কিভাবে এইচআর কর্মচারী সেবা সবচেয়ে কার্যকরভাবে কার্যকরভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন
এইচআর তাদের বিয়ের, প্রসবের সহ এবং একটি গুরুতর অসুস্থতা যুদ্ধ, তাদের জীবনের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ এবং স্মরণীয় ঘটনা কিছু মাধ্যমে তাদের সমর্থন করে।
কিন্তু খুব প্রায়ই, রুটিন প্রশাসনিক সেবা, যেমন একই প্রশ্নের উত্তর দেওয়া এবং আবারও লেনদেন সম্পন্ন করা, এইচআর সময় প্রচুর পরিমাণে গ্রাস।
প্রশাসনিক কাজ লোড কমানোর
যে প্রশাসনিক কাজের ভারসাম্য হ্রাস করা হয় সেটি হল কর্মচারীদের প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করা যাতে আরো স্বয়ংসম্পূর্ণ হয়ে ওঠে এবং আরও জাগতিক কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় হয়। এটি যেখানে একটি পরিষেবা ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি প্রয়োগ করতে সাহায্য করতে পারেন। পরিষেবা ব্যবস্থাপনা রুটিন প্রশাসনিক সেবা বিতরণ, উচ্চ মূল্য কার্যক্রম উপর ফোকাস সময় মুক্ত মুক্ত।
সাধারণত এইচআর সংস্থার কর্মীরা কর্মচারী তথ্য এবং বেতন সংক্রান্ত কার্যক্রম পরিচালনার জন্য সিস্টেমের মধ্যে থাকে। যাইহোক, এটি সম্ভবত কর্মচারী অনুসন্ধান এবং পরিপূরক অনুরোধ পরিচালনার জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম নেই।
একজন কর্মচারী জুরির দায়িত্বের জন্য একটি সমন গ্রহন করার সময় কি হয় তা বিবেচনা করুনঃ সম্ভাবনা রয়েছে যে কোম্পানীর কাজকর্মের সময় কর্মচারীর অনুরোধের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ করার জন্য এখনও শারীরিক কাগজে বা ইমেলের একটি স্ট্রিং রয়েছে।
যেহেতু কর্মচারী ইন্টারঅ্যাকশনগুলি সাধারণত ইমেইল এবং স্প্রেডশীট ব্যবহার করে ট্র্যাক করা হয়, কর্মচারী অনুরোধ প্রায়ই মিস করা বা উপেক্ষা করা হয়। ভুলগুলি তখন ঘটতে থাকে, এইচআর এর জন্য আরও হতাশা এবং অতিরিক্ত কাজ তৈরি করা।
ই-মেইল সহ, প্রক্রিয়াটি বন্ধ হয়ে গেলে বা প্রক্রিয়া বোতামগুলি নির্ণয় করা বা পরিমাপ করার জন্য কোনও সহজ উপায় নেই।
একইভাবে, কর্মচারী চাহিদার বিশ্লেষণ এবং প্রতিক্রিয়া জানা কঠিন - উদাহরণস্বরূপ, প্রায়শই অনুরোধকৃত তথ্য সনাক্ত করা এবং নিশ্চিত করে এটি অনলাইন উপলব্ধ।
ম্যানুয়াল প্রশাসনিক প্রক্রিয়া কর্মীদের হতাশ করে এবং এইচআর টিমের একটি বিশাল ড্রেন। সাম্প্রতিক এক জরিপ থেকে দেখা যায় যে এইচআর কর্মীরা সপ্তাহে 1২ ঘণ্টা নিয়মিত কর্মচারী কল এবং ইমেলগুলি পরিচালনা করে।
কর্মচারী চাহিদা পূরণে পরিষেবা পরিচালনার পদ্ধতি
পরিষেবা পরিচালনার পদ্ধতি যারা ক্লান্তিকর, সময়-গ্রহণ প্রক্রিয়াগুলি পরিহার করে। এটি কেবল ই-মেইল প্রতিস্থাপন করে না - এটি কর্মচারীদের সাথে কীভাবে এইচআর জড়িত তা রূপান্তরিত করে।
প্রশাসনিক সহকারী এবং প্রকল্প ব্যবস্থাপকের নিখুঁত সংমিশ্রণ হিসাবে পরিষেবা ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে চিন্তা করুন। এটি কর্মচারী অনুরোধের সঙ্গে সঙ্গে প্রতিক্রিয়া দেয়, প্রসেসের ক্ষেত্রে, পুনরাবৃত্তিমূলক ম্যানুয়াল প্রসেসগুলি স্বয়ংক্রিয় করে এবং এমনকি কর্মচারী অনবোর্ডিং এবং অফ-বোর্ডিং হিসাবে জটিল ক্রস বিভাগীয় ক্রিয়াকলাপ পরিচালনা করে।
সার্ভিস পরিচালন ভুল করে না বা ভুল করে না, সবসময় জিনিসগুলি সম্পন্ন করে লোকেদের সাথে অনুসরণ করে, এবং আপনাকে জানতে সাহায্য করে যে এটি কোনও সমস্যার সমাধান না করে তা সমাধান করতে পারে না। এটি আপনাকে দেখায় যেখানে আপনার কর্মচারীরা সময় কাটায় - যাতে আপনি সম্পদ স্থাপনার সর্বোত্তম ব্যবহার করতে পারেন এবং উৎপাদনশীলতা বাড়িয়ে তুলতে পারেন।
পরিষেবা পরিচালনার আপনার বর্তমান হিউম্যান ক্যাপিটাল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমটি প্রতিস্থাপন করে না- এটি এটির সাথে সম্মিলিত করে এবং এটি পরিপূরক করে দেয়, আপনাকে আজকের কাজের মাধ্যমে আপনার কাজটি দৃশ্যমানতা ও নিয়ন্ত্রণ প্রদান করে।
এটি কর্মচারীদের যে দৃশ্যমানতা একই স্তরের প্রদান করে। তারা তাদের জমা দেওয়া পরে তারা তাদের ব্ল্যাক হোল মধ্যে অদৃশ্য হয়ে যে অনুভব বরং, তাদের জিজ্ঞাস্য অবস্থা দেখতে পারেন।
তাদের অনুরোধ অগ্রগতি নিরীক্ষণ করার ক্ষমতা সহ কর্মচারীদের প্রদান উল্লেখযোগ্যভাবে হতাশ ফলো-আপ ইমেল সংখ্যা, ফোন কল এবং এইচআর এর মধ্যে ব্যক্তির পরিদর্শন সংখ্যা হ্রাস, আরও এইচআর এর প্রশাসনিক কাজের চাপ কাটা।
একটি পরিষেবা পরিচালন পদ্ধতি উপকারিতা
পরিষেবা পরিচালনার একটি ওয়েব ভিত্তিক এইচআর পোর্টালের রোল-আউট শুরু হয় যেখানে কর্মচারীরা এইচআর তথ্য পেতে পারেন এবং এইচআর পরিষেবাগুলি অনুরোধ করতে পারেন মূলত, কর্মীরা তাদের পিসি, হোম কম্পিউটার, ল্যাপটপ এবং তাদের স্মার্টফোন এবং ট্যাবলেটগুলি এই পোর্টালটি অ্যাক্সেস করতে পারে।
এই তাদের তাদের মৌলিক এইচআর প্রয়োজন নিয়ন্ত্রণ নিতে দেয়- যেমন সুবিধা নথিভুক্তকরণ বা অবস্থা পরিবর্তন আপডেট
কর্মচারী কেবল একটি পরিষেবা ক্যাটালগ থেকে প্রয়োজন প্রকৃত পরিষেবা বাছাই করুন বা পোর্টাল জ্ঞান বেস তথ্য অনুসন্ধান।
যখন একজন কর্মচারী পোর্টালের মাধ্যমে একটি অনুরোধ জমা দেয়, তখন পরিষেবা পরিচালন ব্যবস্থা স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পূর্ণ সিদ্ধি প্রক্রিয়ার মাধ্যমে একটি কেস এবং মেষপালক তৈরি করে। এই অধিকার এইচআর বিশেষজ্ঞ ক্ষেত্রে মামলা অন্তর্ভুক্ত, স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি পরিপূরক পদক্ষেপ সম্পন্ন হয়, এবং একটি পুরো কেস ইতিহাস বজায় হিসাবে ব্যক্তির থেকে ব্যক্তির রুট।
আপনি এই সেবা অন্যান্য বিভাগে প্রসারিত করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, পরিষেবা পরিচালন ব্যবস্থা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আইটি অ্যাকাউন্টগুলি সেট আপ করতে পারে বা অন্টারিওডিং প্রক্রিয়ার অংশ হিসেবে নতুন নিয়োগের জন্য অফিসের স্থান অনুরোধ করতে পারে।
পরিষেবা পরিচালন ব্যবস্থা শেষ থেকে এইচআর সেবা প্রদান প্রক্রিয়া চালায় এবং এই প্রক্রিয়াগুলি কিভাবে সম্পাদন করে তা জানে। উদাহরণস্বরূপ, একটি কেস স্থগিত করা হলে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনাকে বলতে পারে তাই আপনি পদক্ষেপ নিতে পারেন
এটি KPIs এবং অন্যান্য প্রক্রিয়া ম্যাট্রিক্স-এর একটি বিস্তৃত উত্পন্ন করে-যেমন আপনার দল কর্মচারী অনুসন্ধানের সাথে কতটা প্রতিক্রিয়া দেয় এটি এমন কোনও তথ্য ফাঁকা স্থান সনাক্ত এবং পূরণ করতে সহজেই জ্ঞান-ভিত্তিক প্রশ্নগুলির বিশ্লেষণ করতে পারে।
উপসংহার
এইচআর পেশাদাররা এইচআর এর কর্মজীবন চালিয়ে যাওয়ার জন্য বেছে বেছে কারণ তারা মানুষকে সাহায্য করতে চায়, তাদের কাগজপত্র জমা দেওয়ার সময় স্প্রেডশীটগুলি আপডেট করে এবং ইমেলগুলি সাড়া দেয় না। প্রায়শই, দুর্লভ অনুরোধ এবং কাগজওয়ার্কের টুকরাগুলি যে কাজটি ব্যাহত করে, যা তাদের এবং কর্মচারীদের হতাশ করে তারা সাহায্য করার চেষ্টা করছে
এইচআর একটি পরিষেবা প্রদানকারী এবং তার সহযোগী সেবা প্রদানকারী, আইটি বিভাগ উদাহরণ উদাহরণ দেখতে পারেন। আইটি সাহায্য ডেস্ক অনুরোধ জমা এবং সিদ্ধি স্বয়ংক্রিয় করার জন্য একটি পরিষেবা পরিচালন শৃঙ্খলা প্রয়োগ করার জন্য অনেক উদ্যোগের প্রচেষ্টা এ নেতৃত্ব গ্রহণ করেছে।
এই কর্মগুলি স্বয়ংক্রিয়করণটি আরও কৌশলগত কাজের উপর ফোকাস করতে সক্ষম হয় যা কোম্পানিটি তার বৃহত্তর ব্যবসার লক্ষ্যগুলি পূরণ করতে সহায়তা করে এবং আইটি এর মানটিকে আরো ভালোভাবে প্রদর্শন করতে পারে।
একটি পরিষেবা পরিচালন পদ্ধতি হল এইচআর এর ব্যবসার নেতৃবৃন্দের কাছে উচ্চতর মানের পরিষেবা প্রদান এবং কর্মচারী পরিতৃপ্তি বাড়ানো এবং একই সাথে নিজের কাজের চাপ কমিয়ে দেওয়ার ফলে তার প্রোফাইলকে উত্থাপন করা। এইচআর তার সময় এবং দক্ষতার আরও কৌশলগত কার্যক্রম যে তার ব্যবসা এগিয়ে চলতে উত্সাহিত করতে পারেন।