মিটিং ম্যানেজমেন্ট কী - PAT স্ট্যান্ড
কিছু ম্যানেজার একটি PAT নিয়োগ করে
সভায় উপস্থাপিত, একটি পি urpose, একটি একটি genda, এবং একটি imeframe প্রয়োজন। অধিবেশনের আগে এই সমালোচনামূলক পয়েন্টগুলির সাথে অংশগ্রহনকারীরা আর্মির মাধ্যমে নিশ্চিত হয়ে যায় যে, লোকেরা মিটিংয়ের সামগ্রিক অভিপ্রায় অংশগ্রহণের জন্য প্রস্তুত এবং সমর্থন করে। একটি পরিষ্কার পিএটি সীমারেখা একটি উত্পাদনশীল সেশন নিশ্চিত করতে সাহায্য করে।
আপনি সভায় উদ্দেশ্য 1 বা 2 বাক্যের মধ্যে সর্বাধিক ব্যাখ্যা করতে সক্ষম হওয়া উচিত। "এই সভায় নতুন বিপণন প্রচারাভিযানের পরিকল্পনা করা" বা "এই বৈঠকে রিটার্ন পরিচালনা করার জন্য শিপিং এর নতুন নীতি পর্যালোচনা করা হয়েছে।" উদ্দেশ্য সাহায্য করে সবাই নিশ্চিত করে যে তারা কেন সেখানে আছে, কি করা দরকার এবং কিভাবে একটি উপসংহারের জন্য অগ্রগতি ও ড্রাইভ পরিচালনা করতে হয়।
একটি এজেন্ডা সেট করুন যে আইটেমগুলি আপনি পর্যালোচনা / আলোচনা / পরিদর্শন করতে যাচ্ছেন তা তালিকাভুক্ত করুন। আমি প্রতিটি বিষয়সূচি বিষয়ক একটি সময় সীমা নির্ধারণ করতে চাই (নীচে দেখুন) এবং সেই ব্যক্তিটিকে চিহ্নিত করুন যা আলোচনার মধ্যস্থতার জন্য দায়ী। একটি সময়সীমার সেট করুন; খুব কম সময়ে একটি শুরু এবং শেষ সময় সেট।
আমি এজেন্ডা প্রতিটি আইটেমের জন্য একটি সময়কাল নির্ধারণ করার সুপারিশ। এই সামগ্রিক মিটিং সময়সীমার মধ্যে মোট হওয়া উচিত
সময় আপনার মিটিং শুরু করুন
যদি আপনি এমন এক সংস্কৃতির মধ্যে কাজ করেন যেখানে লোকেদের নির্ধারিত সূচনা সময়ের পাঁচ বা দশ মিনিট পর্যন্ত সভায় সীমাবদ্ধ করা হয়, তবে এটি একটি নতুন প্রবণতা শুরু করার সময়।
একটি দৃঢ় তার পরিচালকদের নির্ধারিত সূচনা সময়ের দরজায় দরজা বন্ধ করার জন্য উত্সাহ দেয়, এবং দেরী যারা উপস্থিতিতে স্বাগত জানাই না হয়। যদিও এটি আপনার কাজ করার চেয়ে বেশি তর্কসাপেক্ষ হতে পারে, আপনি যাতে সভা পরিচালনা করতে, উদ্দেশ্য পর্যালোচনা করতে এবং প্রত্যাশা এবং সময়সীমা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে কোনও পদক্ষেপ নিতে হবে না।
স্ট্রাগগারদের দেখার জন্য অপেক্ষা করবেন না। যখন কেউ দেরিতে আসে, তখন ফিরে যান না এবং যা ইতিমধ্যে আচ্ছাদিত হয়েছে তা পর্যালোচনা করুন। আপনার সভা বিষয়গুলির সাথে চালিয়ে যান এই স্ট্রগ্লারের জন্য অদ্ভুত হবে এবং পরবর্তী মতবিনিময়ের সময়ে তাকে পৌঁছানোর মতামতকে উন্নত করবে।
যদি সভার আয়োজক / পৃষ্ঠপোষক সময় দেখায় না, তাহলে মিটিংটি বাতিল করে এবং কর্মস্থলে ফিরে যান। একটি পাঁচ থেকে সাত মিনিট অপেক্ষা সময় যুক্তিসঙ্গত হয়। বিজোড় হয়, সভার আয়োজক একটি অপ্রত্যাশিত সমস্যার মধ্যে দৌড়ে এবং আপনি তার / তার জন্য অপেক্ষা আপনার সময় কাটা না পছন্দ করবে।
বিষয় উপর মিটিং রাখুন
একটি ভাল অভ্যাস হল সভায় প্রত্যেকের ট্র্যাক রাখতে প্রত্যেকের ভূমিকা প্রদান করা। খুব প্রায়ই, আলোচনার ড্রিফট এবং তারপর মতামত, ধারণা, ঘটনা, এবং আবেগ একটি ঘূর্ণিবায়মান নিপতিত পরিবর্তে, ভূমিকা অর্পণ করুন এবং উপস্থিতিতে প্রত্যেকের জানাবেন যে, এই ব্যক্তি যদি বিষয়সূচি এবং নির্দিষ্ট আলোচনার বিষয়গুলিকে বন্ধ করে দেয় এবং যখন আলোচ্য হয়।
কিছু সংস্থাগুলিতে, এই ভূমিকাটি "ট্র্যাফিক কপ" হিসাবে উল্লিখিত হয়, অন্যরা "টিকমিক কৈপার"। লেবেলটি নির্বিশেষে, ভূমিকা আপনার মিটিং এর কার্যকারিতা এবং উৎপাদনশীলতা শক্তিশালী করার জন্য অত্যন্ত সহায়ক।
যদি অতিরিক্ত বিষয়গুলি বন্ধ-এজেন্ডা নিয়ে আলোচনা করা হয় তবে আলোচনা করা গুরুত্বপূর্ণ, তবে ভবিষ্যতে আলোচনা এবং আলোচনার জন্য অথবা একটি আলাদা মিটিংয়ের জন্য "পার্কিং লট" এ পরিষ্কারভাবে বন্দী করা এবং স্থাপন করা উচিত। বৈঠক মালিক সামগ্রিক বৈঠকের উদ্দেশ্য সমর্থন করে যদি একটি অপ্রচলিত ভিন্ন আলোচনার অনুমতি অধিকার সংরক্ষণ করে।
মিটিং নোট / মিনিট রাখুন এবং বিতরণ করুন
সভায় আয়োজক ছাড়া অন্য কেউ, সভায় মিনিট রাখা উচিত। মিনিটের একটি ভাল রেকর্ডিং অন্তর্ভুক্ত করা হবে:
- মিটিং সময়, তারিখ, অবস্থান
- উদ্দেশ্য বর্ণনা
- এজেন্ডা অনুলিপি
- অংশগ্রহণকারীদের তালিকা এবং যারা উপস্থিত ছিলেন না তাদের একটি তালিকা
- সমাপ্তির জন্য সিদ্ধান্তগুলি, কর্মের আইটেম, দায়িত্ব এবং তারিখগুলির একটি বিস্তারিত সারসংক্ষেপ তালিকা উপসংহার এবং কর্ম তালিকা তালিকাভুক্ত করার জন্য একটি গাইড হিসাবে এজেন্ডা ব্যবহার করে অনেক নোটেটর
- পরিকল্পিত ফলো-আপ মিটিং সত্যিই যদি প্রয়োজন
আদর্শভাবে, সভায় নিখরচায় এবং একেবারেই একটি ব্যবসা দিনের মধ্যে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব মিটিং নোট বিতরণ। মিনিট এবং নোট অংশীদারদের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ অনুস্মারক হিসেবে পাশাপাশি অন্যান্য স্টেকহোল্ডারদের জন্য একটি তথ্য সোর্স হিসেবে বা, মিটিং মিস যারা জন্য। মিনিটগুলি তাদের প্রতিশ্রুতিবদ্ধ ফলো-আপ কর্মের মানুষ এবং দলকে স্মরণ করিয়ে দেওয়ার জন্য একটি দুর্দান্ত হাতিয়ার।
এখন জন্য নিচের লাইন:
এটা সম্ভব যে একটি সভা একটি ইতিবাচক ফলাফল হবে, প্রকল্প এবং মানুষ অগ্রসর করা সাহায্য, এটি উপর গণনা না। আপনার সিনিয়র ব্যবস্থাপনা কৌশলগুলির কিছু অধ্যবসায় এবং ইচ্ছাকৃত শক্তিশালীকরণ একটি মহান ফলাফল ড্রাইভিং আপনার মতভেদ উন্নত হবে।
-
আর্ট পেটি দ্বারা আপডেট করা হয়েছে