কর্মচারী তাদের কর্মী ফাইল দেখার এক্সেস পেতে পারেন কিভাবে?
যেহেতু কর্মচারীরা এই রেকর্ডগুলির অস্তিত্ব উপলব্ধি করে, তারা ফাইলটি কি দেখতে পায় তা দেখার জন্য তারা সময়ে সময়ে দেখতে চায়।
কর্মচারী (এবং প্রাক্তন কর্মচারী অ্যাক্সেস) কীভাবে প্রদান করবেন তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় আপনার ব্যবসার জন্য প্রযোজ্য কোনও আইন মনে রাখবেন।
অনেক রাজ্যের আইন আছে যা একটি কোম্পানীর বর্তমান এবং প্রাক্তন কর্মচারীদের জন্য নির্দিষ্ট ফাইলের নির্দিষ্ট অংশ তৈরি করতে হবে। আপনার নীতি সব আইন মেনে চলতে হয় তা নিশ্চিত করার জন্য আপনার কর্মসংস্থান অ্যাটর্নি সঙ্গে পরীক্ষা করুন ।
ফেডারেল আইন, উদাহরণস্বরূপ, প্রতিবন্ধী আইনের আমেরিকানদের সাথে সম্পর্কিত রেকর্ডগুলিকে কর্মচারীদের রেকর্ড থেকে আলাদা রাখা প্রয়োজন। যদি আপনার কোম্পানীটি HIPAA- এর অধীনে থাকে, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনার মেডিকেল রেকর্ড রাখার সাথে সাথে এটির সাথে সম্মতি রয়েছে।
আপনি কর্মীদের তাদের ফাইলের মধ্যে দেখতে অনুমতি দেয় কি আপনি একটি মহান চুক্তি থাকতে পারে। কিন্তু, মনে রাখবেন যে আপনি যদি নির্দিষ্ট করেন যে একজন কর্মী নির্দিষ্ট তথ্য, যেমন রেফারেন্স চেক হিসাবে অ্যাক্সেস নাও থাকতে পারে, যে তথ্যটি আবিষ্কারযোগ্য বলে বিবেচনা করা হলে
অতএব, আপনার কর্মীদের সঠিকভাবে রেকর্ড করতে এবং সর্বদা আইন অনুসরণ করুন। কর্মচারী রেকর্ড ভিতরের কৌতুক বা snide মন্তব্যের জন্য জায়গা নয়।
এই আইনের একটি আদালতে ভাল না যান।
একটি সাধারণ নিয়ম হিসাবে, রেকর্ডের একটি গেটওয়ের থাকা নিশ্চিত যে পদ্ধতি অনুসরণ করা হয় এবং সঙ্গতিপূর্ণ। আপনি একটি এইচআর ম্যানেজার মানুষ তাদের ডেস্ক ফিরে তাদের রেকর্ড নিতে অনুমতি দেয় না চান এবং অন্য সব এ সব অস্বীকার করে না।
প্রত্যেকেরই একক উত্সের মধ্য দিয়ে যাওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং আইনি রাখা।
রেকর্ড এবং রেকর্ড ধারণ এবং অ্যাক্সেস সংক্রান্ত আইনগুলি চতুর। নিশ্চিত করুন যে আপনি আপ টু ডেট থাকতে হবে।
নীচের নীতিটি আপনার ব্যবসার জন্য একটি ভাল সূচনা , কিন্তু মনে রাখবেন যে আপনার রাজ্য এবং স্থানীয় আইন পরিবর্তিত হতে পারে।
নমুনা কর্মচারী রেকর্ড এক্সেস নীতি
সমস্ত কর্মচারী, প্রাক্তন কর্মচারী, এবং কর্মচারী প্রতিনিধি তাদের কর্মীদের কিছু বিষয়বস্তু দেখতে পারেন মানব সম্পদ কর্মীদের অগ্রিম নোটিশ দিয়ে ফাইল দস্তাবেজ যে কর্মচারীর যোগ্যতার সাথে সম্পর্কিত, যেমন অ্যাপ্লিকেশন, প্রচার , শৃঙ্খলা রদবদল এবং স্থানান্তর সম্পর্কিত তথ্যগুলি দেখা যাবে । উপরন্তু, কর্মী নীতিমালা পর্যালোচনা ফর্ম এবং প্রশিক্ষণ রেকর্ড বন্ধ কাগজপত্র পর্যালোচনা করতে পারে।
যে দলিলগুলি পর্যালোচনা করা যায় না এমন দস্তাবেজগুলিতে রেফারেন্স বা রেফারেন্স চেক, ব্যবস্থাপনা কর্তৃক পরিচালিত কোনও তদন্তের রেকর্ড, মেডিক্যাল রেকর্ড, বিচার বিভাগীয় কার্যধারার সাথে সম্পর্কিত দস্তাবেজ, অন্য কোনও ব্যক্তির গোপনীয়তার লঙ্ঘনকারী কোন দলিল এবং কর্মচারী পরিকল্পনার জন্য ব্যবহৃত নথি।
কার্যপ্রণালী
একজন কর্মচারী, যিনি তাদের কর্মচারীর ফাইলের অনুমোদিত বিষয়বস্তু পর্যালোচনা করতে চান, তখন ২4 ঘন্টা নোটিশ (সপ্তাহান্তে বাদে) সহ মানব সম্পদে যোগাযোগ করতে হবে। প্রাক্তন কর্মচারী বা হিউম্যান রিসোর্স স্টাফের কাছে অজানা ব্যক্তিদের অবশ্যই কর্মীদের ফাইল অ্যাক্সেসের জন্য সনাক্তকরণ এবং / অথবা অনুমতির প্রমাণ উপস্থাপন করতে হবে।
কর্মচারীদের একটি মানব সম্পদ কর্মী ব্যক্তির উপস্থিতি তাদের কর্মীদের ফাইল পর্যালোচনা করতে হবে।
কর্মচারী অফিস থেকে কোন ফাইল থেকে ফাইল অপসারণ করতে পারে না।
কর্মী ফাইলের ফাইল বা অংশগুলির ফটোকপি অনুরোধ করতে পারে। কারণেই হিউম্যান রিসোর্স স্টাফ ব্যক্তি ফটোকপি প্রদান করবেন। ব্যাপক কপি করার জন্য, কর্মচারীকে ফটোকপিগুলির জন্য অর্থ প্রদান করতে হবে।
যদি কর্মচারী তার কর্মচারী ফাইলের একটি নথি থেকে অসন্তুষ্ট হয়, হিউম্যান রিসোর্স স্টাফ ব্যক্তির উপস্থিতিতে, কর্মচারী একটি ব্যাখ্যা বা স্পষ্টীকরণ লিখতে পারে এবং এটি বিতর্কিত নথিতে সংযুক্ত করতে পারে। কোন পরিস্থিতিতে এইচআর কর্মী বা কর্মচারী প্রকৃত নথি পরিবর্তন না।
কর্মচারী কর্মীদের ফাইল থেকে মুছে ফেলা একটি ডকুমেন্ট থাকতে পারে। যদি হিউম্যান রিসোর্স স্টাফ ব্যক্তিরা সম্মত হন, ডকুমেন্ট সরানো হতে পারে।
হিউম্যান রিসোর্স স্টাফ ব্যক্তি যদি অসম্মত হন, তবে বিষয়টি অপ্রত্যাশিতভাবে কোম্পানির ওপেন ডোর নীতিতে বর্ণিত পদ্ধতিতে আপীল করা যেতে পারে।