প্রজেক্ট গভর্নেন্স: একটি সংজ্ঞা
প্রকল্প পরিচালনার শর্তগুলিতে 'শাসন' নীতিগুলি, প্রক্রিয়াগুলি, মানগুলি, প্রক্রিয়াগুলি এবং নির্দেশিকাগুলি যা আপনার সংস্থার দ্বারা পরিচালিত, চালিত এবং নিয়ন্ত্রিত হয় তা নির্ধারণ করে।
গভর্নেন্স অনেকগুলি আমলাতন্ত্রের সাথে ব্যাপক এবং 'ভারী' হতে পারে, অথবা স্কেচী এবং 'আলো' (যা ক্ষেত্রে এটি সম্ভবত অদক্ষ)।
পরিচালকদের উচিত তাদের পরিবেশ ও সংস্কৃতির জন্য শাসনের সঠিক স্তরের লক্ষ্য রাখা। নিশ্চিতভাবে আপনার শাসন নীতিগুলি উদ্দেশ্যসাধনের জন্য উপযুক্ত হয় তা নিশ্চিত করার জন্য এটি কার্যকর।
গভর্নেন্স শীর্ষে শুরু হয়। কোম্পানির বোর্ড সুশাসনের ধারণা এবং সেই নির্দেশ অনুযায়ী নির্দিষ্ট নির্দেশিকা অনুযায়ী সঠিকভাবে পরিচালিত হওয়া উচিত। এই মনোভাব এবং প্রত্যাশিত মান প্রকল্প বোর্ড এবং প্রকল্প নেতাদের (এবং প্রোগ্রাম দল, যেখানে এই বিদ্যমান) থেকে ফিল্টার হবে।
কেন প্রকল্প পরিচালন বিষয়গুলি
আপনার প্রকল্প পৃষ্ঠপোষক এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ অংশীদাররা জানতে চান যে আপনি সঠিকভাবে প্রকল্প বাজেটটি ব্যয় করছেন। তারা দেখতে চান যে আপনি আপনার প্রকল্পের অগ্রগতিটি কার্যকরীভাবে অনুসরণ করছেন এবং প্রয়োজনে প্রকল্প ঝুঁকির পরিচালনা করার জন্য পদত্যাগ করছেন।
কিন্তু প্রকল্পগুলিতে সুশাসনের পক্ষে যুক্তিটি আরও বেশি যায়।
শাসন ব্যবস্থা ক্লায়েন্টদের দ্বারা দাবি করা হয়, বিশেষ করে সরকারি সেক্টরে।
সরকার এবং নিয়ন্ত্রক নির্দিষ্ট প্রকল্পের জন্য কিছু মান (এবং কিছু ক্ষেত্রে, প্রয়োগ করা) জিজ্ঞাসা করে। শাসন কেবল একটি অভ্যন্তরীণ বিষয় নয়: নিয়ন্ত্রিত বাজারে পরিচালিত অনেক কোম্পানিকে বাহ্যিক আইন থেকে নির্দেশনা অনুসরণ করতে হবে, যেমন Sarbanes-Oxley প্রজেক্ট গভর্নেন্সটি আপনার কোম্পানীর কার্যকারিতা এবং আপনার শিল্পের নির্দিষ্ট নির্দেশিকা এবং প্রবিধানের মধ্যে এটি প্রমাণ করতে সক্ষম হওয়ার একটি ছোট অংশ তৈরি করে।
প্রকল্প শাসন আপনাকে সাহায্য করে:
- বিনিয়োগের উপর আপনার প্রত্যাশা উন্নতি এবং কার্যকরভাবে যারা বিনিয়োগ ট্র্যাক
- প্রকল্পের জন্য কেনার জন্য লাভ
- প্রকল্পগুলি ব্যর্থ হলে সাধারণ কারণগুলি এড়িয়ে চলুন
- আরও কার্যকরভাবে যোগাযোগ করুন
- কর্ম সঞ্চালনের তুলনায় এটি সহজ তৈরীর, প্রকল্পের জুড়ে মানদণ্ড প্রবর্তন
- ঝুঁকি হ্রাস করুন
- একটি কাঠামোগত পরিবেশে কর্মীদের বিকাশ এবং প্রেরণা
কি প্রজেক্ট গভর্নেন্স ভালো লেগেছে
তাই এখন আমরা জানি প্রজেক্ট গভর্নেন্স কি, এটি একটি প্রকল্পে কেমন দেখাচ্ছে? এখানে এমন ধরণের কার্যক্রম রয়েছে যা প্রজেক্ট পরিবেশে শাসন প্রদর্শন করে।
- অনুমোদন জন্য সংজ্ঞায়িত পয়েন্ট সহ একটি সুশৃঙ্খল প্রকল্প ব্যবস্থাপনা জীবনচক্র রয়েছে। এই পয়েন্টগুলি যেখানে প্রকল্পটির কার্যকারিতা নিয়ে আলোচনা করা হয় এবং কাজটি চালিয়ে যেতে হবে কিনা তা নিয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।
- প্রকল্পের একটি পরিষ্কার ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে আছে, এবং ব্যবসার ক্ষেত্রে সঠিক তথ্য পরিচালনার জন্য পরিচালন দলকে সক্ষম করার জন্য যথেষ্ট তথ্য রয়েছে।
- যারা সিদ্ধান্তগুলি পর্যাপ্তভাবে নথিভুক্ত এবং যোগাযোগ করা হয়।
- প্রকল্পগুলিতে কাজ করে মানুষ ভূমিকা এবং দায়িত্ব সংজ্ঞায়িত করেছেন।
- ক্রমাগত শিক্ষার একটি সংস্কৃতি রয়েছে যা প্রকল্পের দলগুলিকে একটি দোষহীন পরিবেশে শিখতে শিখতে ও অবিরত আলোচনা করতে পারে।
- প্রজেক্টস এবং প্রক্রিয়াকরণ আছে যা প্রকল্পের দলগুলিকে তাদের প্রকল্প পর্যালোচনা করতে এবং প্রয়োজনে স্বাধীন সহায়তা চাইতে পারে।
- হরতালকারীরা জড়িত এবং তারা প্রক্রিয়াটি বিশ্বাস করে।
- প্রজেক্ট টিমগুলি এমন ব্যক্তিদের তৈরি করা হয় যারা প্রাসঙ্গিক ভূমিকা অভিজ্ঞ এবং যোগ্যতাসম্পন্ন।
প্রকল্পের শাসন সামগ্রিকভাবে প্রতিষ্ঠানের মধ্যে শাসন কাঠামোর সঙ্গে লিঙ্ক করা হয়। আপনি যদি মনে করেন যে প্রকল্প শাসনের মূল লক্ষ্যটি সঠিকভাবে পরিচালিত হয় তা নিশ্চিত করার জন্য, আপনি দেখতে পারেন যে এটি একটি কর্পোরেট স্তর, আর্থিক ঝুঁকির ব্যবস্থাপনা এবং আরো অনেক কিছুতে আর্থিক শাসনকে কিভাবে সংযুক্ত করে।
প্রজেক্ট গভর্নেন্স আপনার বর্তমান সাংগঠনিক প্রক্রিয়ার মধ্যে নিখুঁতভাবে ফিট করা উচিত। অন্য কথায়, একটি নতুন নতুন আর্থিক ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া তৈরি করবেন না যখন আপনি ইতিমধ্যে অন্য অঞ্চলে কাজ করে থাকেন! একটি প্রকল্প পরিবেশে ব্যবহার করার জন্য তাদের উপযুক্ত করার জন্য বর্তমানে বিদ্যমান এবং টেক্যাক্ট প্রক্রিয়াগুলি ব্যবহার করুন।
5 প্রকল্প গভর্নেন্সের জন্য ফোকাসের ক্ষেত্র
যখন আপনি এটির সন্ধান শুরু করেন, তখন আপনি বুঝতে পারবেন যে প্রকল্প পরিচালনার সমস্ত উপাদানগুলির মাধ্যমে প্রজেক্ট গভর্নেন্স ব্যাপক।
যাইহোক, কিছু গুরুত্বপূর্ণ ফোকাস এলাকা যেখানে শাসন বিশেষভাবে প্রাসঙ্গিক।
- পদ্ধতি এবং প্রক্রিয়া: এই আপনি নির্ভরযোগ্যভাবে এবং sustainably কাজ বিতরণ করা।
- জ্ঞান পরিচালন: পাঠ শিক্ষার জন্য এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং এটি নিশ্চিত যে প্রতিষ্ঠানটি প্রকল্প অভিজ্ঞতার থেকে শিখছে। আপনি একই ভুল একাধিক বার করা বন্ধ করতে চান তাহলে জ্ঞান ব্যবস্থাপনা অপরিহার্য।
- প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পরিপক্কতা: আপনার সাংগঠনিক প্রকল্প পরিচালনার মেয়াদ বৃদ্ধি বাড়ায়, তাই আপনার সাফল্যের সাথে সফলভাবে বিতরণ করতে হবে
- সিনিয়র লেভেল Buy-in: গভর্নেন্স প্রজেক্টের প্রতিশ্রুতি শীর্ষে শুরু হয়। আপনার যদি ব্যবস্থাপনা সমর্থন থাকে তবে এটি ব্যবসার সমস্ত স্তরের মধ্য দিয়ে ছিটকে পড়বে এবং গভর্ন্যান্সের পদ্ধতি আরও টেকসই হবে।
- সমর্থক সংস্কৃতি: সমর্থন একটি সংস্কৃতি, দোষ না, প্রকল্প পরিচালকদের উন্নতিলাভ করার জন্য সঠিক পরিবেশ আছে তা নিশ্চিত করবে। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট অফিস বা প্রকল্প পরিচালক নেতৃত্বে একটি সহায়ক সংস্কৃতি, প্রকল্প পরিচালকদের তাদের লক্ষ্য এবং প্রকল্পের যারা পৌঁছাতে সাহায্য করবে।
যদি কোন কর্পোরেট স্ট্যান্ডার্ড না হয় তাহলে কি করবেন?
ছোট প্রতিষ্ঠানগুলির মধ্যে অনেক প্রকল্প ব্যবস্থাপক নিজেদেরকে একটি পরিবেশে প্রকল্পগুলি চালনা করে যা সহায়ক, এবং যেখানে প্রকল্প পরিচালনার ধারণাটির জন্য কিনে নেওয়া হয় সেখানে কিন্তু আনুষ্ঠানিক সাংগঠনিক কাঠামো ছাড়া যে কোন জায়গা থেকে ফিড দিতে পারে।
যে পরিস্থিতিতে - এবং এটি ছোট প্রতিষ্ঠানের জন্য একচেটিয়া নয় - আপনি স্ক্র্যাচ থেকে আপনার প্রকল্প শাসন মডেল ডিজাইন করা হবে। যদি একটি প্রকল্প শাসন পদ্ধতি না থাকে যা আপনি শেলফ বন্ধ করে নিতে পারেন এবং আপনার প্রকল্পটি মাপতে পারেন, তাহলে আপনাকে নিজের তৈরি করতে হবে।
এটা মনে হতে পারে না এমন কঠিন নয়!
বুনিয়াদি সেট আপ শুরু করুন:
- একটি ভূমিকা এবং দায়িত্ব নথি তৈরি করুন
- নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি প্রকল্প স্পনসর আছে
- আপনি একটি প্রকল্প বোর্ড বা স্টিয়ারিং গ্রুপ আছে নিশ্চিত করুন এবং আপনি গ্রহণ এবং মিনিট বিতরণ যা জন্য নিয়মিত মিটিং ব্যবস্থা
- একটি ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া সেট আপ
- একটি পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া সেট আপ করুন
- আপনার প্রকল্পের সময়সূচিতে পয়েন্টগুলি তৈরি করুন যেখানে আপনি ব্যবসার ক্ষেত্রে মূল লক্ষ্যের বিরুদ্ধে প্রকল্পটির কার্যকারিতা যাচাই করুন (ফেজের প্রতিটি স্তরের শেষে এই চেকগুলি স্থাপন করার জন্য প্রাকৃতিক বিন্দু)।
পরিশেষে এটি প্রকল্প প্রনোদর এর দায়বদ্ধতা নিশ্চিত করার দায়িত্ব যে পর্যাপ্ত শাসন আছে, কিন্তু প্রকল্প পরিচালকদেরও এটিকে সক্রিয় ভূমিকা নিতে পারে।
গভর্নেন্স প্রকল্প পরিচালনার মধ্যে শুষ্ক বিষয়গুলির একটি হতে পারে কিন্তু এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ এক। এটা যে সিনিয়র পরিচালন দল জানে যে আপনি একটি ভাল কাজ করছেন এবং এটি তাদের আশ্বস্ত করে যে প্রকল্পের হিসাবে এটি unfolding হয়। এটি ম্যানেজারদের জন্য প্রয়োজনীয় চেক এবং ব্যালেন্স প্রদান করে যে, অর্থটি ব্যবসার ক্ষেত্রে যথাযথ এবং আলাদাভাবে উপায়ে ব্যয় করা হচ্ছে।