একটি প্রকল্প চার্টারের সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা প্রকল্পটি কীভাবে অর্জন করবে তা নির্ধারণ করতে হয়। আসুন এই অপরিহার্য প্রকল্প নথিতে কি দেখি।
কি একটি প্রকল্প চার্টার মধ্যে যায়?
একটি প্রজেক্ট চার্টারের প্রথম অংশটি প্রকল্পটির নাম, স্পনসর এবং প্রকল্প ব্যবস্থাপকের নাম এবং ডকুমেন্টের তারিখ প্রস্তুত করা হবে।
তারপর আপনি ডকুমেন্টের মাংস মধ্যে পেতে
একটি প্রকল্প চার্টার প্রধান বিভাগ নিম্নরূপ হয়।
প্রকল্প উদ্দেশ্য: এই প্রকল্পটি কেন চেয়েছে তা ব্যাখ্যা করে। আপনি একটি ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে বা এই প্রকল্প ড্রাইভিং যে চুক্তি পড়ুন বা কাজ এই টুকরা করা কেন গুরুত্বপূর্ণ কেন স্প্লাইন করতে পারেন।
প্রকল্প বিবরণ: প্রকল্পটি কীভাবে অর্জন করতে যাচ্ছে এই বিভাগে ব্যাখ্যা করুন। আপনার তৈরি করা আইটেমগুলি বা ডেভেলপ করা হবে এমন পরিষেবাগুলি সম্পর্কে বিস্তারিত অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
বাজেট: এই সময়ে আপনি প্রকল্পের কাজ সম্পর্কে সমস্ত বিবরণ নাও থাকতে পারে, যাতে আপনি একটি পূর্ণ এবং বিস্তারিত প্রকল্প বাজেট একসঙ্গে রাখতে পারবেন না। যে কোনও বাজেট সীমাবদ্ধতা অথবা উচ্চ স্তরের প্রাথমিক পরিসীমাটি লক্ষ্য করুন যা আপনি আশা করেন।
ঝুঁকি: সব প্রকল্প ঝুঁকি আছে। প্রকল্প চার্টার এই বিভাগ আপনার প্রকল্পের ঝুঁকি লগ এর প্রাথমিক সংস্করণ ফর্ম। এই বিন্দু সম্পর্কে আপনি জানেন যে কোন ঝুঁকি নথিভুক্ত করুন যাতে ব্যবস্থাপনা দল এগিয়ে যেতে প্রকল্পটি প্রভাবিত হতে পারে কি দেখতে পারেন।
মাইলস্টোন: যদি আপনি উচ্চ স্তরের মাইলস্টোনগুলি জানেন, তাহলে এই বিভাগে প্রকল্প চার্টারে তাদের অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি আরও একটি বিস্তারিত পরিকল্পনা যোগ করার জন্য আসা পরে আপনি তাদের পরে আপনার গেন্ট্ট চার্টে হস্তান্তর করতে পারেন। মুহূর্তে আপনি ড্রপ মৃত তারিখ বা আপনি কাজ করছেন চুক্তি উল্লেখ নির্দিষ্ট কিছু খুঁজছেন।
প্রকল্প উদ্দেশ্য: এটি একটি সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ বিভাগ কিন্তু একসঙ্গে রাখা কঠিন হতে পারে। আপনি প্রশ্নটির উত্তর দিতে চেষ্টা করছেন: "আমরা কীভাবে শেষ করবো তা আমরা কীভাবে জানতে পারি?" আপনি কি এই প্রকল্পটি প্রত্যাশা করবেন তা লিখুন এবং আপনি যদি সেখানে পেয়ে থাকেন তবে আপনি কীভাবে তা জানতে পারবেন তা লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, সমস্ত বিভাগের জন্য একটি সময় রেকর্ডিং সিস্টেম চালু করার জন্য একটি প্রকল্পে, উদ্দেশ্য হতে পারে: "সমস্ত দল বছরের শেষে দ্বারা টাইমসেট সিস্টেম ব্যবহার করা হবে।" এছাড়াও এটির জন্য দায়ী হতে হবে কে একটি নোট করা আপনি এই উদ্দেশ্য পৌঁছেছেন যে সম্মত। এই প্রকল্পের শেষ সময়ে কোনও সমস্যা এড়ানো যায় যেখানে হঠাৎ কেউ কাজটি সম্পূর্ণভাবে সইতে প্রস্তুত নয়।
প্রজেক্ট ম্যানেজার অথরিটি লেভেল: যদি এটি সত্যিই স্পষ্ট হয় এবং অন্য কোথাও নথিভুক্ত না হয় তবে চার্টারের একটি বিভাগকে মূল্য দিতে হবে যা আপনি অন্য কোন সিনিয়র ব্যক্তির কাছ থেকে আরও সাইন আউট না করেই করতে পারবেন। এটি সাধারনত বাজেট এবং সময়সীমাগুলিতে কী সহনশীলতার মাত্রা নির্ধারণ করা হয়েছে এবং এটিকে প্রকাশ করা হবে: "প্রকল্প ব্যবস্থাপক বাজেটের 10% সহনশীলতা এবং নির্ধারিত সময়ের 5% সহনশীলতা রয়েছে। প্রকল্পের অনুমোদিত স্পীকার দ্বারা এই অনুমোদিত সীমা উপরে কোন বিচ্যুতি বন্ধ করা আবশ্যক। "প্রকল্প ব্যবস্থাপক কর্তৃপক্ষ প্রকল্পের দল থেকে কর্মচারী নিয়োগ এবং অগ্নিসংযোগ সম্পর্কে আছে, যদি কোন কি, আপনি নির্দিষ্ট করতে এই বিভাগ প্রসারিত করতে পারেন।
প্রকল্প চার্টার অনুমোদন
প্রকল্প চার্টারের চূড়ান্ত অংশ হল অনুমোদন বিভাগ। প্রকল্প ব্যবস্থাপক এবং প্রকল্প পৃষ্ঠপোষক (অথবা যে ব্যক্তি কাজটি বন্ধ করে দেয়, যদি দীর্ঘ মেয়াদি স্পনসর নিয়োগ করা হয় না) তাহলে ডকুমেন্টটি সাইন ইন করুন এবং তারিখটি দিন। আজ, এটি ইমেলের মাধ্যমে হতে পারে তাই আপনার প্রকল্পের ফাইলগুলিতে ইমেল অনুমোদনের একটি অনুলিপিটি রাখুন, যদি আপনি এটিতে ফিরে আসার প্রয়োজন হয়।