলের জন্য একটি ফোল্ডার সেট আপ করুন এবং আপনার কাজের অনুসন্ধান ফোল্ডারে পাঠানো ইমেল বার্তাগুলির আপনার অনুলিপিগুলি ফাইল করুন।
নিয়মিতভাবে আপনার ইমেল চেক করুন
সময়টি যখন আপনি অনুসন্ধান করছেন তখন সারাংশ হয়, তাই আপনার ইমেলটি নিয়মিতভাবে এবং ঘন ঘন চেক করা গুরুত্বপূর্ণ, যাতে আপনি কোনও গুরুত্বপূর্ণ সুযোগগুলি বাদ দেন না। খুব কম সময়ে, সকাল এবং বিকালে বিকেলে আপনার ইমেল চেক করুন, যাতে আপনার কাছে প্রাপ্ত বার্তাগুলির সময়মত সাড়া দেওয়ার জন্য আপনার সময় থাকবে।
এই দিন, একটি স্মার্টফোন থাকা আপনার ইমেল যেখানে আপনি যান এবং যখনই আপনি চান চেক করতে পারেন - আপনার কম্পিউটারের উপর আরো ঘোরাঘুরি না। আসলে, আপনি নতুন ইমেল বার্তাগুলির জন্য বিজ্ঞপ্তিগুলি পেতে পারেন, যাতে তারা আপনার ইনবক্সে যত তাড়াতাড়ি তাদের পড়তে পারেন।