স্মার্ট নিয়োগকর্তা বজায় রাখুন 4 কর্মচারী রেকর্ডস জন্য বিভিন্ন ফাইল
কর্মচারী রেকর্ডস কর্মী ফাইল
প্রতিটি কর্মচারীর জন্য একটি কর্মচারী ফাইল রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়। এই কর্মীদের ফাইল গোপনীয় নথি রাখা এবং হিউম্যান রিসোর্স স্টাফ দ্বারা পরিচালিত এবং পরিচালিত হয়।
কর্মী ফাইলগুলি হল প্রধান কর্মচারী রেকর্ড নিয়োগকর্তা, কর্মচারী, এবং কর্মচারীর ম্যানেজার দ্বারা কিছু কোম্পানিগুলির মধ্যে ব্যবহার করা হয়।
অন্যদের মধ্যে- এবং এই সুপারিশকৃত পদ্ধতি - কর্মী কর্মচারীদের ফাইল অ্যাক্সেস এইচআর এবং মনিটরিং তত্ত্বাবধানে কর্মচারী সীমাবদ্ধ।
একটি কর্মী ফাইলের মধ্যে সাধারণ ডকুমেন্টগুলি নিয়োগ কর্মসূচী , একটি পরিবার জরুরী যোগাযোগ ফর্ম, নথিভুক্ত শাস্ত্রীয় কর্মের ইতিহাস, একটি সারসংকলন, কর্মচারী হস্তাক্ষর প্রাপ্তি কর্মচারী সাইন অফ, নিয়োগকর্তা চিহ্ন বন্ধ পত্রগুলি, পর্যায়ক্রমিক মূল্যায়ন, পেশা মূল্যায়ন, বা কর্মক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত উন্নয়ন পরিকল্পনা, প্রশিক্ষণ শংসাপত্র এবং উপস্থিতি প্রমাণ, এবং প্রতিটি কর্মচারী সম্পর্কে বর্তমান ব্যক্তিগত যোগাযোগ তথ্য।
সমস্ত কর্মচারী ফাইল একই নথি নয় কিন্তু প্রতিটি কর্মী ফাইল আছে একই সাথে কিছু নথি আছে। একজন কর্মচারী এর কর্মক্ষমতা ডকুমেন্টেশন কর্মচারী ফাইল অন্তর্গত নয় যদি না এটি শৃঙ্খলাবদ্ধ কর্ম, একটি পুরস্কার, বা অসাধারণ কৃতিত্বের অন্য কিছু চিহ্ন warranted।
এই ধরনের দৈনন্দিন পারফরম্যান্স নোটগুলি ফাইলের অন্তর্গত হয় যা ম্যানেজার কর্মীদের লক্ষ্য, লক্ষ্যসমূহ এবং তাদের কর্মীদের অবদানগুলি ট্র্যাক করে রাখে।
কর্মচারী রেকর্ডস এর পিওর ফাইল
বেতন ফাইলগুলি কর্মচারী রেকর্ডও বজায় রাখে। কর্মচারীদের বেতন, বিভাগ, ক্ষতিপূরণ পরিবর্তন, গ্যারানিশমেন্ট, ঋণ এবং অন্যান্য তথ্য একটি কর্মচারী পরিশোধ এবং কর্মীদের ক্ষতিপূরণ ইতিহাসের একটি অনুলিপি সংরক্ষণের একটি ইতিহাস থাকে।
বেতন ফাইলের মধ্যে রয়েছে W-2, ডব্লু -4, এবং সামাজিক নিরাপত্তা সহ কর্মীদের দ্বারা ভর্তি হওয়া দস্তাবেজগুলি যেমন সরকারি ফর্মের ইতিহাস। ফাইলটিতে কর্মী বেনিফিটের তথ্য এবং কর্মচারী পেচেক থেকে পেমেন্ট প্রত্যাহারের অনুমতি থাকবে।
কর্মচারী রেকর্ডের মেডিকেল ফাইল
একটি কর্মচারী চিকিত্সার ফাইল এছাড়াও নিয়োগকর্তা দ্বারা বজায় রাখা হয়। মেডিকেল ফাইলের কর্মী রেকর্ড হিউম্যান রিসোর্সেস মনোনীত স্টাফ এবং কর্মচারী ব্যতীত অন্য কারও কাছে পাওয়া যায় না। মেডিক্যাল ফাইলগুলিতে ডাক্তারের নোট, এফএমএলএ আবেদনপত্র, ঔষধ পরীক্ষার তথ্য, প্রয়োজনীয় শারীরিক তথ্য এবং অন্যান্য ধরনের ডকুমেন্টেশন রয়েছে যা একজন কর্মচারী বা তার পরিবারের সদস্যের মেডিকেল স্বাস্থ্যের সাথে সম্পর্কিত।
মেডিকেল ফাইলগুলি, কর্মচারী রেকর্ডের গোপনীয়তার কারণে, সর্বাধিক নিরাপদ সঞ্চয়স্থান এবং গোপনীয়তা অর্জন করে। এটি সুপারিশ করা হয় যে, মেডিক্যাল ফাইলগুলিকে লক করা ফাইল ড্রয়ারগুলিতে রাখা উচিত যা এইচআর মনোনীত স্টাফ ছাড়া অন্য কোনও কর্মচারীর জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য নয় এমন একটি রুমে লক করা থাকে।
আমি -9 কর্মচারী রেকর্ডস ফাইল
আই -9 ফাইলগুলি অন্য কর্মচারীর রেকর্ড থেকে পৃথক একটি ফাইলের সমস্ত কর্মচারীদের জন্য বজায় রাখা হয় যে ঘর কর্মচারী রেকর্ড।
কর্মকর্তা কর্মচারী গোপনীয়তা সরকারী কর্মকর্তা এবং অন্যান্য সত্ত্বা যারা কর্মচারী I-9s পর্যালোচনা করার জন্য অনুমোদিত থেকে বজায় রাখার জন্য নিয়োগকর্তা অন্যান্য কর্মচারী রেকর্ড থেকে এই কর্মচারী রেকর্ড পৃথক রাখুন
I-9s একটি পৃথক স্থানে রাখা নিশ্চিত করবে যে যদি আপনি একটি ফেডারেল I-9 ফাইল পর্যালোচনা করার জন্য নির্বাচন করেন তবে সরকারী কর্মচারীদের আপনার প্রতিষ্ঠানের সাথে অন্য যে কোনও রেকর্ডের সাথে আপনার সংস্থার সাথে সরাসরি ব্যবহার করা যাবে না আমি -9 ফর্ম এই তদন্ত প্রতি বছর বৃদ্ধি করা হয় যাতে আপনার কর্মচারী সঠিকভাবে আমি 9 ফর্ম পূরণ করা হয় নিশ্চিত বা আপনি জরিমানা এবং সম্ভাব্য কারা সময় সাপেক্ষে হতে পারে
কর্মচারীদের দ্বারা কর্মচারী রেকর্ডস অ্যাক্সেস
সাধারণ কর্মঘণ্টায় একজন কর্মচারীর সাথে যোগাযোগ করে কর্মী তাদের কর্মচারী রেকর্ড দেখতে পারেন।
কোন কর্মচারী তার রেকর্ডের যে কোনও ডকুমেন্ট পরিবর্তন করতে বা অপসারণ করতে পারে যা এইচআর কর্মী ব্যক্তির উপস্থিতিতে দেখা উচিত।
আপনি আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুকের মধ্যে একটি কর্মচারী কর্মচারী রেকর্ড দেখার নীতি আছে এবং তাদের ফাইল দেখতে কর্মচারী অনুরোধগুলি সম্পর্কে অন্ধভাবে অনুসরণ করা প্রয়োজন।
যদি কোনো কর্মচারী আপনার চাকরি ছেড়ে যাওয়ার পরে তাদের কর্মচারীদের রেকর্ডের একটি কপি জন্য একটি লিখিত অনুরোধ পাঠায়, আপনি তাদের একটি অনুলিপি পাঠাতে হবে।
মাঝে মাঝে, আপনি একজন কর্মচারীকে সম্মুখীন হবেন যিনি তার মানব সম্পদ বিভাগের কর্মচারীদের রেকর্ডগুলি কি ধরনের রাখা হয় তার ব্যাপারে সন্দেহজনক। এই কর্মচারী যারা তাদের কর্মচারী ফাইলের একটি কপি অনুরোধ সম্ভবত হয়। আবার, বৈষম্য ছাড়াই , ফাইলের একটি অনুলিপি তৈরি করুন এবং এটি পাঠান। (আপনি হয়ত প্রতিক্রিয়া জানাবেন যে কর্মচারী কতটা ছোটো ডকুমেন্টেশন এইচআর কর্মী ধরে রেখেছে তা নিয়ে অবাক হয়েছিল।)
কিছু বিচারব্যবস্থায়, প্রতিলিপি এবং ফাইলটি পাঠানোর খরচের জন্য কর্মচারীকে চার্জ করা আইনসঙ্গত।
দাবী পরিত্যাগ: অনুগ্রহ করে লক্ষ্য করুন যে, যখন প্রমাণিত তথ্য সঠিকভাবে এবং বৈধতার জন্য নিশ্চিত করা হয় না। সাইটের একটি বিশ্বব্যাপী শ্রোতা দ্বারা পড়া হয় এবং কর্মসংস্থান আইন এবং প্রবিধান রাষ্ট্র থেকে রাষ্ট্র এবং দেশ থেকে ভিন্ন হয় আপনার অবস্থানের জন্য কিছু নির্দিষ্ট আইনি ব্যাখ্যা এবং সিদ্ধান্তগুলি সঠিক করার জন্য অনুগ্রহ করে আইনি সহায়তা বা রাজ্য, ফেডারেল বা আন্তর্জাতিক সরকারী সংস্থার সহায়তার চেষ্টা করুন। এই তথ্যটি নির্দেশিকা, ধারণা এবং সহায়তার জন্য।