এইচআর তথ্য প্রযুক্তি প্রয়োজন নির্ধারণে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা
কিন্তু এইচআর আর অন্যান্য কর্মকর্তারা কীভাবে জানেন যে তারা সমস্ত তথ্য পরিচালনা করতে এইচআর তথ্য প্রযুক্তিটি নির্বাচন করছে, এবং যে সমাধানগুলি সেগুলি নির্বাচন করে তা পরীক্ষার সময় দাঁড়াবে?
হিউম্যান রিসোর্স তথ্য প্রযুক্তি নির্বাচনের প্রক্রিয়ার মধ্যে জিজ্ঞাসা এবং উত্তর দেওয়ার মূল প্রশ্নগুলি হচ্ছে
- এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সফটওয়্যারটি কী সুবিধা প্রদান করে? এইচআর পেশাদারদের নির্ধারণ করা উচিত যদি সফ্টওয়্যার একাধিক এক্স স্প্রেডশীট, ডেটাবেস, এবং কাগজ ডকুমেন্ট এবং স্তরের সাথে ডাটা আমদানি করতে পারে যার সাথে এটি সব ধরণের অন্যান্য সিস্টেম এবং ডেটার প্রয়োজনীয়তার সাথে ইন্টারফেস করতে পারে
সফ্টওয়্যার একাধিক উৎস থেকে তথ্য গ্রহণ এবং ফিল্টার করতে সক্ষম হওয়া উচিত। মূলত, এই প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে হওয়া উচিত। অনেক অনলাইন নথিভুক্তিকরণের সমাধানগুলি প্রয়োজন যেগুলি তাদের সিস্টেমে আপডেট করার আগে কোনও ক্যারিয়ারে যাওয়ার আগে ডেটা ব্যবহার করতে পারে। আপডেট বিন্যাস, ট্রান্সমিশন সময়সূচী, এবং ডেলিভারি পদ্ধতির অটোমেশন বিলিং এবং যোগ্যতার বিষয়গুলি নষ্ট করতে সাহায্য করতে পারে। - সফ্টওয়্যার কি এইচআর এর কোম্পানী এবং বেনিফিট ক্যারিয়ার নিয়ন্ত্রন করতে সক্ষম হবে? সত্যিকারের সক্ষম নথিভুক্তকরণ ইঞ্জিন প্রতিটি তালিকাভুক্তি কার্যকলাপ মূল্যায়ন করবে এবং নিয়ম, বার্তা, প্রম্পটে এবং প্রয়োজনীয় বিশেষ সংমিশ্রণগুলি প্রয়োগ করবে যা বিশেষভাবে পরিকল্পিতভাবে যথাযথ যোগ্যতার প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করতে চায়। সফ্টওয়্যার কোনও যোগ্যতা নিয়ম যে কোম্পানী এবং বাহক আছে মিটমাট করা উচিত।
- এইচআর তথ্য প্রযুক্তি কি সংস্থার সাথে বাড়তে ও স্কেল করতে সক্ষম হবে? কোম্পানীর নতুন কর্মচারী , অফিস, বেনিফিট পরিবর্তন এবং নিয়মাবলী পরিবেশন হিসাবে এইচআর বৃদ্ধি করতে প্রযুক্তির দক্ষতা মূল্যায়ন করা উচিত। এইচআর প্রতিটি এই উপাদানগুলির জন্য থ্রেশহোল্ড সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করা উচিত।
- এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সফ্টওয়্যার অন্য সিস্টেমের সাথে একীভূত করতে সক্ষম? পলল এবং অন্যান্য ফাংশনগুলি প্রায়ই একই পরিমাণে তথ্য লাভ করে যেমন বেনিফিট ব্যবস্থাপনা । তথ্য ও অন্যান্য কর্মচারী তথ্য এক সিস্টেমের মধ্যে প্রবেশ করা হলে অন্যতম সিস্টেমের সাথে ভাগ করা হয় যখন এইচআর অধিক কার্যকারিতা অর্জন করতে পারেন। কর্মচারী নিয়োগ ট্র্যাকিং অন্য প্রয়োজনীয় ফাংশন।
- কে বাস্তবায়ন, বা বিল্ডিং, সমাধান জন্য দায়ী? প্রশিক্ষণ কি স্তর জড়িত হয়? কিছু সমাধান প্রাথমিক ক্লায়েন্টকে প্রাথমিক প্রয়োগের সাথে জড়িত করে, যা ইতিমধ্যেই ব্যস্ত এইচআর অ্যাডমিনিস্ট্রেটরদের জন্য অপ্রতিরোধ্য হতে পারে
এইচআর এর প্রশিক্ষণ এবং প্রযুক্তিগত দক্ষতা যে প্রয়োজন হবে এবং প্রত্যাশিত সময় পরিমাণের একটি স্পষ্ট বোঝা উচিত। এই বিষয়ে সমাধান প্রদানকারীর প্রশ্নের জবাবে ক্ষুদ্র এলাকায় অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করতে পারে যা প্রাথমিকভাবে সহজে প্রদর্শিত হতে পারে, তবে উল্লেখযোগ্য প্রযুক্তিগত দক্ষতার সাথে জড়িত। এইচআর তারপর নির্দিষ্ট কর্ম যে স্থিরভাবে বাস্তবায়ন আটকাতে হিসাবে যাতে কষ্টকর হতে পারে নির্ধারণ করতে পারে, সম্ভাব্য এইচআর তথ্য প্রযুক্তি মূল্য এবং ROI হ্রাস - প্রশিক্ষণ যদি জড়িত থাকে , তাহলে কি একটি চার্জ আছে? প্রশিক্ষণের খরচও মূল্যায়ন করা উচিত- অফ-সাইট ভ্রমণের সময়সীমা এবং ভ্রমণের খরচ সহ। এইচআর তথ্য প্রযুক্তি গ্রহণের সাথে জড়িত সকল কঠোর ও নমনীয় খরচ সম্পর্কে সচেতন হতে হবে।
- যারা তথ্য মালিক হবে? এই প্রশ্নের উত্তর হিউম্যান রিসোর্স প্রতিষ্ঠান হওয়া উচিত । কোম্পানীগুলিকে তাদের ডেটা কোনও অ্যাপ্লিকেশন সার্ভিস প্রোভাইডার (এএসপি) -এ পরিবহন করতে সক্ষম হওয়া উচিত। যদি কোনও ক্যারিয়ারের মালিকানা সার্ভারে ডেটা থাকে, তবে কোম্পানীকে কখনও কখনও অতিরিক্ত ফি চার্জ করা হতে পারে সেগুলি ক্যারিয়ার পরিবর্তন করবে।
- রক্ষণাবেক্ষণ এবং পরিচর্যা কি ধরনের প্রয়োজন হয়? যখন সফ্টওয়্যারটি একটি কোম্পানীর অন-সাইট ওয়ার্কস্টেশন বা সার্ভারগুলিতে ইনস্টল করা হয়, তখন সেই প্রযুক্তির নিয়মিত আপডেটগুলির প্রয়োজন হয় এবং এটি পরিচালনা এবং পরিচালনা করতে কষ্টকর হতে পারে এইচআর তথ্য প্রযুক্তির আপডেটগুলি সাধারণত একটি সফ্টওয়্যারের মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি অ্যাপ্লিকেশন সার্ভিস প্রোভাইডার (এএসপি) বা সফটওয়্যারের মাধ্যমে একটি পরিষেবা (SaaS) মডেল হিসাবে তৈরি করা হয়।
- এইচআর তথ্য প্রযুক্তিতে কি নিরাপত্তা ব্যবস্থা তৈরি করা হয়েছে ? যদি সফটওয়্যার অনলাইনে পাওয়া যায় তবে এটিএপি বা সাএএস মডেলের মাধ্যমে, দৈনিক ব্যাকআপ, ব্যাকআপ সার্ভার, এবং অতিরিক্ত সুরক্ষা স্তরগুলি সরবরাহ করা উচিত। অননুমোদিত কর্মীদের হারিয়ে যাওয়া বা অ্যাক্সেস করার তথ্য সংরক্ষণের জন্য অতিরিক্ত সিস্টেম এবং পদ্ধতিগুলি হওয়া উচিত। এইচআর, অন্যান্য পরিচালকদের সাথে পরামর্শক্রমে, এইচআর তথ্য প্রযুক্তির অ্যাক্সেসের অনুমতি দেওয়া হবে এবং কোন ডিগ্রীটি কে সিদ্ধান্ত নিতে একচেটিয়া কর্তৃত্ব থাকতে হবে।
- কর্মীদের বেনিফিট প্ল্যানগুলির মধ্যে নথিভুক্ত করতে এবং বাস্তব সময়ে তাদের ব্যক্তিগত তথ্য এবং পরিকল্পনা পছন্দ পরিবর্তন করতে সক্ষম হবে? কম্পিউটারে ব্যাপক, সাধারণ অ্যাক্সেস বিবেচনা করে কর্মী প্রবেশাধিকার দেওয়া উচিত।
কর্মচারী জনসংখ্যার অধিকাংশ বাড়িতে বাড়িতে ইন্টারনেট এক্সেস আছে। কর্মচারী স্ব সেবা সময় এবং অর্থ সংরক্ষণের বিশাল সম্ভাবনা প্রদান করে। একটি ভাল স্ব সেবা সিস্টেম নিজেদের এবং তাদের নির্ভরশীলদের সম্পর্কে তথ্য লিখতে মাধ্যমে কর্মীদের সহজে গাইড করবে
সিস্টেমগুলি স্পষ্টভাবে উপলভ্য পরিকল্পনাগুলি উপস্থাপন করবে এবং তাদের সুবিধার ভিত্তিতে নির্বাচন করার জন্য কর্মীদের সক্ষম করবে, উইজার্ডগুলির সাথে প্রক্রিয়াটি জুড়ে এই কর্মগুলিকে সরল করবে। কর্মচারী এছাড়াও নির্ভরশীলদের যোগ করতে এবং প্রয়োজন অনুযায়ী তথ্য পরিবর্তন করতে হবে, দিনের 24 ঘন্টা, সপ্তাহে সাত দিন, বছর বৃত্তাকার
আপনার সংগঠনের মানব সম্পদ তথ্য প্রযুক্তি প্রয়োজনগুলির মূল্যায়ন হিসাবে এইগুলি উত্তর দেওয়ার জন্য অতিরিক্ত প্রশ্ন।
- প্রযুক্তির মাধ্যমে হিউম্যান রিসোর্স কতৃপক্ষের প্রবেশাধিকার এবং কে কোন ডিগ্রীকে মঞ্জুর করবে তা নির্ধারণ করতে কর্তৃপক্ষের সাথে কি হবে? একই ভবনের কর্মচারী অ্যাক্সেস প্রদানের সাথে, প্রযুক্তির এইচআর চূড়ান্ত বলতে হবে। এইচআর এর বাহককে প্রেরণ করার আগে সমস্ত ডেটা অনুমোদন করার অধিকার থাকা উচিত এবং কতজন কর্মচারী এবং অন্যরা অ্যাক্সেস পাবে তা নির্ধারণ করতে হবে।
- এইচআর তথ্য প্রযুক্তি থেকে কী ধরনের রিপোর্টিং ক্ষমতা পাওয়া যায়? রিপোর্টিং প্রযুক্তি একাধিক মতামত এবং বিন্যাস (স্প্রেডশীট, পিডিএফ, এইচটিএমএল), বড় ছবি মূল্যায়ন এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের উন্নতির জন্য ড্রিল করার ক্ষমতা প্রদান করতে হবে। এইচআর যে কোনও সময়ে মূল্যায়ন করতে সক্ষম হওয়া উচিত, সুনির্দিষ্ট পরিকল্পনাগুলির মধ্যে তালিকাভুক্তি, অসামান্য কর্ম এবং বেনিফিট এবং অন্যান্য কর্মচারী তথ্য সম্পর্কিত কর্মী জনতাত্ত্বিক তথ্য পরিবর্তন।
- এইচআর সময় বাঁচাতে সাহায্য করার জন্য সফ্টওয়্যার কি নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্যের প্রস্তাব দেয়? নিজস্ব বিভাগীয় চাহিদার উপর নির্ভর করে, এইচআর হয়তো ব্যাচসমূহের তথ্য প্রক্রিয়া, নোটস পরিচালনা এবং COBRA নীতিমালার বিলিংয়ের জন্য স্ব-বিলিং এবং বিল পুনর্মিলন সরঞ্জামগুলি এবং নির্দিষ্ট প্রতিবেদন প্রদানের প্রযুক্তির ক্ষমতা সম্বন্ধে অনুসন্ধান করতে চাইতে পারে।
- কর্মচারীদের সাথে এইচআর যোগাযোগের জন্য সহায়তা করার জন্য সফ্টওয়্যার কি নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্যের প্রস্তাব দেয়? কিছু প্রোগ্রাম এইচআর এর মাধ্যমে স্তরের কয়েকটি স্তরের কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগের নমনীয়তা প্রদান করে - ভর ইমেল, ইলেকট্রনিক বুলেটিন বোর্ডগুলি এবং নির্দিষ্ট ফিল্টার মানদণ্ড (যেমন অবস্থান, বিভাগ, বীমা পরিকল্পনা, তালিকাভুক্তির অবস্থা, অবসরকালীন অবস্থা এবং অন্যান্য) এর মাধ্যমে এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেম যোগাযোগ করার জন্য বেশ কয়েকটি উপায় থাকার ফলে প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আরও উন্নত করতে পারে এবং উন্নততর বার্তাগুলিতে এইচআর এর সাহায্য করতে পারে।
- এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেম চেক এবং ব্যালেন্স একটি উপায় প্রদান করে? লেনদেন অনুমোদনের জন্য এইচআর সক্ষম করার পাশাপাশি, অনেক এইচআর তথ্য প্রযুক্তি ব্যবস্থা এইচআর সিস্টেমের ডেটার সাথে সাথে সম্মত হয় তা নিশ্চিত করার জন্য অডিটিং ক্যারিয়ার বিলিংয়ে গেটওয়ের হিসেবে সেবা প্রদানের ক্ষমতা প্রদান করে। এটা পারে:
ক্যারিয়ার চালানে সঠিকতা যাচাই করুন,
-সভয় সময় এবং অর্থ,
কর্মচারী নিয়োগের সময়মত ডেলিভারি, এবং
- কর্মীদের যত্ন নেওয়ার জন্য যখন যোগ্যতা নিশ্চিতকরণ।
- কিভাবে বাহক সঙ্গে তথ্য বিনিময় করা হবে? এবং, এই মিথস্ক্রিয়া জন্য দায়ী কে হবে? এইচআর তথ্য প্রযুক্তি পদ্ধতির ইন্টিগ্রেশন না শুধুমাত্র সফ্টওয়্যার সম্পর্ক আছে কিন্তু এটি সক্ষম যে সংযোগের ধরন দ্বারা যা বাহক সংখ্যা দ্বারা বিচার করা উচিত। একটি বেনিফিট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যারের মাধ্যমে ক্যারিয়ারের সাথে সফল যোগাযোগ নিশ্চিত করার জন্য অনেক পদক্ষেপের প্রয়োজন, যার মধ্যে রয়েছে:
- প্রাথমিক বাস্তবায়ন তথ্য আদমশুমারী;
চলমান তথ্য বিনিময় জন্য প্রাথমিক ইন্টিগ্রেশন আপ;
- ডেটা এবং সঠিকভাবে প্রয়োগ করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য দৈনিক বা সাপ্তাহিক ইন্টারঅ্যাকশন সমন্বয়;
চলমান আপডেট পর্যালোচনা;
নিয়োগের জন্য ক্যারিয়ারের প্রয়োজনীয়তাগুলি নিয়ন্ত্রকদের সম্মতিতে পূরণ করা হচ্ছে; এবং
তথ্য বিনিময় সম্পর্ক উন্নত করতে প্রতিটি ক্যারিয়ারের সাথে একটি সক্রিয় সম্পর্ক স্থাপন।
প্রতিটি কাজের জন্য দায়ী কে জানার একটি পণ্য নৈবেদ্য সম্পূর্ণরূপে বুঝতে প্রয়োজনীয়। প্রতিটি সফ্টওয়্যার প্রদানকারী একটি নির্দিষ্ট স্তরের ইন্টিগ্রেশন প্রদান করবে যা কিছু উপরে দেখানো হবে। এইচআর কোম্পানীর নির্বাচিত বাহক সঙ্গে দৃঢ়, চলমান, বিজোড় সম্পর্ক প্রদর্শন যে বিক্রেতাদের সঙ্গে কাজ করতে তাকান উচিত।
অনেক প্রদানকারী একটি জেনেরিক ANSI 834 ফাইলের সংক্রমণকে সক্ষম করে, যা ক্যারিয়ার দ্বারা গ্রহণ করা বা নাও হতে পারে, যা প্রায়ই দলের আকার দ্বারা প্রভাবিত হয়। পরিচালকদের সমস্যাগুলি এড়াতে প্রতিটি ক্যারিয়ারের প্রয়োজনের জন্য কাস্টমাইজড, পরিষ্কার, বৈধ স্থানান্তর (লেনদেনের যোগ্যতা নিশ্চিতকরণ) প্রদানকারী সরবরাহকারীদের সন্ধান করা উচিত। তারা পরিষেবা প্রদানকারীদের যে একটি নির্দিষ্ট ইডিআই (ইলেক্ট্রনিক ডেটা ইন্টারচেঞ্জ) বিভাগে ক্যারিয়ারের নিজস্ব, নির্দিষ্ট স্থানান্তর ভাষা সাথে যোগাযোগ করতে হবে।
- কোন গ্রাহকের পরিষেবা প্রদান করা হয়? সেবা জন্য একটি অতিরিক্ত চার্জ আছে? এইচআর থেকে যে সহায়তা প্রদান করা হয়েছে এবং কীভাবে গ্রাহক পরিষেবা-অনলাইন ডেটাবেস, অনলাইন চ্যাট, ইমেইল সাপোর্ট, জীবন্ত ব্যক্তির সাথে কথোপকথন, অথবা তার সংমিশ্রণে সহায়তা করে তার জন্য এইচআর এর স্তর নির্ধারণ করা উচিত। বেনিফিট এবং অন্যান্য এইচআর তথ্য সংবেদনশীলতা দেওয়া হলে, পরিচালকদের সাহায্য করতে পারে যে সরাসরি যোগাযোগ থেকে 24 ঘন্টা মধ্যে অনুসন্ধানের একটি প্রতিক্রিয়া আশা করা উচিত।
- এইচআর তথ্য প্রযুক্তি ব্যবস্থার খরচ কী এবং তা কি বেনিফিটের তুলনায় বেশি হয়? এইচআর তথ্য প্রযুক্তির সম্পূর্ণ খরচ মূল্যায়ন করা উচিত, প্রদত্ত সুবিধার পাশাপাশি সমস্ত বার্ষিক, মাসিক এবং এক-বারের চার্জসহ। একটি সামান্য আরো ব্যয়বহুল সিস্টেম কর্মচারীদের তাদের নিজস্ব রেকর্ড বজায় রাখতে এবং অধিক সুবিধা, সময় সঞ্চয়, এবং সঠিকতা প্রদান করতে সক্ষম বৈশিষ্ট্য সঙ্গে পার্থক্য জন্য দিতে পারে। এইচআর তথ্য প্রযুক্তি পদ্ধতি নির্বাচন করার জন্য এই বিষয়গুলিকে বিবেচনা ও পরিমাপ করা উচিত।
এইচআর তথ্য প্রযুক্তি ব্যবস্থাগুলির প্রয়োজন বাড়ছে। এইচআর তথ্য প্রযুক্তি ব্যবস্থায় এইচআর কর্মীদের একটি বিশাল অ্যারের খোঁজ পাওয়া, এটি উপলব্ধ সব বিশ্লেষণ ও ওজন করা ক্রমবর্ধমান গুরুত্বপূর্ণ।
একটি এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেম নির্বাচন একটি বিনিয়োগ হিসাবে বিবেচনা করা উচিত যে বিভাগ এবং কোম্পানির চাহিদা সঙ্গে বৃদ্ধি হবে । এই প্রশ্নগুলি আপনাকে আপনার কোম্পানির জন্য উপযুক্ত এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেমের দিকে পরিচালিত করবে।