অনুপস্থিতি হ্রাস করার জন্য অনির্বাচিত অযোগ্যতার ঠিকানা লিখুন
অধিকাংশ কোম্পানীর জন্য, অনুপস্থিতি পরিচালনার দায়িত্ব প্রাথমিকভাবে তাত্ক্ষণিক তত্ত্বাবধানে পতিত হয়েছে।
এই সুপারভাইজার প্রায়ই একমাত্র ব্যক্তি যিনি সচেতন থাকেন যে কোনও কর্মী অনুপস্থিত।
তারা একটি ব্যক্তির অনুপস্থিতি পার্শ্ববর্তী পরিস্থিতিতে বুঝতে এবং একটি প্রাথমিক পর্যায়ে সমস্যা লক্ষ্য করার সেরা অবস্থানে আছে। অতএব, কোম্পানির অনুপস্থিতি প্রক্রিয়ার মধ্যে তাদের সক্রিয় অংশগ্রহণ একটি সামগ্রিক কার্যকারিতা এবং অনুপস্থিতি নীতি বা প্রোগ্রামের ভবিষ্যতের সাফল্যের জন্য নিরবচ্ছিন্ন।
সুপারভাইজার তাদের অনুপস্থিতি পরিচালনার ভূমিকা আরামদায়ক ও সক্ষম কিনা তা নিশ্চিত করতে, তাদের সিনিয়র পরিচালনার পূর্ণ সমর্থন প্রয়োজন। সব দলকে অবহেলা নীতিমালা ও পদ্ধতির লক্ষ্য সম্পর্কে সচেতন থাকতে হবে। বিভাগগুলির মধ্যে বৈষম্য থাকা উচিত; একটি নীতি তার কার্যকারিতা হারাতে পারে।
আরো সামঞ্জস্য বজায় রাখার জন্য, সুপারভাইজারকে অনুপস্থিতি পরিচালনার দায়িত্ব সম্পর্কে প্রশিক্ষণ দেওয়া উচিত, কার্যকর রিটার্ন-টু-ওয়ার্কের সাক্ষাত্কার গ্রহণ করার পরামর্শ দেওয়া হয় এবং প্রয়োজনে নিয়মানুবর্তিতার পদ্ধতিতে শিক্ষিত করা হয়।
সুপারভাইজারের দায়িত্ব
কর্মচারী অনুপস্থিতিতে যে কাজ যথাযথভাবে আচ্ছাদিত করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার পাশাপাশি, সুপারভাইজারদের অনুপস্থিতি পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপগুলি রয়েছে। তাদের উচিত:
- নিশ্চিত থাকুন যে সকল কর্মচারী অনুপস্থিতিতে কাজ করার জন্য সংগঠনের নীতি ও পদ্ধতি সম্পর্কে সম্পূর্ণ সচেতন,
- যোগাযোগের প্রথম বিন্দু যখন অসুস্থ একটি কর্মচারী ফোন,
- তাদের কর্মীদের সঠিকভাবে বিশদ, নির্ভুল, এবং আপ-টু-ডেট অনুপস্থিতি রেকর্ডের (যেমন, তারিখ, অসুস্থতার প্রকৃতি / অনুপস্থিতির কারণ, কাজের তারিখের প্রত্যাশিত প্রত্যাশার, প্রয়োজনে ডাক্তারের সার্টিফিকেশন) বজায় রাখা;
- কোনও প্যাটার্ন বা অনুপস্থিতির প্রবণতাগুলি চিহ্নিত করে যা উদ্বেগ,
- রিটার্ন-টু-ওয়ার্ক ইন্টারভিউ পরিচালনা করুন, এবং
- প্রয়োজন যেখানে শাস্তিমূলক পদ্ধতি বাস্তবায়ন
রিটার্ন-টু-ওয়ার্ক ইন্টারভিউ
সুপারভাইজারদের প্রশিক্ষণ কিভাবে ভালভাবে অনুপস্থিতি পরিচালনা করতে হয় তা কার্যকর এবং ন্যায্য রিটার্ন-টু-কাজের ইন্টারভিউগুলি পরিচালনা করার বিষয়ে নির্দেশনা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। সাম্প্রতিক জাতীয় জরিপ থেকে বোঝা যায় যে এই ইন্টারভিউগুলি স্বল্পমেয়াদী অনুপস্থিতি পরিচালনার জন্য সবচেয়ে কার্যকর সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি হিসাবে বিবেচিত হয়।
কর্মক্ষেত্রে রিটার্ন-টু-ওয়ার্ক আলোচনা কর্মক্ষেত্রে অনুপস্থিতি নিয়ন্ত্রণ এবং পরিচালনার পরিচালনার দৃঢ় অঙ্গীকার প্রদর্শন করার পাশাপাশি সুপারভাইজারকে কর্মস্থলে ফিরে আসার জন্য স্বাগত জানায়। সাক্ষাত্কারটি একটি চেক করতে সক্ষম হবে যে কর্মী ফিরে কাজ করার জন্য যথেষ্ট ভাল।
প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সম্পন্ন করা যেতে পারে যাতে অনুপস্থিতি এবং এর উপসংহার ঠিকভাবে রেকর্ড করা হয়। একজন কর্মীর সাথে অনুপস্থিতিতে তদন্তের জন্য এবং তদন্তের জন্য একটি প্রতিষ্ঠিত পদ্ধতিটি সম্ভবত নিজের জন্য, অনধিকারমূলক কারনে অ উপস্থিতি জন্য প্রতিবন্ধক হিসেবে কাজ করতে পারে।
অনুপস্থিতি কাজ করার জন্য অনুপস্থিতির ফেরার (তার পরে তার একদিনেরও বেশি সময় পরে) নিম্নলিখিত যত তাড়াতাড়ি সম্ভব বাহির করা প্রয়োজন। কর্মচারীকে তার অনুপস্থিতির কারণ ব্যাখ্যা করতে যথেষ্ট সুযোগ দেওয়া উচিত। সুপারভাইজারকে এমন কোনও সমস্যা অনুসন্ধান করার জন্য সাক্ষাৎকারটি ব্যবহার করা উচিত যে কর্মচারী যা বহির্ভূত অবস্থায় অগ্রসর হতে পারে।
লক্ষ্য একটি খোলা এবং সহায়ক সংস্কৃতি জোরদার করা হয়। প্রয়োজনে যখন সহায়তা এবং পরামর্শ প্রদান করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য এবং কর্মচারী কর্মক্ষেত্রে ফিরে যাওয়ার জন্য উপযুক্ত কিনা তা নিশ্চিত করার পদ্ধতিগুলি।
সাধারণত একটি আনুষ্ঠানিক কাঠামোর মধ্যে অনুপস্থিতির প্রকৃত কারণ ব্যাখ্যা করার জন্য কর্মচারীরা সাধারণত প্রশংসা করে। সুপারভাইজার অনুপস্থিতির জন্য প্রদত্ত কারণগুলির সত্যতা সন্দেহ করে, সে এই সুযোগকে কোন সন্দেহ বা উদ্বেগ প্রকাশ করতে ব্যবহার করা উচিত।
সব সময়, কর্মচারী সচেতন থাকতে হবে যে সাক্ষাত্কারটি কোম্পানীর পদ্ধতির নিছক অংশ নয়, তবে একটি উল্লেখযোগ্য মিটিং যার সময় অনুপস্থিতির উল্লেখ করা হয়েছে এবং ভবিষ্যতে কর্মসংস্থানের জন্য প্রভাব থাকতে পারে অনুপস্থিতির অগ্রহণযোগ্য মাত্রার ক্ষেত্রে, কোম্পানীর শৃঙ্খলাভিত্তিক প্রক্রিয়াটি কর্মচারীর কাছে ব্যাখ্যা করা উচিত।
সাক্ষাতের সময় কোনও বিন্দুতে সাক্ষাত্কারের শাস্তি হওয়া উচিত নয়, তবে এই বিভাগের অনুপস্থিতির ফলাফলকে উজ্জ্বল ও ব্যাখ্যা করার একটি উপলক্ষ হিসেবে দেখা উচিত। বিপুল সংখ্যক কর্মচারী তাদের কাজের এবং ব্যবস্থাপনা থেকে গর্ব এবং কৃতিত্বের অনুভূতি উপভোগ করে, এই ব্যক্তিদের দায়িত্বশীল প্রাপ্তবয়স্ক হিসেবে গণ্য করার জন্য উৎসাহিত করা উচিত।
অনুপযোগীতা অবিরত হলে প্রস্তাবিত শাস্তিমূলক পদ্ধতি
নিম্নোক্ত নির্দেশিকাগুলির ক্ষেত্রে নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে স্বল্পকালীন অনুপস্থিতি গ্রহণযোগ্য পর্যায়ে থাকা পর্যন্ত বিবেচনা করা হয় এমন ক্ষেত্রে গ্রহণযোগ্য পদক্ষেপ নেওয়া হয়।
পর্যায় 1: কাউন্সেলিং সাক্ষাত্কার
- অবিলম্বে সুপারভাইজারকে কর্মচারীদের অবহেলার উপর তার চিন্তাভাবনাকে পরামর্শ দেওয়া উচিত, অসুস্থতার কারণগুলি স্থাপন করার চেষ্টা করুন এবং উপস্থিতি বাড়ানোর জন্য কী করা দরকার তা নির্ধারণ করুন।
- এই পর্যায়ে কোনও মেডিক্যাল অবস্থা চিহ্নিত করা হলে এবং কাজের উপযুক্ততার উপর প্রভাব ফেলতে পারে, তাহলে সুপারভাইজার একটি কোম্পানী অনুমোদিত ডাক্তারের সাথে একটি অ্যাপয়েন্টমেন্টের ব্যবস্থা করতে হবে। এই পাঁচ কর্মদিবসের মধ্যে কর্মচারী লিখিতভাবে নিশ্চিত করা উচিত
- যদি আলোচনার থেকে, সমস্যাটি কাজ করার জন্য একটি নিরন্তর প্রতারণার কারণে দেখা হয় না, সুপারভাইজারকে কর্মচারীকে পরামর্শ দেওয়া উচিত যে, রেকর্ডকৃত রোগগুলি প্রকৃত হতে পারে, তবে উপস্থিতিতে স্থায়ী উন্নতি আশা করা হয় বা পরবর্তী পর্যায়ে প্রক্রিয়াটি করা হয় গ্রহণ করা হবে
- পরবর্তী ছয় মাসের জন্য উপস্থিতি প্রতি পর্যালোচনা স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতি মাসে তৈরি করা হবে।
পর্যায় 2: প্রথম আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনা ( মৌখিক সতর্কতা পর্যায়)
- যদি কর্মচারী এর অনুপস্থিতি নিম্নলিখিত বিশ্লেষণ এবং নিয়মিত পর্যবেক্ষণ খারাপ করতে অবিরত, তিনি সুপারভাইজার সঙ্গে একটি আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনা সভা উপস্থিতিতে আমন্ত্রণ জানানো উচিত।
- অনুপস্থিতি রেকর্ড এই সাক্ষাত্কারের জন্য কর্মচারী আমন্ত্রণকারী একটি চিঠি বিস্তারিত করা উচিত। কর্মচারীকে পরামর্শ দেওয়া উচিত যে তিনি যথাযথ হিসাবে ইউনিয়ন প্রতিনিধি বা একজন সহকর্মী দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করার অধিকারী।
- এই সভাটির উদ্দেশ্য হবে:
- অব্যাহতির জন্য অন্তর্নিহিত কারণগুলি নিয়ে আলোচনা করতে,
- তার অনুপস্থিতি পরিষেবা এবং খরচ প্রভাব কর্মী পরিবেশন, এবং
- কর্মচারীকে (মেডিক্যাল পরামর্শ গ্রহণের সিদ্ধান্তের ব্যতীত) ডাকাডাকি যে কোনও উল্লেখযোগ্য এবং সুসংহত উন্নতি না থাকলে , তার কর্মসংস্থান একটি গ্রহণযোগ্য উপস্থিতি মাত্রা বজায় রাখার জন্য অযোগ্যতার কারণে বাতিল করা যেতে পারে। এটি মৌখিক সতর্কতা গঠন করে। - যেখানে চিকিৎসাগত গুরুত্ব দেওয়া হয় সেখানেই পদক্ষেপ নেওয়া উচিত। তাই এই প্রক্রিয়াটিকে সম্পূর্ণ করার জন্য এই অংশটিকে অনুমোদন দেওয়ার জন্য মিটিংটি মুলতবি করা হয়। পাঁচ কার্যদিবসের মধ্যে, কর্মচারীকে অবশ্যই মেডিক্যাল পরামর্শ গ্রহণ করতে হবে। বৈঠকটি তারপর এইচআর সঙ্গে পুনর্বিবেচনার হয় এবং ডাক্তারের মতামত আলোচনা করা হয়।
- ডাক্তার যদি কর্মক্ষেত্রে ফিটনেস নিশ্চিত করেন, তাহলে কর্মচারীকে অব্যাহত অনুপস্থিতির ফলাফল সম্পর্কে সতর্ক করা উচিত।
পর্যায় 3: দ্বিতীয় আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনা (লিখিত সতর্কতা পর্যায়)
- নিয়মিত পর্যবেক্ষণ অনুমান করে যে অনুপস্থিতি প্যাটার্নে কোন উন্নতি হয়নি, দ্বিতীয় আনুষ্ঠানিক বৈঠক এইচআর এর সাথে ব্যবস্থা করা হবে।
- বৈঠকে কর্মীকে আমন্ত্রণ জানিয়ে চিঠি অনুপস্থিতি রেকর্ড এবং আবার, প্রতিনিধিত্ব নেভিগেশন পরামর্শ অন্তর্ভুক্ত হবে।
- অসুস্থ স্বাস্থ্য বা অসুস্থতার প্রকৃতির পরিবর্তন সম্পর্কে সভায় দেওয়া কোন নতুন তথ্য একটি কোম্পানীর অনুমোদিত ডাক্তার কর্তৃক মূল্যায়ন করা প্রয়োজন হতে পারে
- কর্মচারী তার অনুপস্থিতি রেকর্ড ব্যাখ্যা করার সুযোগ দেওয়া উচিত। উপযুক্ত হলে, সুপারভাইজারকে কর্মচারীকে জানাতে হবে যে একটি আনুষ্ঠানিক লিখিত সতর্কবাণী জারি করা হচ্ছে এবং এই সতর্কীকরণ একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য কর্মচারীর ফাইলের মধ্যে থাকবে । সতর্কতার একটি কপি কর্মচারী এবং তার প্রতিনিধিকে জারি করা উচিত।
- কর্মচারীকে জানানো উচিত যে কোম্পানির উপস্থিতির প্রত্যাশাগুলির সাথে সামঞ্জস্য রাখা এবং অনুপস্থিতির বর্তমান অগ্রহণযোগ্য রেকর্ডে উন্নতির জন্য ব্যর্থতার ফলে কর্মচারী নিয়োগের অবসান হবে।
- যেখানে কাজের জন্য ফিটনেস সন্দেহের মধ্যে আছে, ডাক্তারের নির্দেশনা অনুযায়ী পুনঃনির্ধারণের বিকল্পগুলির সাথে এগিয়ে যান। পুনঃঅর্থায়ন প্রক্রিয়া এবং বিকল্পগুলির উপর কর্মচারীর ইউনিয়ন প্রতিনিধি (যদি প্রযোজ্য হয়) সাথে পরামর্শ করুন।
পর্যায় 4: কর্ম থেকে অস্থায়ী স্থগিতাদেশ
- শৃঙ্খলা প্রক্রিয়ার পূর্ববর্তী পর্যায়ে প্রয়োগ করার পর, উপস্থিতিতে কোন উন্নতি হয় না, ব্যবস্থাপনাটি বেতন ছাড়াই একটি অস্থায়ী স্থগিতাদেশের সাথে এগিয়ে যেতে পারে। সাসপেন্ডের প্রারম্ভ শুরু এবং শেষ তারিখের বিবরণ সহ লিখিতভাবে নিশ্চিত হওয়া উচিত। সাসপেনশন পত্রের একটি অনুলিপি কর্মচারীর প্রতিনিধিকে পাঠানো উচিত (যদি প্রযোজ্য হয়)।
পর্যায় 5: কর্মসংস্থান অবসান
- এটি শৃঙ্খলা প্রক্রিয়ার চূড়ান্ত পর্যায়ে, যার ফলে কর্মক্ষেত্রে উপস্থিতির জন্য কোম্পানির প্রয়োজনীয়তা মেনে চলতে ব্যর্থতার জন্য কর্মচারীকে বরখাস্ত করা হয়। ডিসমাসাল কেবলমাত্র একজন সিনিয়র ম্যানেজার এবং এইচআর এর লিখিত অনুমোদনের সাথে নিতে পারে।
- কর্মচারীকে আহ্বান জানিয়ে চিঠি আবার প্রতিনিধিত্ব সংক্রান্ত পরামর্শ অন্তর্ভুক্ত করবে এবং অনুপস্থিতি রেকর্ডের রূপরেখা দেবে। কর্মচারীকে পরামর্শ দেওয়া উচিত যে, সাক্ষাত্কারের ফলে, তিনি কাজের দায়িত্ব পালন করতে অসমর্থতার জন্য বরখাস্ত হতে পারেন।
- আবার, কোম্পানির ডাক্তারের সাথে যোগাযোগ করতে হবে যদি কোনও নতুন তথ্য কর্মচারীর স্বাস্থ্য বা কাজের জন্য ক্ষমতার বিষয়ে আসন্ন হয়।
- ক্ষমতার ভিত্তিতে বরখাস্ত করার সিদ্ধান্ত নেওয়া হলে, বরখাস্তের চিঠিটি কর্মচারীর প্রতিনিধিকে পাঠানো উচিত (যদি উপযুক্ত হয়)।
- কর্মচারী বরখাস্ত বিরুদ্ধে আপীল করার অধিকার থাকতে পারে। আপিলটি কোম্পানির নিয়মানুবর্তিতার পদ্ধতিগুলির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হওয়া উচিত।
নির্বাসনের ব্যবস্থাপনায় চ্যালেঞ্জ
সতর্ক থাকুন যে সুপারভাইজারগুলি সাধারণত অনুপস্থিতিগুলির গ্রহণযোগ্য মাত্রা ছাড়িয়ে গেছে এমন ব্যক্তিদের কাছে রিপোর্ট করতে অস্বস্তিকর বা অনিচ্ছুক হয়। সুপারভাইজারগুলিতে ইতিমধ্যে অনেক চাপের কারণে, অনুপস্থিতি নীতিগুলির ধারাবাহিকভাবে বাস্তবায়ন সবসময় তাদের শীর্ষ অগ্রাধিকার নয়।
অনুপস্থিতি পরিচালনার বাইরে ব্যক্তিত্ব গ্রহণ করার এবং সমস্ত কর্মচারীদের একই আচরণ করা হয় তা নিশ্চিত করার চেষ্টা করা গুরুত্বপূর্ণ। এটা সব থেকে সঙ্গতিপূর্ণ, ধারাবাহিক, এবং ন্যায্য হতে অপরিহার্য। অনুপস্থিতি কোন অসঙ্গতভাবে সমাধান বা সমাধান করা হয় না, নিম্ন মনোবল ফলে হতে পারে
বেশিরভাগ কর্মচারী শাস্ত্রীয় এবং নীতিমালার প্রশংসা করবে, যা দমনমূলক নয় বরং সুবিধাজনক । কঠোর বা শাস্তিমূলক ব্যবস্থা যা কর্মীদের কাজ করতে বাধ্য করে তাদের কর্মীরা তাদের কর্মক্ষেত্রে "কর্মক্ষেত্রে অনুপস্থিত" হতে পারে।
তারা যতটুকু সম্ভব যতটা সম্ভব এবং তাদের আরও কিছু করার জন্য কোনও প্রচেষ্টার বিরোধিতা করে। অন্যান্য প্রোগ্রামগুলি প্রয়োগ করা উচিত যে কর্মচারীদের কর্মস্থলে সাহায্য করা উচিত, যেমন নমনীয় কাজের সময়সূচী , চাকরির ভাগাভাগি , উপস্থিতি পুরস্কার এবং সুস্থতা প্রোগ্রাম।