কিভাবে একটি প্রজেক্ট অডিট অফলাইন
একটি প্রকল্প অডিট সাধারণত একটি আনুষ্ঠানিক ব্যায়াম হয়।
সাধারণত অনানুষ্ঠানিক সমতুল্য একটি পিয়ার পর্যালোচনা বলা হয়। এই হল যেখানে একটি সহকর্মী আপনার প্রকল্প এবং সংশ্লিষ্ট ডকুমেন্টেশনটি দেখায় এবং আপনার মতামত দেয় যেখানে আপনাকে একটু বেশি সময় ব্যয় করা উচিত।
প্রজেক্ট অডিটগুলি আনুষ্ঠানিকভাবে প্রযোজ্য যাতে তারা সাধারণত একটি সংজ্ঞায়িত প্রশ্ন থাকে এবং নিয়মিতভাবে এই ধরণের জিনিস করে এমন ব্যক্তি দ্বারা পরিচালিত হয়
প্রকল্প অডিটগুলি কে চালায়
আপনার প্রোজেক্টের নিরীক্ষা করা ব্যক্তি অন্য একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপক হতে পারে (সম্ভবত কেউ কেউ চলমান প্রকল্পে অভিজ্ঞতার সাথে) কিন্তু প্রকল্প অফিস থেকে কেউ কেউ হতে পারে, যা অডিটগুলি প্রায়শই চালায়।
এটি এমন কেউ হতে যাচ্ছে যা নিজেকে নিরপেক্ষ বিবেচনা করতে পারে, এটি আপনার লাইন ম্যানেজার বা প্রকল্প স্পনসর নাও হতে পারে। প্রকল্পের আকারের উপর ভিত্তি করে এটি এমনকি মানুষের একটি দল হতে পারে।
কিভাবে একটি প্রকল্প অডিট জন্য প্রস্তুতি?
সংগঠিত হওয়ার প্রথম ও প্রধান বিষয়, নিরীক্ষক পর্যালোচনার জন্য আপনার প্রকল্প ডকুমেন্টেশনগুলির অনুলিপি থাকা উচিত।
আপনার যদি একটি প্রকল্প সমন্বয়কারী থাকে , তাহলে তাদের কাছে একটি প্যাকের নথি সংগ্রহ করুন (বিশেষ করে ইলেকট্রনিক)। আপনার সব তথ্য সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত কিন্তু আপনি যদি তা করেন তবে এই পদক্ষেপটি এখনও কিছু সময় নিতে পারে। সর্বনিম্ন হিসাবে, নিশ্চিত করুন যে আপনার প্রকল্প পরিকল্পনা আছে , ঝুঁকি লগ , ইস্যু লগ, বাজেট , এবং নিরীক্ষক জন্য উপলব্ধ সময়সূচী।
কে জড়িত করা প্রয়োজন
এটি নিরীক্ষক যা দেখতে চায় তার উপর নির্ভর করে। আপনি, প্রকল্প ব্যবস্থাপক হিসাবে, তাদের সাথে কিছু সময় ব্যয় করতে হবে। আপনার দলের সদস্যদের অডিটর চ্যাট করার জন্য বলা যেতে প্রত্যাশা।
মনে রাখবেন যে, তারা অডিট-সম্পর্কিত কাজগুলিতে কাজ করার জন্য যত বেশি সময় ব্যয় করেন, প্রকল্প কাজের জন্য কম সময় থাকে, তাই আপনাকে অডিটের সময় কিছু কার্যকলাপ পুনরায় সমন্বয় করতে এবং আরও ধীরে ধীরে কাজ করতে হতে পারে।
একটি প্রকল্প অডিট কতক্ষণ লাগে
একটি প্রকল্প অডিট জন্য কোন নির্দিষ্ট সময়কাল নেই। বড় প্রকল্পে, আপনি এটি অনেক বেশি সময় লাগে পাবেন। ছোট প্রকল্পের উপর, নিরীক্ষক কয়েক ঘন্টার মধ্যে কাজ করা যেতে পারে। যত তাড়াতাড়ি আপনি জানতে পারবেন যে আপনার প্রকল্পটি নিরীক্ষা করা হবে, আপনার অডিট দলটি জিজ্ঞাসা করবে যে তারা কতদিন তাদের কাজ গ্রহণ করবে।
অডিট কিসের জন্য দেখায়
যদি একটি নির্দিষ্ট উদ্বেগের কারণে অডিট করা হয়, যেমনটি গুণগত লক্ষ্যমাত্রা হ্রাস করতে ব্যর্থ হয়, তাহলে আশা করা যায় যে এই এলাকাকে গভীরভাবে অনুসন্ধান করতে হবে। একটি নিয়মিত অডিট প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের বিভিন্ন অঞ্চলে বিস্তৃতভাবে দেখবে এবং প্রকল্পগুলি কাজ করছে এমন ডেলিবারেট। এটা আপনার প্রকল্পের সময়, খরচ এবং গুণমান আবরণ হবে, এবং স্টেকহোল্ডারদের প্রবৃত্তি।
নিরীক্ষার উদ্দেশ্য হচ্ছে প্রকল্পটির উদ্দেশ্য পূরণের জন্য নয় কি না তা খুঁজে বের করা।
যদি নিরীক্ষক মনে করেন যে বর্তমান কর্মজীবনের উপর ভিত্তি করে প্রকল্পটি সেই লক্ষ্যগুলোকে আঘাত করবে না, তাহলে তিনি পদক্ষেপের জন্য সুপারিশগুলি পেশ করবেন।
প্রস্তাবনাগুলি কি পাওয়া যায় তা নির্ভর করে
নিরীক্ষক এর প্রতিবেদন মধ্যে সুপারিশ তারা পাওয়া গেছে কি নির্ভর করবে। তাদের ইতিবাচক হতে আশা এবং একটি উপায় যা আপনি তাদের সহজে গ্রহণ করা উচিত অনুমতি দেওয়া উচিত। তারা বাস্তব হতে হবে।
এক চরমপন্থী, নিরীক্ষক আপনার প্রকল্পটি বন্ধ করার সুপারিশ করতে পারে, যদিও এটি শুধুমাত্র তখনই ঘটবে যদি তারা অনুভব করে যে এই সুযোগ থেকে কোনও প্রকল্প কাজটি সংস্থার কোনও মূল্য প্রদান করবে।
একটি ইতিবাচক অভিজ্ঞতা হিসাবে আপনার প্রকল্প অডিট দেখুন। এটি আপনাকে আপনার প্রকল্প কষ্টের মধ্যে যে কোন চিহ্নের প্রথম দিকে সতর্কবার্তা দিতে হবে এবং এটি একটি অভিজ্ঞ প্রকল্প পেশাগত সাথে কাজ করার সুযোগ।
তাদের সুপারিশ বাস্তবায়ন আপনাকে, আপনার দল এবং আপনার প্রকল্প আরও সফল করতে হবে, এবং যে শুধুমাত্র একটি ভাল জিনিস হতে পারে।