আপনি কি একটি কর্মচারী কর্মী ফাইল মধ্যে স্থাপন করা উচিত (এবং না হওয়া উচিত)
অন্যদের মধ্যে, অ্যাক্সেস এইচআর কর্মীদের সীমাবদ্ধ এবং কর্মচারী তাদের রেকর্ড অ্যাক্সেস অনুরোধ করতে পারেন আইনজীবি মামলা এবং সমান কর্মসংস্থান সুযোগ কমিশন (ইইওসি) অভিযোগের জন্য কর্মীদের রেকর্ড বিষয়বস্তু অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
একজন প্রাক্তন কর্মী তার কর্মীদের রেকর্ডের একটি অনুলিপি অনুরোধ করতে পারেন।
আপনার সম্ভাব্য ব্যবহার এবং আপনার কর্মীদের রেকর্ডগুলির সম্ভাব্য দর্শকদের সাথে, একজন নিয়োগকর্তা অবশ্যই আপনার কর্মীদের রেকর্ডগুলিতে একজন কর্মীর চাকরির ইতিহাসের নিরপেক্ষ, ফলপ্রসূ ডকুমেন্টেশন বজায় রাখতে যত্ন নেবেন। ফলস্বরূপ, আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মিবৃন্দ রেকর্ডগুলিতে আপনি যে ডকুমেন্টেশনগুলি রেখেছেন সেগুলি এই সাধারণ নির্দেশাবলী প্রয়োগ করুন।
কর্মচারী কর্মীদের ফাইলের জন্য সাধারণ নির্দেশিকা
- কর্মচারী রেকর্ড তথ্য তথ্যগত হতে হবে। সুপারভাইজার বা হিউম্যান রিসোর্স স্টাফদের মতামত; র্যান্ডম নোট; পরচর্চা; অসত্য গুজব; প্রশ্ন, প্রতিবেদন, বা অন্য কর্মচারীদের অভিযোগ যেগুলি অপ্রত্যাশিত; অভিযোগ না চালানো, তদন্ত এবং নিখুঁত; এবং অন্য কোন অ-তথ্যগত তথ্য, মন্তব্য বা নোটগুলি একজন কর্মচারীর কর্মচারী ফাইল থেকে বাদ দেওয়া উচিত।
একটি এইচআর ম্যানেজার একটি কর্মী রেকর্ডে দায়ের যে আক্রমণাত্মক মন্তব্যের সবচেয়ে খারাপ উদাহরণ এক, একটি নিয়োগের ম্যানেজার সাক্ষাত্কার নোট জড়িত এক বিবৃতিতে: "প্রয়োজন অনুযায়ী সিঁড়ি আপ এবং নিচে সম্ভবত সম্ভবত খুব চর্বি।" কর্মচারী, একটি অ্যাটর্নি, এবং এমনকি ভবিষ্যতে কর্মী এবং সুপারভাইজার যেমন মন্তব্য পড়তে যেমন কল্পনা।
অন্য একটি কোম্পানিতে, ম্যানেজারের অস্পষ্ট নোট পাওয়া যায় যে ম্যানেজার এবং অন্যদের কর্মচারীর ফাইলগুলিতে রাখা হয়েছে যেমন, "মরিয়ম রাগ করে কারণ তিনি বেড়ে উঠেননি। এমনকি তার ম্যানেজারের সাথেও কাজ করার জন্য তিনি নিজের কাজকে হতাশ করেছিলেন।" সমস্যাটা দেখুন?
- কর্মী রেকর্ডগুলি তাদের উপযুক্ত ফাইলের অবস্থানগুলিতে বিবেচনার ভিত্তিতে নির্ধারণ করা উচিত। রাষ্ট্র এবং ফেডারেল আইনগুলির উপর ভিত্তি করে আপনার কোম্পানির কর্মচারীদের রেকর্ডের জন্য একটি প্রোটোকল নির্ধারণ করুন, যেমন স্বাস্থ্য বীমা পোর্টেবিলিটি এবং দায়বদ্ধতা অ্যাক্ট 1996 (HIPAA) , এবং নিয়োগকর্তা সর্বোত্তম চর্চা।
তারপর, প্রোটোকল সঙ্গে লাঠি। আপনি একটি মেডিকেল ফাইল অন্তর্গত যখন কর্মচারী ফাইলের মধ্যে টাকাপয়সা র্যান্ডম ডাক্তার এর অজুহাত খুঁজে পেতে চান না। না, আপনি বেতন কর্মী ফাইলের কর্মচারী এর প্রচারের জন্য যুক্তি এবং ন্যায্যতা চান।
আপনি কর্মস্থল ফাইলের সাবেক নিয়োগকর্তাদের সঙ্গে আলোচনা থেকে ব্যাকগ্রাউন্ড পরীক্ষণ বা নোট জড়িত একটি নিয়োগের সিদ্ধান্তের রেকর্ড চান না।
- সুপারভাইজার, ম্যানেজার এবং অন্যান্য কর্মচারী যারা কর্মচারী রেকর্ডে ডকুমেন্টেশন রাখে তাদের অবশ্যই সঠিকভাবে ডকুমেন্টেশন লিখতে হবে। একজন কর্মীর বিবৃতিতে বলা হচ্ছে যে কর্মচারীটি সম্পূর্ণ মৃত্যুবরণকারী ছিল না তার কর্মীদের কোনও পুরস্কার রেকর্ড করা জিতবে না, তবে অপ্রত্যাশিত সুপারভাইজারকে একই ধরনের বিবৃতি লিখতে বলা হয়েছে।
ভাল এখনো, রেকর্ডের জন্য দায়ী যারা আপনার এইচআর কর্মী ব্যক্তির ফাইল অ্যাক্সেস সীমিত এবং একটি কর্মক্ষম ফাইল কি উচিত এবং রাখা উচিত না জানেন - কর্মচারী কর্মসংস্থান ইতিহাস ইতিবাচক এবং নেতিবাচক দিক উভয় অন্তর্ভুক্ত আপনি কর্মিবৃন্দ রেকর্ড স্থাপন স্থান ব্যালেন্স । বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, কর্মচারী রেকর্ডগুলি প্রতি নেতিবাচক ঘটনার উপর জোর দেয় এবং ইতিবাচক উপাদানগুলি অনুভব করে।
- একজন সুপারভাইজারের ব্যক্তিগত নোটের তার রিপোর্টিং কর্মীদের এবং অফিসিয়াল কোম্পানির কর্মচারীদের রেকর্ডগুলির মধ্যে পার্থক্যটি সনাক্ত করুন। সুপারভাইজারের নোট যা কর্মসূচির উন্নতির জন্য ব্যবহার করা হয়, প্রকল্পগুলি এবং লক্ষ্যমাত্রার পরিমাপের জন্য, এবং উত্থাপন ও কর্মক্ষমতা বিকাশ পরিকল্পনাগুলির যথাযথভাবে নির্ধারণ করার জন্য, উদাহরণস্বরূপ, একজন সুপারভাইজারের ব্যক্তিগত ফাইলের অন্তর্গত, কোম্পানীর অফিসিয়াল কর্মিবৃন্দ রেকর্ডগুলিতে নয়।
তাদের পরিচালন ফাইলের নোটগুলি নথিভুক্ত করতে এবং ডকুমেন্টেশন বজায় রাখার জন্য সুপারভাইজারকে প্রশিক্ষণের প্রয়োজনও চিনতে হবে। ঘটনাগুলির জন্য একই মানদণ্ড, মতামত নয় এবং নির্দিষ্ট উদাহরণ, হায়রেস নয়, ব্যক্তিগত নোটগুলিতে প্রয়োগ করা।
সুপারভাইজারের প্রাইভেট নোটগুলি একটি মামলার উদাহরণে সাজা হতে পারে, তাই ব্যক্তিগত নোটের জন্যও সতর্কতা অবলম্বন করা হয়। সুপারভাইজারের পরিচালন পরিচালনার অনুশীলনগুলি তাদের পরিচালন ফাইলের অফিসিয়াল কর্মচারী ফাইলগুলিতে থাকা রেকর্ডগুলির প্রতিলিপি করা উচিত নয়।
- নিয়োগপত্র এবং সাক্ষাত্কারের নোটগুলি একটি বিচ্যুতির কিছু অংশ উপস্থাপন করে। সেরা অনুশীলনটি হল প্রতিটি পদে আপনি পূরণ করার জন্য একটি পৃথক ফাইল বজায় রাখার জন্য, যেটি কাজের পোস্টিং থেকে রেফারেন্স চেকগুলিতে ভর্তি করা সংক্রান্ত সমস্ত ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত। আবেদনকারীদের 'পুনরায় চালু, কভার অক্ষর, এবং অ্যাপ্লিকেশন এই ফাইল অন্তর্গত ছাড়া যে আপনি ভাড়া করা কর্মী এর আবেদন কর্মচারী কর্মীদের ফাইল সরানো উচিত।
এই ফাইলের মধ্যে রয়েছে এমন অফিসিয়াল চেকলিস্ট এবং ফর্ম যা সম্ভাব্য কর্মচারী যোগ্যতার নিরপেক্ষ প্রতিনিধিত্বের জন্য সংগ্রাম করে এবং সবচেয়ে যোগ্য প্রার্থীকে নিয়োগ করার জন্য আপনার সিদ্ধান্তকে সমর্থন করে। নিয়োগের ম্যানেজারের মতামত এবং নোট যে নিয়োগের প্রক্রিয়া চলাকালীন সময়ে নেওয়া হয়েছিল এই ফাইলটিতে নয়। হিউম্যান রিসোর্স এই নোটগুলি একটি কর্মসংস্থান সিদ্ধান্তে সম্পূর্ণ ডকুমেন্টেশন বজায় রাখার জন্য সংগ্রহ করতে পারে, কিন্তু তারা কর্মচারী রেকর্ডে অন্তর্ভূক্ত নয়।
- কর্মসংস্থান সংক্রান্ত সিদ্ধান্ত যেমন বাস্তবায়ন , পার্শ্ববর্তী সুযোগে স্থানান্তর , এবং বেতন বাড়ানো কর্মচারীর রেকর্ডে অন্তর্গত। কর্মচারী সম্পর্কে সুপারভাইজার বা এইচআর এর মতামত না। অফিসিয়াল শৃঙ্খলা রক্ষাকারী ডকুমেন্টেশন যেমন লিখিত সতর্কতা কর্মচারীর কর্মচারী ফাইলের মধ্যে রয়েছে।
ডকুমেন্টেশন নির্দিষ্ট উদাহরণ যা কর্মীদের রেকর্ড হতে হবে না
নিম্নলিখিত তথ্য কর্মচারী রেকর্ড স্থাপন করা উচিত নয়। ডকুমেন্টেশন একটি পৃথক ফাইল প্রয়োজন হতে পারে, সুপারভাইজরি বা ব্যবস্থাপনা নোট হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হতে পারে, অথবা একটি নিয়োগকর্তা দ্বারা সব সময়ে রাখা উচিত নয়।
- কোনও চিকিৎসা তথ্য চিকিৎসা ফাইলের মধ্যে রয়েছে ।
- বেতন সম্পর্কিত তথ্য প্যারোল ফাইলের মধ্যে রয়েছে
- কর্মচারী সামাজিক নিরাপত্তা সংখ্যার কর্মচারী বা যেকোন কর্মচারীর সুরক্ষিত শ্রেণিবিন্যাস যেমন বয়স, জাতি, লিঙ্গ, জাতীয় স্বতন্ত্র, অক্ষমতা, বৈবাহিক অবস্থা, ধর্মীয় বিশ্বাস ইত্যাদি বিষয়ে তথ্যগুলি কর্মচারীদের ফাইলগুলিতে রাখা উচিত নয়।
- একটি কর্মচারী এর কাজ পরিচালনার উদ্দেশ্যে, লক্ষ্য নির্ধারণ, প্রদত্ত প্রতিক্রিয়া এবং আরও একটি ব্যক্তিগত, সুপারভাইজার বা ম্যানেজার মালিকানাধীন ফোল্ডারে দায়ের করা উচিত জন্য সুপারভাইজরি ডকুমেন্টেশন ।
- কর্মচারী অভিযোগ, সাক্ষাতকারে সাক্ষাত্কার, কর্মচারী সাক্ষাত্কার, ফলাফল, অ্যাটর্নি প্রস্তাবনা, এবং রেজোলিউশনের সহ অনুসন্ধান সামগ্রী ছাড়াও কোনও প্রতিশোধের জন্য ফলো-আপ করা উচিত, তদন্ত ফাইলের মধ্যে থাকা উচিত যা ব্যক্তির রেকর্ডগুলির থেকে আলাদা।
- কর্মচারী কর্মীদের রেকর্ড থেকে দূরে, একটি I-9 ফাইল বা অবস্থানের মধ্যে আমি কর্মচারী I-9 ফাইল ফাইল ।
- ফৌজদারী ইতিহাস, ক্রেডিট রিপোর্ট, এবং আরও অনেক কিছু এবং পশুর মতামত যাচাই করে এমন একটি পৃথক ফাইলের মধ্যে মাদক পরীক্ষার ফলাফল যা সুপারভাইজার, ম্যানেজার এবং কর্মচারী অ্যাক্সেস করতে পারে না। এসএইচআরএম এই পৃথক ফাইলটি সুপারিশ করে বা সুপারিশ করে যে এই তথ্যটি কর্মচারীর মেডিক্যাল ফাইলেও দায়ের করা হতে পারে।
- কর্মচারী সমান সুযোগ স্বাক্ষর যেমন স্ব-শনাক্তকরণের ফর্ম এবং সরকারী প্রতিবেদনগুলি কর্মচারীদের ফাইলে রাখা যাবে না এবং যেকোনো জায়গায় সুপারভাইজারের অ্যাক্সেস থাকবে না।
আপনি যদি এই নির্দেশিকাগুলি অনুসরণ করেন, তাহলে আপনার সংস্থার যথাযথ অবস্থানগুলিতে কার্যকরী, সমর্থনযোগ্য কর্মসংস্থান ইতিহাস এবং কর্মজীবন রেকর্ড সংরক্ষণ করা হচ্ছে।
দাবী পরিত্যাগ: অনুগ্রহ করে লক্ষ্য করুন যে, যখন প্রমাণিত তথ্য সঠিকভাবে এবং বৈধতার জন্য নিশ্চিত করা হয় না। সাইটের একটি বিশ্বব্যাপী শ্রোতা দ্বারা পড়া হয় এবং কর্মসংস্থান আইন এবং প্রবিধান রাষ্ট্র থেকে রাষ্ট্র এবং দেশ থেকে ভিন্ন হয় আপনার অবস্থানের জন্য কিছু নির্দিষ্ট আইনি ব্যাখ্যা এবং সিদ্ধান্তগুলি সঠিক করার জন্য অনুগ্রহ করে আইনি সহায়তা বা রাজ্য, ফেডারেল বা আন্তর্জাতিক সরকারী সংস্থার সহায়তার চেষ্টা করুন। এই তথ্যটি নির্দেশিকা, ধারণা এবং সহায়তার জন্য।