কিভাবে একটি RFP লিখুন

ফলাফল পাবেন যে একটি RFP তৈরি করুন

প্রস্তাবের জন্য একটি অনুরোধ

, কখনও কখনও একটি RFP বা RFQ বলা হয় "উদ্ধৃতি জন্য অনুরোধ," এটি একটি পণ্য কিনতে চায় যখন একটি কোম্পানী একটি ডকুমেন্ট এবং এটি জনসাধারণের জন্য তার বিশেষ উল্লেখ উপলব্ধ করতে চায় এটি সাধারণত ক্ষেত্রেই হয় যখন বেশ কিছু কোম্পানি কাজ বা চাকুরীর জন্য দরখাস্ত করবে এবং এটি আরো প্রতিযোগিতামূলক মূল্যগুলির আমন্ত্রণ জানায়। কিন্তু আপনার প্রচেষ্টায় আপনি আপনার RFP সঠিকভাবে প্রস্তুত না হলে, আপনার সময় বর্জ্য, বা খারাপ, সব কোন বিড, যে বিড উত্পাদন হতে পারে।

এখানে সেরা সাফল্য জন্য এটি সম্পর্কে যেতে কিভাবে।

অসুবিধা: গড়

সময় প্রয়োজন: প্রায়ই বেশ কয়েক দিন লাগে

এখানে কীভাবে?

  1. আপনার বাড়ির কাজ করুন: আপনার RFP লিখতে শুরু করার আগে আপনার কি কি প্রয়োজন, এবং আপনার কি কি প্রয়োজন তা চিহ্নিত করুন। একটি মেশিনের জন্য কোনও আরএফপি ইস্যু করবেন না, যদি আপনি প্রতি মাসে ২5 টিরও বেশি বিক্রিত না হওয়ায় 1500 উইজেটের একটি ঘন্টা তৈরি করতে পারেন। একটি উড়োজাহাজ একটি সাইকেল উপর দ্রুত হিসাবে ট্রাফিক মাধ্যমে পেতে পারেন যখন একটি উড়ন্ত গাড়ির জন্য একটি RFP ইস্যু কোন পয়েন্ট নেই।
  2. আপনার প্রয়োজন এবং চাহিদাগুলির মধ্যে পার্থক্য: আপনি যদি এমন কোন অ্যাপ্লিকেশন কিনতে চান যা কাজের সাইটটিতে সদর দফতর এবং আপনার ভ্যানের মধ্যে ছবি প্রেরণ করতে পারে তবে আপনি প্রতি সেকেন্ডে আপনার প্রয়োজন ইমেজ সংখ্যা, আপনার প্রয়োজন ইমেজগুলির সর্বাধিক আকার এবং প্রয়োজনীয় রেজল্যুশন। নিশ্চিত, এটা ছবিতে ছবির সুন্দর হতে পারে, কিন্তু এটা কি আসলেই প্রয়োজনীয়? যদি সত্যিই আপনি একটি নির্দিষ্ট নির্দিষ্ট প্রয়োজন, "ইচ্ছা," "হবে," এবং "অবশ্যই" শব্দ ব্যবহার করুন। এই ইঙ্গিত দেয় যে এই প্রয়োজনীয়তাগুলি নিছক "চায়" এমন বিশেষ উল্লেখগুলি "শব্দের" দ্বারা চিহ্নিত করা উচিত, "", এবং "ঐচ্ছিক"।
  1. বিজয়ীটি কেমন হবে তা নির্ধারণ করুন : আপনার RFP- এর প্রতিক্রিয়াতে আপনি যে প্রস্তাবগুলি পাবেন তা ভিন্ন হবে। প্রতিটি প্রতিক্রিয়া কোম্পানীর বিভিন্ন শক্তি এবং দুর্বলতা থাকবে। কিছু সর্বনিম্ন খরচ ফোকাস করবে অন্যদের সেরা মানের উপর গিয়ার হবে। এখনও, অন্যদের একটি সম্পূর্ণ বৈশিষ্ট্য সেট প্রস্তাব করবে। আপনি কি খুঁজছেন তা আপ করার সিদ্ধান্ত নিন - সর্বনিম্ন খরচ, দ্রুততম ডেলিভারি বা দুটি সমন্বয়।
  1. দস্তাবেজটি সংগঠিত করুন : ব্যবসায়ের জন্য যেকোনো লেখার জন্য আপনাকে প্রচুর চিন্তা করা উচিত এবং সংগঠিত হওয়া উচিত। একটি সীমারেখা শুরু করার জন্য একটি ভাল জায়গা। সর্বনিম্ন পর্যায়ে, আপনি একটি ভূমিকা, প্রয়োজনীয়তা, নির্বাচন মাপদণ্ড, সময়সীমা এবং প্রক্রিয়া জন্য বিভাগ প্রয়োজন হবে। এই বিভাগের অনেক উপবিভাগ থাকবে
  2. ভূমিকাটি লিখুন : এটি হল যেখানে আপনি সম্ভাব্য দরপত্রদাতাদের ব্যাখ্যা করবেন কেন আপনি আরএফপি প্রকাশ করছেন এবং আপনি তা করার মাধ্যমে কী অর্জন করতে চান। প্রযোজ্য তারিখগুলি সহ অন্যান্য বিভাগগুলির মূল পয়েন্টগুলির একটি সারসংক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। একটি ইমেজ ট্রান্সমিশন সিস্টেমের জন্য একটি RFP প্রবর্তন এই মত কিছু পড়তে পারে: "XYZ কোম্পানি একটি অত্যন্ত নির্ভরযোগ্য, সহজে ব্যবহারের জন্য মেট্রোপলিটান এলাকায় যেকোনো জায়গায় প্রধান অফিস থেকে ইমেজ প্রেরণ করতে সক্ষম সিস্টেমের জন্য অনুরোধ অনুরোধ। সোমবার, মার্চ 5, 2007, 8AM PST এ প্রাপ্ত করা আবশ্যক। "
  3. প্রয়োজনীয়তা ব্যাখ্যা : এই বিভাগটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ এক এবং এটি সাধারণত অধিকাংশ সময় লাগে। আপনি প্রেরণ করা ইমেজ আকার এবং স্বচ্ছতা এবং প্রয়োজনীয় গতি নির্দিষ্ট করতে হবে নির্দিষ্ট হতে হবে, কিন্তু এটি না করা পর্যন্ত আপনি কাজটি সম্পন্ন করা উচিত কিভাবে bidders বলবেন না। আপনি এই অংশ সিস্টেম দ্বারা subsections মধ্যে বিরতি করতে চান। উদাহরণস্বরূপ: a) ছবির আকার এবং গুণমান b) সংক্রমণ (যা উভয় ইচ্ছাশক্তি এবং ট্রান্সমিশন সুরক্ষিত কোন প্রয়োজনীয়তা উভয় অন্তর্ভুক্ত হতে পারে) এবং গ) পছন্দসই অপশন (যেখানে আপনি একটি পছন্দসই বিকল্প হিসাবে রঙের তালিকা হতে পারে)।
  1. নির্বাচন মাপদণ্ডঃ এখানে যেখানে আপনি দরপত্রদাতাদের বলবেন আপনি বিজয়ী বিড কিভাবে নির্বাচন করবেন। আপনি যতটা বা আপনি চান হিসাবে অল্প হিসাবে প্রকাশ করতে পারেন। এটি একটি ভালো ধারণা, যেমন একটি বাক্য অন্তর্ভুক্ত করা, "বিজয়ী দরপত্রদাতা, যদি থাকে, কেবলমাত্র XYZ কোম্পানির রায় দ্বারা নির্বাচিত হবে।" কিছু সরকারী RFPs নির্বাচন মাপকাঠি সম্পর্কে খুব নির্দিষ্ট, কিন্তু অধিকাংশ বাণিজ্যিক RFPs কম সুনির্দিষ্ট হয়। আপনি একটি স্প্রেডশীট তৈরি করতে চাইতে পারেন যা প্রত্যেকটি বিডকে প্রতিটি বিভাগে একটি নির্দিষ্ট নির্দিষ্ট পরিসরে পুরস্কার প্রদান করতে পারে, তারপর একটি টিম শীর্ষ তিনটি স্কোরের সাথে থাকা "সেরা" বিড নির্বাচন করুন।
  2. সময়সীমা : এই বিভাগগুলি সংস্থাগুলিকে তাদের RFP- এ বিড করতে চাইবে যাতে তাদের কত দ্রুত কাজ করতে হয় এবং প্রক্রিয়াটি কতক্ষণ লাগে বলে আশা করা যায়। আপনি আপনার ড্যাশলিঙ্কস সেট যখন যুক্তিসঙ্গত হত্তয়া। জটিল সিস্টেমে প্রস্তাবের জন্য জিজ্ঞাসা করবেন না, তাহলে প্রতিক্রিয়া জানাতে শুধুমাত্র কয়েক দিনের জন্য দরপত্রদাতাকে দিন। আপনার আরএফপি বড় হলে একটি বিড প্রস্তুত করার জন্য আরো সময় দিন, যদি আপনার পছন্দসই ক্রয় জটিল হয়, অথবা যদি আপনার আরও বিস্তারিত প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন হয়। এটি এমন একটি জায়গা যেখানে আপনি নিলামকারীকে বলবেন যে কতক্ষণ মূল্যায়নের প্রক্রিয়াটি গ্রহণ করা হবে, যখন তারা সফল হবে এবং তারা কত শীঘ্র তাদের সরবরাহ করতে হবে
  1. প্রক্রিয়া: চুক্তি সম্পাদন এবং কাজ শুরু করার জন্য আরএফপি পাঠানোর প্রক্রিয়াটি কীভাবে কাজ করবে তা ব্যাখ্যা করতে এই বিভাগটি ব্যবহার করুন। এই বিভাগে বলা হতে পারে, "উপরের ধাপ 8-এ বর্ণিত বিডের উপর দরখাস্ত করা হয়েছে। সমস্ত বিডের পর্যালোচনা করা হবে যাতে তারা সব প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করে এবং প্রতিক্রিয়াশীল হয়। সব প্রতিক্রিয়াশীল বিডগুলি এক্স বিভাগে (আপনি যদি বিভাগগুলি নাম দিতে পারেন আপনি চান) এবং শীর্ষ তিনটি বিডগুলি বিজয়ী দরপত্রদাতা এবং বিকল্পটি নির্বাচন করার জন্য প্রস্তাবিত দল দ্বারা মূল্যায়ন করা হবে। বিজয়ী দরপত্রের সাথে আলোচনাগুলি দুই সপ্তাহের মধ্যে একটি চুক্তি পুরস্কারের প্রত্যাশা করা হবে। "
  2. কিভাবে RFP পাঠাতে হয় তা স্থির করুন : বেশিরভাগ RFP গুলি মেল হয়, কিন্তু তাদের হতে হবে না। আপনি ইমেলের মাধ্যমে একটি RFP পাঠাতে পারেন, অথবা আপনি এটি আপনার কোম্পানির ওয়েবসাইটে পোস্ট করতে পারেন। শুধু নাম বা নম্বর নির্দিষ্ট করতে ভুলবেন না যে BIDERS তারা RFP সনাক্ত করতে ব্যবহার করা উচিত তারা সাড়া দিচ্ছেন।
  3. কে আরএফপি পাবেন তা স্থির করুন: আপনি ইতোমধ্যেই সরবরাহকারীকে চিহ্নিত করতে পারেন যাদের কাছ থেকে আপনি ক্রয় করতে চান। আপনার কোম্পানি এমনকি গ্রহণযোগ্য বিক্রেতাদের তালিকা হতে পারে। যদি না হয়, তাহলে অনলাইনে আপনার অনুসন্ধানের মাধ্যমে, অথবা তাদের সুপারিশের জন্য অন্যান্য উপকরণের বিশ্বস্ত বিক্রেতাদের জিজ্ঞাসা করে, আপনার পেশাদার নেটওয়ার্কের মাধ্যমে সম্ভাব্য বিক্রেতারা খুঁজে পেতে পারেন। শুধুমাত্র "বড়" কোম্পানি বা "প্রতিষ্ঠিত" বিক্রেতাদের আপনার RFP কে কে আপনার তালিকাটি সীমিত করবেন না। আপনার ব্যবসার জন্মানোর ক্ষেত্রে আরো বেশি আগ্রহী যারা ছোট বিক্রেতাদের কাছ থেকে আপনি আরও ভাল ধারনা এবং আরও ভাল মূল্য পেতে পারেন।
  4. আরএফপি পাঠান